Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
09.07.2015
В аппарате Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге внедрено СЭД «ДЕЛО»

Компания «Офис-Док», партнер ЭОС в Санкт-Петербурге, завершила проект внедрения системы электронного документооборота в аппарате Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге. Проект реализован на базе СЭД «ДЕЛО».

Институт омбудсмена: направления работы и ожидания граждан

Институт уполномоченного по правам человека является относительно новым для России явлением. На федеральном уровне эта должность учреждена Конституцией Российской Федерации в 1993 году. В Санкт-Петербурге должность Уполномоченного по правам человека учреждена Уставом субъекта. Соответствующий Закон был принят Законодательным Собранием Санкт-Петербурга 30 декабря 1997 года, но первый омбудсмен был избран только спустя 10 лет.

Главная цель создания данной должности – обеспечение гарантий государственной защиты прав и свобод граждан. Отличительная особенность института Уполномоченного – то, что он в своей деятельности независим и неподотчетен каким-либо государственным органам субъекта и их должностным лицам. В настоящее время Уполномоченным по правам человека в Санкт-Петербурге является Александр Шишлов, избранный 4 апреля 2012 года.

Основные направления работы Уполномоченного задают обращения граждан. Такие обращения поступают по различным каналам – по почте, в ходе личного приема, специальных тематических приемов, приемов, которые ведут общественные помощники омбудсмена в Кронштадтском и Василеостровском районах, «горячих линий». По данным отчета, который Уполномоченный ежегодно представляет Законодательному Собранию, в 2014 году по сравнению прошлым годом общий рост количества обращений составил 7%, при этом почти вдвое возросло число обращений по электронной почте и через систему подачи заявлений на сайте.

Картинка каталога
(источник: http://ombudsmanspb.ru/25_03_2015_aleksandr_shishlov_predstavil_v_zakonod)

Освоение гражданами новых каналов коммуникаций с использованием возможностей сети Интернет приводит к тому, что заявители ожидают от государственных органов и институтов более оперативного реагирования на свои проблемы. Направляя обращение, человек вправе ожидать, что оно будет быстро обработано с использованием самых современных технологических решений, а время его прохождения в аппарате будет минимальным.

В связи с этим требования, которые предъявляются к программным продуктам, применяемым при автоматизации документооборота, существенно возрастают. Повышается планка не только в части надежности работы клиентских рабочих мест и серверной части ПО, но и в части быстроты обработки документов, их доведения до исполнителей, обеспечения их оперативного взаимодействия в документальных процессах.

Новая СЭД и создание целостной информационной инфраструктуры

Ранее в организации использовалась СЭД, которая давала возможность вести только учет бумажных документов (без поддержки процессов пересылки и согласования электронных документов). В конце 2014 года по инициативе Управления делами Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге было решено заменить существующую систему учета документов и поручений. По итогам проведенного аукциона для автоматизации документооборота была выбрана СЭД «ДЕЛО».

Ключевыми потребностями, осознание которых привело к решению о замене СЭД, стали:

  • необходимость совершенствования документальных процессов с целью повышения качества и сокращения сроков рассмотрения документов, поступающих на имя Уполномоченного;
  • необходимость организации взаимодействия между территориально удаленными подразделениями в части обмена документами и поручениями. Эти потребности были конкретизированы в задачах, которые решались в ходе проекта:
  • создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все подразделения Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге, и организация взаимодействия между ними;
  • автоматизация с использованием СЭД «ДЕЛО» следующих процессов:
    a. учет и рассмотрение всех обращений граждан;
    b. организация личного приема граждан;
    c. учет всей входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
    d. организация контроля исполнения поручений и документов;
    e. организация работы со служебными документами;
    f. организация работы с поручениями без документов (инициативными).
  • сокращение сроков согласования документов и исключение случаев их потери.

Для миграции на новое программное обеспечение потребовалось менее двух месяцев. Четко сформулированные на предварительном этапе цели и задачи проекта позволили в короткий срок завершить внедрение СЭД и осуществить перевод основных документопотоков из бумажного в электронный вид. Составляющими успешности проекта также стали профессиональный опыт проектной команды со стороны исполнителя и активное сотрудничество со стороны заказчика.

Надточей Тимур Васильевич, руководитель управления делами аппарата Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге: «В целом все поставленные в рамках проекта задачи были успешно решены. Изменения (с учетом функционала новой системы электронного документооборота) претерпели процессы исполнения поручений и согласования проектов документов. Были введены самостоятельные поручения в СЭД, не связанные с документами. В перспективе рассматривается возможность отказа от бумажных экземпляров при работе с внутренними документами».

Результаты проекта выглядят следующим образом:

  • автоматизированы необходимые процессы электронного документооборота и делопроизводства за счет правильно выбранного программного обеспечения, удовлетворяющего требованиям Заказчика;
  • все пользователи в настоящее время обладают достаточным объемом знаний, необходимым для работы в системе «ДЕЛО», и осуществляют все операции с документами и поручениями только через СЭД;
  • организованы процессы взаимодействия между удаленными подразделениями.

Напомним, что компанией «Офис-Док» в начале 2014 года реализован проект автоматизации документооборота на базе СЭД «ДЕЛО» в родственной данной организации структуре – аппарате Уполномоченного по правам ребенка в Санкт-Петербурге. В целом система «ДЕЛО» продолжает оставаться одной из самых популярных СЭД не только в государственном секторе, но и в частных компаниях. В новой версии, выход которой ожидается в текущем году, «ДЕЛО» получит много дополнительных возможностей и обновленный интерфейс.

Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.