Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
О продукте

  • DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот

    Решаемые бизнес-задачи

    Cчета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи работ и другие первичные учетные документы необходимо своевременно согласовывать, подписывать, сверять с контрагентами, готовить к налоговым проверкам.

    Бизнес-решение «DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» обеспечивает эффективную работу с первичными учетными документами в электронном виде, в полном соответствии с Приказом Минфина России от 25 апреля 2011 №50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».

    Бизнес-решение позволяет:

    • сократить прямые издержки:
      • на согласование, подписание первичных учетных документов внутри организации;
      • на обмен документами с контрагентами;
      • на занесение информации из входящих первичных учетных документов, поступающих в формализованном виде, в учетную систему;
    • обеспечить постоянный доступ сотрудников организации к архиву первичных учетных документов, проходящих через системы обмена, вне зависимости от доступности интернет-связи с системами обмена документами;
    • определить права доступа сотрудников организации к архиву первичных учетных документов с учетом разделения по обслуживаемым контрагентам, видам документов, периоду, договору и т.д;
    • обеспечить самостоятельное управление длительностью хранения первичных учетных документов;
    • обеспечить оперативную подготовку к налоговым и аудиторским проверкам:
      • просмотр содержания первичных учетных документов, принятых через системы обмена или созданных в учетной системе, формирование комплектов документов;
      • выборка и предоставление документов в электронном виде, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок;
    • обеспечить оперативное проведение сверок с контрагентами;
    • создать электронную систему, обеспечивающую работу Общего центра обслуживания (ОЦО) организации (бухгалтерии, работающей в режиме аутсорсинга) с первичными учетными документами в электронном виде.

    Работа с бизнес-решением

    «DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» охватывает работу с первичными учетными документами, передаваемыми контрагентам и получаемыми от них через системы обмена.

    Подготовка и отправка документов

    Основные этапы:

    1. Формирование документов.

    Если в организации используется учетная система, то ответственный за формирование первичных учетных документов создает в ней документ либо комплект документов.

    Вновь созданные документы автоматически экспортируются в DIRECTUM. И документы учетной системы связываются с документами в системе DIRECTUM.

    В случае, если формируемый документ является неформализованным, то он создается в системе DIRECTUM.

    2. Согласование и подписание документов.

    Созданные документы автоматически отправляются на согласование и подписание электронной подписью в рамках типового маршрута.

    3. Отправка документов контрагентам.

    И после того, как документы согласованы и подписаны, ответственный сотрудник отправляет их контрагентам через системы обмена. По итогам рассмотрения документов контрагентами ответственный сотрудник получает уведомление о подписании или отказе от подписания.

    Получение и рассмотрение документов

    Первичные учетные документы, поступившие от контрагента через системы обмена, рассматриваются в рамках задачи по типовому маршруту «Согласование учетных документов из систем обмена». Результатом рассмотрения и обработки входящих первичных учетных документов может быть:

    • подписание либо отказ в их подписании;
    • отправка уведомлений об уточнении для счетов-фактур.

    Подписанные документы бухгалтер заносит в учетную систему.

    Ведение электронного архива

    Первичные учетные документы можно создать в системе тремя способами:

    • создание исходящих документов непосредственно в электронном архиве;
    • импорт исходящих документов из учетной системы;
    • импорт входящих документов, поступивших от контрагентов, из системы обмена.

    Созданные в системе документы образуют электронный архив первичных учетных документов, которые в дальнейшем можно использовать в операционной деятельности.

    Электронный архив обеспечивает постоянный доступ для сотрудников организации. При этом производится настройка прав доступа, например, по обслуживаемым контрагентам, видам документов, периоду, договору и т.д. Длительность хранения первичных учетных документов регулируется в соответствии с политикой хранения, определенной законодательством и внутренними правилами организации.

    Подготовка к аудиторским и налоговым проверкам

    Доступ к первичным учетным документам позволяет сотрудникам оперативно делать выборку документов, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок.

    Сформированные комплекты документов отправляются в электронном виде через сервис отправки налоговой отчетности в ФНС. Так, сокращаются временные и трудозатраты на подготовку к проверкам.

    Поиск первичных учетных документов

    Все первичные документы идентифицируются в электронном архиве по основным реквизитам (вид документа, дата, номер, контрагент) – это делает поиск удобным и быстрым.

    Бизнес-эффект

    Внедрение бизнес-решения «DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» позволяет достичь следующих эффектов:

    Высшее руководство:

    • снижение стоимости процессов согласования и подписания документов внутри организации;
    • сокращение прямых издержек на печать документов, обеспечение хранения и уничтожения;
    • снижение стоимости процессов занесения информации из входящих первичных учетных документов в учетную систему;
    • сокращение прямых издержек на доставку документов контрагентам;
    • повышение скорости проведения оплаты по сделке с контрагентом;
    • создание достаточного, но не избыточного доступа сотрудников к первичным учетным документам;
    • повышение лояльности сотрудников, роста их профессиональной эффективности;
    • повышение прозрачности внутренних процессов работы, в т.ч. при создании Общего центра обслуживания (ОЦО) организации (выведении бухгалтерии на аутсорсинг).

    Руководители структурных единиц:

    • сокращение трудозатрат на согласование документов;
    • обеспечение быстрого доступа к информации по интересующим сделкам.

    Бухгалтерия:

    • сокращение трудоемкости подготовки истребованных документов при налоговых и аудиторских проверках;
    • упрощение процедуры проведения сверки с контрагентами;
    • сокращение сроков доставки документов контрагентам;
    • упрощение контроля возврата документов контрагентами;
    • исключение доначисления НДС и налога на прибыль в связи с отсутствием или некорректным заполнением подтверждающих документов;
    • сокращение трудозатрат на внесение данных из первичных учетных документов в учетную систему;
    • обеспечение быстрого доступа к оперативным и архивным документам;
    • сокращение количества дублируемых из-за потерь документов;
    • повышение прозрачности внесения корректировок и исправлений в документы;
    • обеспечение своевременности и точности ведения бухгалтерского и налогового учета.

    Финансовая служба:

    • повышение скорости проведения оплаты по сделке с контрагентом;
    • упрощение сбора информации при ведении претензионной деятельности с контрагентами;
    • обеспечение быстрого доступа к комплектам документов по сделке, контрагенту, периоду, договору;
    • исключение потери первичных учетных документов.

    Эффект оценят также сотрудники договорного и юридического отделов, финансовой службы, отделов продаж и материально-технического снабжения.

КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.