Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
07.10.2015
Опыт внедрения и сопровождения системы электронного документооборота Directum в компании «Славянка»
Отрасль: ЖКХ
Компания: TANAIS
Продукты: DIRECTUM

Открытое акционерное общество (ОАО) «Славянка» - крупнейшее предприятие России в сфере жилищно-коммунального хозяйства с сетью из более 50 филиалов . Основное направление деятельности компании - управление специализированным жилищным фондом Министерства обороны РФ, эксплуатационное содержание и комплексное обслуживание казарменно-жилищного фонда и сетей водоснабжения военных городков. Интенсивное развитие бизнеса, появление множества новых партнеров и заказчиков повлекли за собой усложнение бизнес-процессов ОАО «Славянка» и увеличение объема обрабатываемых документов.

В этих условиях для эффективной работы предприятия и его должной конкурентоспособности необходимо было решать задачи, связанные с систематизацией информации, обеспечением ее безопасности, сокращением времени на работу с важными документами и отслеживанием основных бизнес-процессов. Для реализации этих принципов руководство компании взяло курс на внедрение ECM-системы (Enterprise Content Management) и решить эти задачи было призвано внедрение системы электронного документооборота (СЭД) «DIRECTUM».

Решения СЭД «DIRECTUM» для компании «Славянка» были призваны не только обеспечить хранение и обмен большим количеством документов и корпоративных данных, но и решить специфические задачи, неизбежно возникающие с ростом объема деятельности компании на рынке:

  • поддержка различных способов организации территориально удаленного взаимодействия сотрудников;
  • обеспечение сквозных процессов компании, в том числе, с сохранением специфических регламентов работы в каждом из подразделений;
  • поддержка процессов закупки товаров и услуг на основе организации конкурсов и тендеров;
  • интеграция «DIRECTUM» с корпоративными информационными системами и организация единой информационной инфраструктуры.

В процессе внедрения СЭД «DIRECTUM» наравне с головным офисом должны были быть затронуты все филиалы компании «Славянка». В рамках проекта планировалось автоматизировать документооборот и бизнес-процессы, связанные с основной деятельностью компании «Славянка», а также объединить все удаленные подразделения в единое информационное пространство с распределенной обработкой. В итоге, опираясь на богатый опыт бизнес-консалтинга и анализ основных бизнес-задач организации, совместная рабочая группа, в состав которой вошли сертифицированные специалисты компании «ТАНАИС Ритейл» и сотрудники компании «Славянка», разработала общую стратегию внедрения СЭД «DIRECTUM», целью которой стало построение новой модели взаимодействия и работы с документами.

Таким образом, система «DIRECTUM» стала основой для создания единого информационного пространства в масштабах всей организации.

Внедрение реализовывалось группой специалистов компании «ТАНАИС Ритейл». При этом описание и регламентирование процессов осуществлялись совместно с сотрудниками компании «Славянка», а непосредственно вопросами автоматизации занимались специалисты «ТАНАИС Ритейл»: таким образом, удалось максимально эффективно вписать бизнес-процессы в новую информационную среду.

Важным фактором успеха проекта стало то, что руководство компании и ведущие пользователи системы активно включились в процесс внедрения – тестировали, высказывали свои пожелания относительно функционала и нюансов некоторых типовых маршрутов. Благодаря прямому диалогу пользователей и специалистов по внедрению, в системе появились новые возможности, наиболее точно отражающие специфику объекта внедрения.

Исходя из сформулированных требований были внедрены следующие бизнес-процессы системы СЭД «DIRECTUM»:

  • регистрация входящих документов и вынесение резолюций.
  • исполнение поручений по резолюции руководителей
  • регистрация исходящих документов.
  • ознакомление и контроль исполнения по приказам, положениям и распоряжениям.
  • согласование служебных записок по направлению деятельности
  • согласование торгово-закупочной и договорной документации

На практике это нашло отражение во внедрении функционала базовых модулей СЭД «DIRECTUM», модулей "Канцелярия" и "Управление договорами". С помощью данных модулей были автоматизированы все процессы, связанные с входящей/исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и договорными документами.

Для одновременного обучения большого числа новых сотрудников был разработан и апробирован специальный комплекс видеокурсов и текстовых иллюстрированных инструкций, доступный для пользователей СЭД «DIRECTUM» персонала компании «Славянка».

