Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
21.10.2016
Компания «Адмиралтейские верфи» внедрила СЭД/ECM- систему DocSpace
Отрасль: Промышленность (другое)
Компания: Conteq
Продукты: DocSpace

Цель:
- Повышение качества и оперативности работы с документами.
- Снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов на документооборот предприятия
- Контроль своевременности выполнения поручений.
- Организация единого централизованного хранилища документов.
- Обеспечение бесперебойной работы всем пользователям компании.
- Постепенный переход к электронному (безбумажному) документообороту.

Система электронного документооборота DocSpace должна автоматизировать весь комплекс работ с документами:
- документооборот;
- исполнение и контроль исполнения документов;
- согласование документов;
- процесс формирования и согласования пропусков для проходных;
- хранение документов.

Заказчик:
«Адмиралтейские верфи» - одно из старейших судостроительных предприятий России, первое промышленное предприятие Санкт-Петербурга. Предприятие входит в состав АО «Объединенная судостроительная корпорация». «Адмиралтейские верфи» – это современное предприятие, принимающее активное участие в развитии отечественного судостроения и возрождения морской славы России.

Описание проекта:
Ежедневно предприятие «Адмиралтейские верфи» обрабатывает от нескольких десятков до нескольких тысяч документов в день. Это приводит к увеличению общего потока документов как в бумажном виде, так и в электронном. Кроме этого, у сотрудников компании возникают сложности в получении актуальной информации о состоянии работ, происходят утери официальных документов и увеличивается длительность процесса согласования, что напрямую влияет на общую эффективность работы всей компании. В связи с этим, руководство компании приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Партнером по внедрению была выбрана компания Conteq имеющая многолетний опыт внедрения систем электронного документооборота и являющаяся разработчиком системы управления документами и бизнес-процессами организаций DocSpace. Система DocSpace позволяет максимально адаптировать решение под задачи предприятия.

Для создания корпоративной СЭД была выбрана система DocSpace созданная на платформе Microsoft Sharepoint, позволяющая автоматизировать все базовые задачи по управлению документами: работа со входящими документами (регистрация документа, рассмотрение, передача на исполнение, перевод в архив документов); работа с исходящими документами (формирование, согласование и утверждение, организация отправки и перевод в архив исполненных документов); работа с поручениями (постановка и исполнение задач, контроль исполнения, прием и анализ результатов); формирование отчетности и сведений об исполнении поручений.

Благодаря системе DocSpace стало возможным отображение результатов и сроков согласования договоров в протоколах согласования. У руководства компании появилась возможность мониторинга и контроля согласования с помощью удобных отчетов. Создан архив финансовых документов и договоров, который позволил не только структурировать все существующие документы, но и обеспечить безопасность доступа к ним. Это стало удобным инструментом для поиска документов, переноса утративших силу документов в архивную область СЭД.

Результаты:
В итоге была автоматизирована работа с входящей, исходящей корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией. Новое решение позволило «Адмиралтейским верфям» значительно сократить сроки и в несколько раз уменьшить затраты на рассмотрение и согласование документов внутри компании, упорядочить большой объём поступающих документов, также ощутимо повысить прозрачность и управляемость в компании.

Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.