Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
07.10.2015
Опыт внедрения и сопровождения системы электронного документооборота Directum в компании «Славянка»
Отрасль: ЖКХ
Компания: TANAIS
Продукты: DIRECTUM

Открытое акционерное общество (ОАО) «Славянка» - крупнейшее предприятие России в сфере жилищно-коммунального хозяйства с сетью из более 50 филиалов . Основное направление деятельности компании - управление специализированным жилищным фондом Министерства обороны РФ, эксплуатационное содержание и комплексное обслуживание казарменно-жилищного фонда и сетей водоснабжения военных городков. Интенсивное развитие бизнеса, появление множества новых партнеров и заказчиков повлекли за собой усложнение бизнес-процессов ОАО «Славянка» и увеличение объема обрабатываемых документов.

В этих условиях для эффективной работы предприятия и его должной конкурентоспособности необходимо было решать задачи, связанные с систематизацией информации, обеспечением ее безопасности, сокращением времени на работу с важными документами и отслеживанием основных бизнес-процессов. Для реализации этих принципов руководство компании взяло курс на внедрение ECM-системы (Enterprise Content Management) и решить эти задачи было призвано внедрение системы электронного документооборота (СЭД) «DIRECTUM».

Решения СЭД «DIRECTUM» для компании «Славянка» были призваны не только обеспечить хранение и обмен большим количеством документов и корпоративных данных, но и решить специфические задачи, неизбежно возникающие с ростом объема деятельности компании на рынке:

  • поддержка различных способов организации территориально удаленного взаимодействия сотрудников;
  • обеспечение сквозных процессов компании, в том числе, с сохранением специфических регламентов работы в каждом из подразделений;
  • поддержка процессов закупки товаров и услуг на основе организации конкурсов и тендеров;
  • интеграция «DIRECTUM» с корпоративными информационными системами и организация единой информационной инфраструктуры.

В процессе внедрения СЭД «DIRECTUM» наравне с головным офисом должны были быть затронуты все филиалы компании «Славянка». В рамках проекта планировалось автоматизировать документооборот и бизнес-процессы, связанные с основной деятельностью компании «Славянка», а также объединить все удаленные подразделения в единое информационное пространство с распределенной обработкой. В итоге, опираясь на богатый опыт бизнес-консалтинга и анализ основных бизнес-задач организации, совместная рабочая группа, в состав которой вошли сертифицированные специалисты компании «ТАНАИС Ритейл» и сотрудники компании «Славянка», разработала общую стратегию внедрения СЭД «DIRECTUM», целью которой стало построение новой модели взаимодействия и работы с документами.

Таким образом, система «DIRECTUM» стала основой для создания единого информационного пространства в масштабах всей организации.

Внедрение реализовывалось группой специалистов компании «ТАНАИС Ритейл». При этом описание и регламентирование процессов осуществлялись совместно с сотрудниками компании «Славянка», а непосредственно вопросами автоматизации занимались специалисты «ТАНАИС Ритейл»: таким образом, удалось максимально эффективно вписать бизнес-процессы в новую информационную среду.

Важным фактором успеха проекта стало то, что руководство компании и ведущие пользователи системы активно включились в процесс внедрения – тестировали, высказывали свои пожелания относительно функционала и нюансов некоторых типовых маршрутов. Благодаря прямому диалогу пользователей и специалистов по внедрению, в системе появились новые возможности, наиболее точно отражающие специфику объекта внедрения.

Исходя из сформулированных требований были внедрены следующие бизнес-процессы системы СЭД «DIRECTUM»:

  • регистрация входящих документов и вынесение резолюций.
  • исполнение поручений по резолюции руководителей
  • регистрация исходящих документов.
  • ознакомление и контроль исполнения по приказам, положениям и распоряжениям.
  • согласование служебных записок по направлению деятельности
  • согласование торгово-закупочной и договорной документации

На практике это нашло отражение во внедрении функционала базовых модулей СЭД «DIRECTUM», модулей "Канцелярия" и "Управление договорами". С помощью данных модулей были автоматизированы все процессы, связанные с входящей/исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и договорными документами.

Для одновременного обучения большого числа новых сотрудников был разработан и апробирован специальный комплекс видеокурсов и текстовых иллюстрированных инструкций, доступный для пользователей СЭД «DIRECTUM» персонала компании «Славянка».

На сегодняшний день вся работа с организационно-распорядительными документами в кампании «Славянка» — от разработки приказов и распоряжений до ознакомления сотрудников с ними — ведется полностью в модуле «Канцелярия». Автоматизация охватила практически все процессы канцелярии — делопроизводственным службам стало проще работать с входящей, исходящей корреспонденцией и внутренними документами, осуществлять их поиск и готовить отчетность по документообороту, в соответствии с резолюциями руководителей отправлять соответствующие поручения, а ответственным исполнителям (контролеры, наблюдатели) и руководству - отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников.