На сегодняшний день вся работа с организационно-распорядительными документами в кампании «Славянка» — от разработки приказов и распоряжений до ознакомления сотрудников с ними — ведется полностью в модуле «Канцелярия». Автоматизация охватила практически все процессы канцелярии — делопроизводственным службам стало проще работать с входящей, исходящей корреспонденцией и внутренними документами, осуществлять их поиск и готовить отчетность по документообороту, в соответствии с резолюциями руководителей отправлять соответствующие поручения, а ответственным исполнителям (контролеры, наблюдатели) и руководству - отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников.

Управление договорными процессами также было переведено в электронный вид на всех этапах: разработка проектов договоров, их согласование, утверждение и подписание с учетом полномочий. В рамках модуля «Управление договорами» была выполнена автоматизация всех этапов работы с договорными документами (подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, контроль возврата от контрагента), обеспечено централизованное хранение информации по договорам и оперативный поиск необходимых данных. Для сотрудников, ответственных за договор, реализована настройка напоминания о наступлении контрольных дат, этапов и сроков договора. Наряду с этим система также обеспечивает хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств и архивное хранение в соответствующих справочниках. Для однотипных договорных документов введены шаблоны, использование которых сводит к минимуму риск возникновения ошибок. С учетом специфики бизнес-процессов в рамках проекта были разработаны и внедрены такие типовые маршруты как согласование договорных документов, согласование аварийных договоров, согласование ресурсных договоров, согласование дополнительных соглашений.

Работа удаленных подразделений в СЭД «DIRECTUM» организована несколькими способами:

  1. Запуск в качестве приложения WINDOWS с рабочего стола – «толстый клиент». Этот режим также в основном используют сотрудники центрального офиса
  2. Веб-клиент и мобильный веб-клиент позволяют работать с «DIRECTUM» через интернет, используя браузер. Этот режим полезен сотрудникам, работающим вне офиса – в командировке, дома или в дороге с использованием мобильного доступа, а также для тех, кому по работе нужен облегченный функционал.
  3. Режим терминального доступа, когда пользователи подключаются к серверу терминалов, удаленно взаимодействуя с рабочим столом Windows и системой «DIRECTUM».

В 2014 году СЭД «DIRECTUM» была переведена в промышленную эксплуатацию и продолжает успешно функционировать во всех филиалах компании «Славянка» с общей численностью более 8000 пользователей. В системе ежедневно запускается порядка несколько тысяч задач, связанных с бизнес-процессами канцелярии и договорной деятельностью. В итоге на сегодняшний день общее число документов, хранящихся в системе уже перевалило 1 миллион экземпляров, а число запущенных и обработанных задач – более 2 миллионов.

- Одной из приоритетных задач стала интеграция системы DIRECTUM и 1С:ЗУП. Так как справочники Пользователи, Работники, Персоны, Подразделения, Наши организации ранее заполнялись в СЭД в ручном режиме, то данные по оргштатной структуре такой крупной организации не всегда соответствовали действительности. Необходимо было настроить автоматическую синхронизацию данных из 1С:ЗУП в DIRECTUM и автоматическое связывание данных о пользователях загружаемых из Active Directory со справочником Работники системы DIRECTUM. В настоящее время в системе находится только актуальная информация по пользователям и работникам, что исключает при работе бизнес-процессов возникновение ошибок при назначении исполнителей. Стоит отметить, что дополнительной сложностью при проведении работ по интеграции с 1С Зарплата и Управление Персоналом было наличие нескольких десятков распределенных баз 1С по числу подразделений ОАО «Славянка». Поэтому при выполнении работ по интеграции необходимо было учитывать возможные коллизии и предусматривать варианты их разрешения, с чем специалисты ТАНАИС успешно справились.'' Палагин Андрей Анатольевич, зам. генерального директора ОАО «Славянка»

Выводы

  1. Благодаря внедрению СЭД «DIRECTUM» в компании «Славянка» произошло существенное сокращение затрат времени на все повседневные работы с документацией, ускорение документооборота.
  2. Система «DIRECTUM» обеспечила возможность оперативно отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, в том числе и территориально удаленных.
  3. С вводом в эксплуатацию СЭД «DIRECTUM» была достигнута четкая организация и эффективный контроль всех бизнес-процессов (от согласования документов до поддержки сложного цикла продаж), что обеспечило полный контроль и прозрачность всей рабочей деятельности компании.
Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.

27.03.2019
Коммерческие компании все чаще переходят с иностранных продуктов на российские
Илья Зайчиков, product owner СЭД «Тезис», компания Haulmont, в интервью TAdviser рассказал о развитии системы электронного документооборота, результатах её продвижения на мировом рынке, а также опыте замещения и особенностях замены иностранных решений подобного класса.