Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
О продукте

  • DIRECTUM: Управление закупками

    Решаемые бизнес-задачи

    Бизнес-решение «DIRECTUM: Управление закупками» автоматизирует внутренние закупочные процессы компании: от планирования и проведения закупок до контроля соблюдения условий заключаемых договоров. Решение упрощает работу организаций, в том числе тех, чья закупочная деятельность регулируется Федеральным законом №223-ФЗ.

    Планирование закупки:

    • сбор и формирование сводных потребностей от подразделений на закупку товаров, работ и услуг;
    • подготовка и утверждение годового плана закупок.

    Инициация процедуры закупки:

    • уведомление ответственных о необходимости инициировать подготовку к закупочной процедуре;
    • организация закупки (тендера);
    • подготовка извещения, конкурсной документации и проекта договора;
    • создание и ведение реестра закупок (проведенных тендеров) и архива конкурсной документации.

    Взаимодействие с участниками закупки:

    • регистрация заявок на участие в закупке;
    • организация архива присланных предложений;
    • обеспечение конфиденциальности информации;
    • контроль сроков приема предложений.

    Выбор победителя закупки:

    • уведомление о наступлении этапов вскрытия конвертов, рассмотрения заявок, подведения итогов;
    • оценка предложений и выбор победителя;
    • формирование протоколов о рассмотрении заявок и результатах процедуры.

    Заключение договора и контроль его исполнения:

    • подготовка, согласование и утверждение договора;
    • отслеживание исполнения договорных обязательств.

    Формирование управленческой отчетности:

    • быстрая подготовка отчетов;
    • контроль соблюдения сроков закупок.

    Работа с бизнес-решением

    Планирование закупки Планирование закупки

    На первом этапе формируется список потребностей в товарах, работах или услугах, на основании которого создается план закупок.

    План закупок

    После этого ответственный инициирует согласование плана, в ходе которого проверяется соответствие бюджету и актуальность указанных потребностей.

    Утвержденный план публикуется вручную на официальном сайте РФ «Портал закупок».

    Инициация процедуры закупки Инициация процедуры закупки

    Удобный механизм напоминаний и оповещений помогает ответственному своевременно начать подготовку к закупочной процедуре: оценить актуальность потребности, проанализировать и объединить связанные позиции в одной закупке.

    Затем создается запись справочника «Закупки», в которой указывается информация по лотам, комиссии и порядку размещения закупки.

    Чтобы определить даты и условия закупки (тендера), собирается закупочная комиссия. Для удобной и оперативной организации заседаний используется модуль «Управление совещаниями и заседаниями». Утвержденные условия также указываются в карточке справочника.

    Запись справочника «Закупки»

    Для быстрой подготовки конкурсной документации в системе используются шаблоны – они определяют начальное содержимое документа. Документы можно создать непосредственно из карточки справочника и дополнительно привязать к закупке – так вся документация по закупке будет всегда под рукой. Готовый комплект документов ответственный может отправить на согласование и утверждение.

    На основании информации, указанной в карточке справочника, система автоматически формирует уведомления, благодаря которым ответственные вовремя выполняют требования закона 223-ФЗ, например, публикуют извещение о закупке и сопутствующую документацию на официальном сайте РФ «Портал закупок» и электронной торговой площадке.

    Рассмотрение заявок на участие в закупке и выбор победителя Рассмотрение заявок на участие в закупке и выбор победителя

    Заявки регистрируются в справочнике «Заявки на участие» в закупке. В заявке указывается исчерпывающая информация по предложению подрядчика: наименование закупки, лота, название организации, цена предложения, отметки о выполнении требований конкурса.

    Заявки на участие в закупке

    Система сама напомнит ответственному о приближении срока вскрытия конвертов, рассмотрения заявок и выбора победителя. После этого повторно организуется совещание, где комиссия принимает окончательное решение. Затем заявка победителя тендера вручную указывается для соответствующего лота в справочнике «Закупки».

    Принятое решение фиксируется в протоколе и отправляется на утверждение председателю комиссии. Протоколы, созданные на всех этапах работы комиссии, публикуются вручную на официальном сайте РФ «Портал закупок» и электронной торговой площадке.

    Заключение договора и контроль его исполнения

    Для автоматизации закупок в части заключения договора используется модуль«Управление договорами». Подписанный договор указывается в справочнике «Закупки» для соответствующего лота.

    В процессе заключения, исполнения или оплаты по договору подтверждающие документы вручную публикуются на официальном сайте РФ «Портал закупок» и на электронной торговой площадке.

    Формирование отчетности, анализ

    В системе можно быстро выгрузить специальный отчет по закупкам и проанализировать выполнение плана. Отчет формируется в виде сводной таблицы и содержит информацию по срокам закупок и сотрудникам, нарушающим план.

    Результаты анализа могут быть наглядно представлены в виде таблиц, графиков и диаграмм. Для этого используется контрольная панель модуля «Управление показателями эффективности».

    Формирование отчетности, анализ

    По требованию 223-ФЗ все регламентирующие отчеты публикуются вручную на официальном сайте РФ «Портал закупок».

    Бизнес-эффект

    Бизнес-решение «DIRECTUM: Управление закупками» обеспечивает эффективное управление закупочной деятельностью предприятия и помогает:

    • сократить общие расходы на планирование и проведение закупки;
    • упростить подготовку конкурсной документации;
    • ускорить проведение закупочных процедур и выбор поставщика;
    • быстро сформировать обязательную и управленческую отчетность;
    • соблюсти сроки исполнения процедур закупки и избежать штрафов за просрочку.
КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.