Управление договорными процессами также было переведено в электронный вид на всех этапах: разработка проектов договоров, их согласование, утверждение и подписание с учетом полномочий. В рамках модуля «Управление договорами» была выполнена автоматизация всех этапов работы с договорными документами (подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, контроль возврата от контрагента), обеспечено централизованное хранение информации по договорам и оперативный поиск необходимых данных. Для сотрудников, ответственных за договор, реализована настройка напоминания о наступлении контрольных дат, этапов и сроков договора. Наряду с этим система также обеспечивает хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств и архивное хранение в соответствующих справочниках. Для однотипных договорных документов введены шаблоны, использование которых сводит к минимуму риск возникновения ошибок. С учетом специфики бизнес-процессов в рамках проекта были разработаны и внедрены такие типовые маршруты как согласование договорных документов, согласование аварийных договоров, согласование ресурсных договоров, согласование дополнительных соглашений.

Работа удаленных подразделений в СЭД «DIRECTUM» организована несколькими способами:

  1. Запуск в качестве приложения WINDOWS с рабочего стола – «толстый клиент». Этот режим также в основном используют сотрудники центрального офиса
  2. Веб-клиент и мобильный веб-клиент позволяют работать с «DIRECTUM» через интернет, используя браузер. Этот режим полезен сотрудникам, работающим вне офиса – в командировке, дома или в дороге с использованием мобильного доступа, а также для тех, кому по работе нужен облегченный функционал.
  3. Режим терминального доступа, когда пользователи подключаются к серверу терминалов, удаленно взаимодействуя с рабочим столом Windows и системой «DIRECTUM».

В 2014 году СЭД «DIRECTUM» была переведена в промышленную эксплуатацию и продолжает успешно функционировать во всех филиалах компании «Славянка» с общей численностью более 8000 пользователей. В системе ежедневно запускается порядка несколько тысяч задач, связанных с бизнес-процессами канцелярии и договорной деятельностью. В итоге на сегодняшний день общее число документов, хранящихся в системе уже перевалило 1 миллион экземпляров, а число запущенных и обработанных задач – более 2 миллионов.

- Одной из приоритетных задач стала интеграция системы DIRECTUM и 1С:ЗУП. Так как справочники Пользователи, Работники, Персоны, Подразделения, Наши организации ранее заполнялись в СЭД в ручном режиме, то данные по оргштатной структуре такой крупной организации не всегда соответствовали действительности. Необходимо было настроить автоматическую синхронизацию данных из 1С:ЗУП в DIRECTUM и автоматическое связывание данных о пользователях загружаемых из Active Directory со справочником Работники системы DIRECTUM. В настоящее время в системе находится только актуальная информация по пользователям и работникам, что исключает при работе бизнес-процессов возникновение ошибок при назначении исполнителей. Стоит отметить, что дополнительной сложностью при проведении работ по интеграции с 1С Зарплата и Управление Персоналом было наличие нескольких десятков распределенных баз 1С по числу подразделений ОАО «Славянка». Поэтому при выполнении работ по интеграции необходимо было учитывать возможные коллизии и предусматривать варианты их разрешения, с чем специалисты ТАНАИС успешно справились.'' Палагин Андрей Анатольевич, зам. генерального директора ОАО «Славянка»

Выводы

  1. Благодаря внедрению СЭД «DIRECTUM» в компании «Славянка» произошло существенное сокращение затрат времени на все повседневные работы с документацией, ускорение документооборота.
  2. Система «DIRECTUM» обеспечила возможность оперативно отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, в том числе и территориально удаленных.
  3. С вводом в эксплуатацию СЭД «DIRECTUM» была достигнута четкая организация и эффективный контроль всех бизнес-процессов (от согласования документов до поддержки сложного цикла продаж), что обеспечило полный контроль и прозрачность всей рабочей деятельности компании.
Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
13.12.2018
Безграничные возможности цифровизации
Каков вклад мобильных технологий в формирование цифровой экономики, рассуждает директор департамента цифровых мобильных технологий Samsung Electronics Александр Терехов.
12.12.2018
В России разработают стандарты для искусственного интеллекта, квантовых коммуникаций и «умного города»
К марту 2019 года планируется разработать документы технической стандартизации в области квантовых коммуникаций, искусственного интеллекта и «умного города».
27.11.2018
OFD.ru запустил собственную систему электронного документооборота «Поток»
OFD.ru начал предоставлять услуги по электронному документообороту (ЭДО).