Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
30.09.2009
Система обработки бухгалтерской документации ООО «Тойота Мотор»
Компания: TerraLink (ТерраЛинк)
Продукты:

Несколько лет назад офис компании Тойота-Мотор столкнулся с проблемой обработки и хранения огромного потока входящих и исходящих бухгалтерских документов, которые неизменно сопровождают ввоз в Россию и продажу каждой машины. Возникла также проблема быстрого поиска документов: для нужд бухгалтерии и налоговых проверок сотрудники компании должны по требованию предоставлять пакет документов, отражающий весь путь машины от производителя до заказчика в России.

В 2006 г. ситуация приблизилась к критической. В связи с резким увеличением уровня продаж продукции TOYOTA сильно возрос объем бухгалтерской документации. Возникла необходимость автоматизации хранения, поиска и печати документов. Подрядчиком внедрения системы стала компания TerraLink, один из ведущих российских системных интеграторов.

Процесс, который был реализован системой, предложенной к внедрению компанией TerraLink, включает три этапа: поточное сканирование документов, их архивное хранение, и затем - блочная печать требуемого пакета документов с каждого рабочего места. Специально для решения задач, поставленных ООО «Тойота Мотор», специалисты TerraLink разработали Аппаратно-программный комплекс BDEC (База данных электронных копий бухгалтерской документации).

Составляющие решения:

Программный комплекс (Software) включает систему для управления документооборотом ECM LiveLink eDocs DM (Open Text), ABBYY FormReader 6.5 Enterprise Edition (технология FlexiCapture) и Microsoft Dynamics AХ.

Три интеграционных модуля, разработанные TerraLink специально под решение для ООО «Тойота Мотор»:

  • Интеграционный модуль ODRI (Optical Document Recognition Interface), обеспечивающий интеграцию ABBYY FormReader 6.5 с ECM LiveLink eDocs DM и MS Axapta: интерфейс оптического распознавания документов.
  •  Интеграционный модуль CPI (Contract Processing Interface), обеспечивающий анализ реестра договоров и размещение их сканированных образов в хранилище.
  •  Интеграционный модуль DCI (Document Control Interface), обеспечивающий интеграцию MS Axapta с ECM LiveLink eDocs DM - пользовательский графический интерфейс, служащий для извлечения пользователем документов из хранилища и отправки их на печать.

Аппаратный комплекс (Hardware) включает два промышленных документных сканера, два скан-сервера, принтеры штрих-кодов, сервер СУБД, два сервера приложений и хранилище больших объемов данных.

Как работает решение:

Сотрудник, ответственный за ввод документов в систему, помещает очередную пачку документов в сканер, после чего система производит сканирование документов и распознавание идентифицирующих каждый документ элементов (штрих-кодов). По итогам распознавания документы помещаются в архивное хранилище, построенное на базе платформы ECM LiveLink eDocs DM, после чего система связывает вновь поступившие документы с информацией о них, хранящейся в бухгалтерской информационной системе компании.

Сотрудник, ответственный за печать документов, выбирает один из отчетов в бухгалтерской информационной системе, либо вводит поисковый запрос. Поисковый запрос передается в систему, и после его обработки выдается весь перечень документов, относящихся к данному запросу. Пользователь отправляет на печать все документы или нужную ему часть. Система разбивает весь перечень документов на блоки, формирует очередь для печати и производит печать отсканированных копий документов из архивного хранилища.

Внедрение системы обработки и хранения электронных копий бухгалтерской документации в ООО «Тойота Мотор» было осуществлено успешно. Пилотный этап проекта был реализован за 3 месяца. После успешного завершения пилота, проект был продолжен и распространен на основные виды бухгалтерских документов. Основной этап проекта был реализован за 6 месяцев. В настоящее время идет этап технической поддержки системы со стороны TerraLink.

Система значительно повысила скорость поиска сотрудниками документов и формирования пакетов, включающих необходимые документы, вследствие чего значительно ускорилось предоставление документации по требованию контролирующих органов и другим службам. Облегчен поиск всех документов, связанных с исходным, что позволяет получить полную картину конкретной сделки.

Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.