Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
03.06.2016
Компания "Бумфа Групп" выигрывает больше тендеров и вдвое быстрее выполняет полученные заказы с помощью системы "1С:Документооборот 8"

Специалисты группы компаний "Бизнес ИТ" автоматизировали документооборот трех предприятий группы компаний "Бумфа Групп". Новая система, созданная на основе решения "1С:Документооборот 8", охватила более 50 рабочих мест. В электронный вид переведены все правоустанавливающие и правоподтверждающие документы компаний группы, усилен контроль за сроками их действия. Ускорилась подготовка тендерной документации. В 2 раза сокращено время на согласование документов. Количество выигранных тендеров увеличилось. Заказы клиентов выполняются вдвое быстрее.

"Бумфа Групп" – одно из крупнейших предприятий в России по производству санитарно-гигиенической и косметической продукции. В структуре компании – собственный завод по производству полного цикла ватной продукции, автопарк, складские площади, терминалы во многих городах России. Кроме того, в группу компаний входят: крупнейшая нефтебаза в Северо-Кавказском регионе, и сельскохозяйственное предприятие.

Компании группы используют в своей работе около 2000 различных правоустанавливающих и правоподтверждающих документов – патентов, лицензий, разрешений и т.д. Например, в сельскохозяйственном предприятие регулярно оформляются технические паспорта и документы, подтверждающие право собственности на сельскохозяйственную технику, а в ООО "Бумфа Групп" – патенты на продукцию и торговые марки. Необходимо оперативно контролировать сроки действия этих документов и своевременно планировать их пролонгацию или переоформление. Кроме того, многие из этих документов используются при подготовке пакетов документации для участия в тендерах на поставку косметических средств, изделий санитарно-гигиенического назначения, автомобильного топлива, сельскохозяйственной продукции – ежемесячно таких мероприятий у группы компаний около 50.

Ранее все документы оформлялись и хранились только в бумажном виде. На передачу документов между удаленными на сотни километров подразделениями тратилось много времени. Согласование договоров зачастую затягивалось. Сроки действия правоустанавливающих и правоподтверждающих документов контролировались вручную, не всегда удавалось продлить или переоформить тот или иной документ вовремя. На поиск нужных документов для подготовки конкурсной документации тратилось несколько дней. Из-за отсутствия электронного архива сотрудникам приходилось каждый раз заново сканировать найденные оригиналы. Предприятия не всегда успевали подготовить полный пакет конкурсных документов, участие в некоторых тендерах срывалось.

Группе компаний стала необходима информационная система, которая позволила бы создать электронный архив договоров, правоустанавливающих и правоподтверждающих документов, обеспечить их быстрый поиск в электронном архиве, ускорить согласование, организовать оперативный контроль за сроками их действия.

Для решения поставленных задач была выбрана система "1С:Документооборот 8 КОРП". Партнером по внедрению стала ГК "Бизнес ИТ". Всего за один месяц система была развернута на 50 рабочих местах в юридических отделах и приемных трех предприятий группы.

Ключевые итоги проекта:

• Создан единый для всех предприятий группы электронный архив документов. Систематизирована работа со всеми видами документов – входящими, исходящими, внутренними. К минимуму сведено время на их обработку и передачу между удаленными подразделениями. Настроено разграничение прав пользователей: сотрудники видят в системе только те документы, которые относятся к их организации. Документы надежно защищены от несанкционированного доступа. • В системе настроены маршруты движения проектов договоров и документов, отправляемых на согласование, рассмотрение и исполнение. При регистрации документа система автоматически направляет ответственным лицам соответствующие задачи со сроками их выполнения. Это помогает более четко планировать и контролировать работу с документами. Все поручения выполняются вовремя. Согласование документов ускорилось на 50%. • Обеспечен оперативный контроль возврата документов. Передача документа сотруднику другого подразделения фиксируется в системе в журнале передачи, при этом устанавливается срок возврата документа. К записи в журнале прикрепляется отсканированный образ акта передачи документа, подписанный с двух сторон – адресат уже не может сказать, что он не получал документ. Кроме того, система уведомляет пользователей о наступлении срока возврата. Таким образом, документы не теряются и возвращаются вовремя. • Классифицированы и переведены в электронный вид все правоустанавливающие и правоподтверждающие документы группы компаний: патенты, лицензии, разрешения. Нужный документ в электронном архиве можно найти за считанные минуты. Это существенно упростило и ускорило подготовку конкурсной документации, компания теперь принимает участие в большем количестве тендеров. Количество выигранных тендеров увеличилось.

«1С:Документооборот 8» позволил нам упорядочить работу с документами предприятий группы, создать единое хранилище правоустанавливающих и правоподтверждающих документов с быстрым и удобным их поиском в электронном архиве. Обработка и согласование документов ускорились, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников, Все это помогает предприятия группы быстрее реагировать на обращения клиентов, более активно и успешно участвовать в тендерах». Генеральный директор ООО "Бумфа Групп" Аслан Шебзухов

Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.