Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
30.09.2009
Корпоративная система электронного документооборота группы компаний «МегаФон»
Компания: TerraLink (ТерраЛинк)
Продукты:

Компания TerraLink осуществила внедрение единой корпоративной системы электронного документооборота в группе компаний «МегаФон». Этот проект стал крупнейшим внедрением Hummingbird (Open Text) в России: количество клиентских мест системы достигло 7,5 тысяч.

Компании такого масштаба требовалось надежное, удобное и масштабируемое решение для организации документооборота, ведь ежедневно каждое подразделение компании принимает и отправляет сотни официальных писем, факсов и электронных сообщений, а также разрабатывает, согласовывает и подписывает десятки внутренних документов. Еще в 2004 году в качестве основы для корпоративной системы электронного документооборота (КСЭДО) «МегаФон» выбрал продукты линейки Hummingbird Enterprise, которая после покупки компании Hummingbird корпорацией Open Text в 2006 г. была переименована в LiveLink ECM eDocs. Все работы по внедрению КСЭДО осуществлялись компанией TerraLink - крупнейшим российским поставщиком решений Open Text, одним из ведущих системных интеграторов и лидеров в области информационных технологий.

Внедрение КСЭДО привело к значительному повышению эффективности работы c документами ЗАО «Соник Дуо» В частности, существенно сократилось время на поиск необходимых документов, и была полностью исключена возможность потери информации. С помощью разработанной системы эффективного контроля в значительной степени возросла исполнительская дисциплина, а руководству компании стала доступна оперативная отчетность по процессам, связанным с документами КСЭДО. Снизились временные затраты на согласование организационно-распорядительной документации (в среднем до 2-4 рабочих дней) и высвободилось время сотрудников, ранее занимавшихся согласованием документации на бумажном носителе. Все это в целом повысило эффективность и степень контролируемости бизнес-процессов.

Работы по проекту продолжаются, но уже сейчас можно отметить, что впечатляющая скорость распространения системы (возможно, самая высокая среди проектов по внедрению систем электронного документооборота в России), широкий географический охват и чрезвычайно высокая оценка проекта производителем ПО делают проект одним из интереснейших примеров внедрения КСЭДО в крупных российских компаниях. В ноябре 2005 г. на саммите Hummingbird в Лондоне «МегаФон» получил награду "Клиент 2005 года (коммерческий сектор)" по региону EMEA (Европа, Ближний и Средний Восток, Африка) за этот крупномасштабный проект внедрения.

В настоящий момент система внедрена во всех дочерних компаниях ОАО «МегаФон» на 7750 клиентских местах (по сравнению с 1800 в мае 2006 г.), и количество рабочих мест, а также уровень автоматизации деятельности сотрудников, постоянно растет.

ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ МОДУЛЕЙ

«Архив организационно-распорядительной документации» и «Архив входящей и исходящей корреспонденции» - модули на базе Livelink ECM eDocs DM. Первый модуль предназначен для создания, регистрации и хранения приказов, протоколов и распоряжений компании, второй - для регистрации и хранения всех видов входящей и исходящей корреспонденции. В обоих модулях предусмотрена автоматическая регистрация документов, размещение отсканированных копий оригиналов документов в КСЭДО. Модули включают систему контроля исполнения документов, создания и контроля поручений по документам, а также систему отчетности на базе Crystal Reports.

«Согласование организационно-распорядительной документации» - модуль на базе Livelink ECM eDocs Workflow, который предназначен для согласования приказов, созданных в Livelink ECM eDocs DM, по маршруту в веб-интерфейсе. Поддерживает список обязательных и дополнительных согласующих лиц, механизмы ролей и ассистентов, ограничения по срокам согласования (deadlines), вложенные подмаршруты. Включает построение листа согласования с помощью системы отчетности на базе Crystal Reports.

Модуль «Архив внутренней документации» («Служебные записки») реализован на базе Livelink ECM eDocs DM и отвечает за прохождение служебных записок внутри компаний (прохождение может включать до шести этапов). В рамках модуля реализована функция контроля исполнения поручений.

«Архив абонентской документации» - модуль, отвечающий за обработку и хранение всей абонентской документации ЗАО «Соник Дуо». Все документы, поступающие от абонента при заключении контракта на обслуживание, проходят сканирование, распознавание и верификацию с помощью комплекса распознавания документов (решение TerraLink по интеграции Livelink ECM eDocs DM и RM с комплексом обработки отсканированных документов ABBYY в составе продуктов ABBYY FineReader, ABBYY FormReader и FlexiCapture). Обработанная документация поступает на хранение в хранилище единого информационного центра. Хранилище интегрировано с системой CRM, что делает всю абонентскую документацию доступной абонентской службе при работе с клиентами. В электронном абонентском архиве ЗАО «Соник Дуо» находится порядка десяти миллионов документов.

«Архив аудиторской документации» - модуль на базе Livelink ECM eDocs DM, предназначенный для регистрации и хранения аудиторской документации ГК «МегаФон». Архив используется финансовыми директорами и топ-менеджерами всех компаний Группы; с этой целью в системе существует политика ограничения доступа к документам и реализован доступ к архиву через защищенный web-интерфейс.

В рамках проекта также создан отдельный модуль «Общий документ», Этот общий пользовательский архив документов позволяет сотрудникам работать с типами документов, которые не были включены в другие модули по той причине, что процессы работы с ними формализованы слабо.

Решение, внедренное в группе компаний «МегаФон», имеет одновременно централизованную (на уровне федеральных округов) и распределенную (на уровне всей компании) архитектуру: не существует единого «сильного» центра на уровне России, зато в 9 российских регионах работают операционные компании, в которых находятся сервера, обслуживающие пользователей из всех региональных филиалов.

Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.