Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
02.04.2012
В «Международном университете МИТСО» успешно внедрена ЕСМ-система eDocLib

В «Международном университете "МИТСО"» (Республика Беларусь) внедрена ECM-система eDocLib 2.5.3 разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Проект осуществила компания «Электронное ДЕЛО» – партнер ЭОС в Республике Беларусь.

«Международный университет "МИТСО" – учреждение образования Федерации профсоюзов Беларуси. Это современный и динамично развивающийся ВУЗ, осуществляющий подготовку специалистов управленческого, экономического и юридического профиля. ВУЗ располагает филиалами не только в столице Беларуси, но и в областных центрах.

С 2009-го года «Международный университет "МИТСО"» использует систему электронного документооборота «ДЕЛО», внедрение которой также было проведено специалистами ООО «Электронное ДЕЛО». Сотрудники службы документационного обеспечения управления высоко оценили огромный потенциал и удобство использования системы «ДЕЛО».

Практически все документы на данный момент проходят регистрацию в системе «ДЕЛО», начиная от входящей корреспонденции и заканчивая личными карточками студентов и их заявлениями. Естественно, каждый день в системе регистрируется всё больше и больше документов, и их общее количество, а также размеры базы данных растут всё быстрее и быстрее. Со временем количество актуальных документов становится лишь малой частью того, что хранится в системе электронного документооборота. Большое количество неактивных документов – это неизбежный итог ведения делопроизводства в течение нескольких лет, независимо от того, ведётся документооборот в бумажном или электронном виде. При ведении делопроизводства в бумажном виде рекомендуется документы, вышедшие из активного использования, помещать в архив. Естественно использовать аналогичную технологию работы и в случае электронного документооборота.

Несмотря на простую постановку задачи, способ решения может оказаться нетривиальным. Всё дело в том, что система архивного хранения должна обладать столь же мощным функционалом в области поиска хранимых документов, как и полноценная СЭД. Но более важным является требование к автоматической регистрации большого объёма документов без потери значимой информации. Эта задача была реализована с использованием платформы eDocLib 2.5.3.

Платформа eDocLib обеспечивает всю необходимую функциональность для управления контентом: создание, экспорт/импорт, изменение, безопасное хранение документов, управление версиями, многоуровневую систематизацию. А также контроль над процессами, осуществляемый с помощью отслеживания истории изменений, протоколирования действий пользователей и ограничения доступа к информации и функциям.

Главным преимуществом этого программного продукта для решения поставленной задачи явилась возможность простой интеграции с другими системами. В частности, для загрузки документов из системы «ДЕЛО» процесс был построен следующим образом:

  • отбор и подготовка документов к выгрузке и последующему удалению;
  • экспорт документов в xml формат, а также прикреплённых к карточкам документов файлов средствами «ДЕЛО 8.10»;
  • импорт информации, экспортированной из СЭД, в систему eDocLib 2.5.3.

Были разработаны соответствующие инструкции и проведено обучение пользователей работе по данной технологии. В данный момент все документы, утратившие свою важность, или документы, которые можно передать на архивное хранение, могут быть переданы на хранение в систему eDocLib.

В результате выполненного проекта, все пожелания и потребности клиента в части организации документооборота были успешно реализованы.

Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.