Программа DOCFLOW 2012 Москва

Зал «Толстой» 15:30-16:00
Аналитический доклад «ИнтерТраст»

«Новые горизонты СЭД»

Рустам Сагитдинов, директор Центра маркетинга и продаж, компания "ИнтерТраст"

Сегодня ключевой задачей для СЭД/ЕСМ становится достижение того «совершенного мира, когда нужная (правильная) информация находит вас в нужном месте и нужном контексте. В том же самом совершенном мире вы можете найти и связаться с нужными людьми в нужное время посредством правильной информации и с использованием правильных инструментов». Об этом говорит Кен Бисконти, вице президент IBM по продуктам и стратегии Enterprise Content Management.

Современные инструменты, включая мобильные и социальные технологии, упрощают и ускоряют взаимодействие. Вместе с тем, эти новые инструменты обеспечения деятельности порождают все большие объемы цифровой деловой информации, и системы управления документами должны быть рядом, чтобы эффективно ею управлять.

При этом меняется сам документ. Документом (как управляемой информацией) становится все, что позволяет людям

  • получать контекстный доступ к релевантной информации
  • контекстно взаимодействовать друг с другом посредством информации

На передний план выходят требования к платформе СЭД:

  • Интеграция и федеративность
  • Расширяемость и масштабируемость
  • Гибкие модели внедрения (на основе владения, аренда, облачная модель)

Возникают требования к расширению функциональных границ:

  • Изменение парадигмы управления документами
  • Социальность управления контентом
  • Поддержка Adaptive Case Management
  • Гибкое управление жизненным циклом информации
  • Интеллектуальная аналитика контента

Требования к управлению документами:

  • Сокращение усилий, направленных на учет (больше пользы меньшими ресурсами)
  • Сокращение ручных операций
  • Снижение операционных затрат
  • Ускорение обработки запросов
  • Соответствие изменяющимся требованиям внешнего регулирования
  • Ориентированность на требования бизнеса

Новые ожидания от среды взаимодействия с возможностями:

  • Коллективного создания документов в дружественной удобной среде
  • Удобных инструментов для управления проектами
  • Взаимодействия с сервисами управления документами
  • Предоставления документационному обеспечению новых видов атрибутов: теги, рейтинги, ранжирование

Новые возможности обслуживания различных деловых процессов:

  • Оптимизация достижения результата в любом деле
  • Простой просмотр всех связанных документов
  • Динамическое управление рабочим циклом
  • Инструментарий для быстрой разработки шаблонов и моделей
  • Изучение опыта на основе анализа прошлых дел
  • Контроль состояния дел, высокая скорость реакции системы на запросы

Управление жизненным циклом любых документов:

  • Обеспечение целостности, доступности и конфиденциальности на всех стадиях жизненного цикла
  • «Интеллектуальный» архив для всех видов документов
  • Управление множественными репозиториями
  • Управление взаимосвязями и взаимозависимостями

Трудности аналитики контента:

  • «Ручной» анализ критической информации
  • Неэффективные технологии поиска
  • Автоматическое выявление соответствий и аномалий
  • Графическое представление результатов
  • Интеллектуальное создание аннотаций к неструктурированной информации с целью ее упорядочения
  • Масштабируемость и расширяемость анализа

Новые области применения СЭД, расширение парадигмы документирования диктуются временем и обеспечиваются новым инструментарием, что определяет новые горизонты СЭД как естественное развитие, дополнение к существующим традиционным ценностям:

От управления документами… …К обеспечению деятельности

  • Документ — единица взаимодействия
  • Общение и взаимодействие — в основе СЭД
  • Точность и полнота (исключение потерь и искажений)
  • Безотлагательная доступность — один из ключевых принципов
  • Упорядочение и регламентированное хранение
  • Произвольность форм
  • Индивидуальное авторство
  • Коллективное творчество
  • Обеспечение долговременной целостности
  • Скоротечность ассоциированных процессов