Программа DOCFLOW 2012 Москва

«Новые горизонты СЭД»

Рустам Сагитдинов, директор Центра маркетинга и продаж, компания "ИнтерТраст"

Сегодня ключевой задачей для СЭД/ЕСМ становится достижение того «совершенного мира, когда нужная (правильная) информация находит вас в нужном месте и нужном контексте. В том же самом совершенном мире вы можете найти и связаться с нужными людьми в нужное время посредством правильной информации и с использованием правильных инструментов». Об этом говорит Кен Бисконти, вице президент IBM по продуктам и стратегии Enterprise Content Management.

Современные инструменты, включая мобильные и социальные технологии, упрощают и ускоряют взаимодействие. Вместе с тем, эти новые инструменты обеспечения деятельности порождают все большие объемы цифровой деловой информации, и системы управления документами должны быть рядом, чтобы эффективно ею управлять.

При этом меняется сам документ. Документом (как управляемой информацией) становится все, что позволяет людям

• получать контекстный доступ к релевантной информации
• контекстно взаимодействовать друг с другом посредством информации

На передний план выходят требования к платформе СЭД:

• Интеграция и федеративность
• Расширяемость и масштабируемость
• Гибкие модели внедрения (на основе владения, аренда, облачная модель)

Возникают требования к расширению функциональных границ:

• Изменение парадигмы управления документами
• Социальность управления контентом
• Поддержка Adaptive Case Management
• Гибкое управление жизненным циклом информации
• Интеллектуальная аналитика контента

Требования к управлению документами:

• Сокращение усилий, направленных на учет (больше пользы меньшими ресурсами)
• Сокращение ручных операций
• Снижение операционных затрат
• Ускорение обработки запросов
• Соответствие изменяющимся требованиям внешнего регулирования
• Ориентированность на требования бизнеса

Новые ожидания от среды взаимодействия с возможностями:

• Коллективного создания документов в дружественной удобной среде
• Удобных инструментов для управления проектами
• Взаимодействия с сервисами управления документами
• Предоставления документационному обеспечению новых видов атрибутов: теги, рейтинги, ранжирование

Новые возможности обслуживания различных деловых процессов:

• Оптимизация достижения результата в любом деле
• Простой просмотр всех связанных документов
• Динамическое управление рабочим циклом
• Инструментарий для быстрой разработки шаблонов и моделей
• Изучение опыта на основе анализа прошлых дел
• Контроль состояния дел, высокая скорость реакции системы на запросы

Управление жизненным циклом любых документов:

• Обеспечение целостности, доступности и конфиденциальности на всех стадиях жизненного цикла
• «Интеллектуальный» архив для всех видов документов
• Управление множественными репозиториями
• Управление взаимосвязями и взаимозависимостями

Трудности аналитики контента:

• «Ручной» анализ критической информации
• Неэффективные технологии поиска
• Автоматическое выявление соответствий и аномалий
• Графическое представление результатов
• Интеллектуальное создание аннотаций к неструктурированной информации с целью ее упорядочения
• Масштабируемость и расширяемость анализа

Новые области применения СЭД, расширение парадигмы документирования диктуются временем и обеспечиваются новым инструментарием, что определяет новые горизонты СЭД как естественное развитие, дополнение к существующим традиционным ценностям:

От управления документами… …К обеспечению деятельности

• Документ — единица взаимодействия
• Общение и взаимодействие — в основе СЭД
• Точность и полнота (исключение потерь и искажений)
• Безотлагательная доступность — один из ключевых принципов
• Упорядочение и регламентированное хранение
• Произвольность форм
• Индивидуальное авторство
• Коллективное творчество
• Обеспечение долговременной целостности
• Скоротечность ассоциированных процессов