Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
11.10.2017
ПАО «Колымаэнерго» организовало работу в электронном архиве Этлас

ПАО «Колымаэнерго» — крупнейший на Крайнем Севере производитель энергии. На его долю приходится 95 % вырабатываемой в регионе электрической энергии.

В настоящее время ПАО «Колымаэнерго» является базовым энергетическим предприятием Центрального энергоузла Магаданской энергосистемы, которое обеспечивает централизованное энергоснабжение ее южной, центральной и западной частей, а также части восточного Оймяконского района республики Якутия-Саха.

Основной целью внедрения системы электронного архива, поставленной руководством компании, была самостоятельная организация хранения и быстрого доступа ко всем документам компании. С точки зрения функциональности к системе предъявлялись следующие требования:

  • Простота в настройке и использовании системы, без лишнего функционала 
  • Возможность доступа к архиву с любого устройства (ПК, ноутбук, планшет, мобильный телефон) не находящегося в локальной сети из любой точки мира 
  • Возможность совместной разработки документов с отслеживанием всеми участниками вносимых изменений 
  • Быстрая регистрация как электронных документов, так и их отсканированных копий 
  • Возможность гибко задавать различные связи между документами 
  • Возможность автоматического распознавания текстовых скан-копий документов, с целью дальнейшего контекстного поиска 
  • Отсутствие ограничений на количество хранимых документов в архиве 
  • Быстрый поиск, с возможностью его настройки под требования пользователя 
  • Наличие возможности простого группового импорта в систему уже существующих документов и их отсканированных копий

В течение недели специалисты «Колымаэнерго» самостоятельно:

  • Проанализировали существующую структуру документов компании, нашли слабые места и сформировали новую структуру 
  • Зарегистрировали в системе пользователей и группы пользователей 
  • Распределили права доступа пользователей и групп пользователей к различным частям архива 
  • Сформировали набор карточек документов для всех регистрируемых типов документов 
  • Заполнили все нужные справочники 
  • Сформировали ряд правил автоматической нумерации, автоматического именования и автоматического размещения регистрируемых в архиве документов. 
  • В генераторе отчетов построили необходимые отчеты

Решение задачи самостоятельного внедрения системы стало возможным за счет наличия в системе инструментов настройки различных подсистем, таких как:

  • Редактор карточек документов. Предоставляет возможность настроить карточки для любых типов документов. Модуль позволяет полностью сформировать необходимые карточки под требования заказчика. 
  • Подсистема управления пользователями и структурой архива, с помощью которой администратор системы заводит учетные записи пользователей, групп пользователей и задает права доступа к секторам архива для них. 
  • Генератор отчетов, позволяющий легко и наглядно сформировать отчет практически любой сложности по любым наборам параметров документов. 
  • Механизм быстрого импорта существующих документов в систему.

В результате внедрения системы электронного архива Этлас было сформировано единое информационное пространство компании, которое позволило сотрудникам различных отделов, с любого рабочего места, получать доступ к информации, которая относится к выполнению его должностных обязанностей. Также, что очень важно, позволило руководству повысить надежность и эффективность деятельности компании за счет получения быстрого доступа к любой информации компании.

Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.

27.03.2019
Коммерческие компании все чаще переходят с иностранных продуктов на российские
Илья Зайчиков, product owner СЭД «Тезис», компания Haulmont, в интервью TAdviser рассказал о развитии системы электронного документооборота, результатах её продвижения на мировом рынке, а также опыте замещения и особенностях замены иностранных решений подобного класса.