Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
08.05.2003
Технологии управления документами в современной организации или что потребовать от поставщика информационных решений

Сегодня на рынке представлено немало готовых программных продуктов, предназначенных для решения отдельных задач документооборота. Типичный пример – распространённые программы типа "Канцелярия", автоматизирующие учёт входящих/исходящих документов и другие стандартные процедуры делопроизводства. Однако лишь немногие из них пригодны для комплексной автоматизации управления документами в крупной организации.

В этой статье излагается краткий перечень требований, которым должна удовлетворять технологическая платформа, на базе которой строится система управления документами (СУД) масштаба предприятия.

Основное внимание при выборе такой платформы стоит уделить:

  • организации хранилищ электронных документов;
  • автоматизации документооборота с учётом индивидуальных особенностей организации;
  • интеграции с существующей информационной средой.

Хранение

Microsoft Office сделал своё дело: почти не осталось организаций, готовящих документы на бумаге, без использования компьютера. К сожалению, у этого явления есть очевидный побочный эффект: "электронная свалка" может быть создана с рекордной скоростью, не идущей ни в какое сравнение со скоростью, с какой образовывались свалки бумажные. Единственный способ борьбы с этим неизбежным злом – наведение порядка. Как правило, это делается путём создания централизованных хранилищ электронных документов.
Идея централизованного хранилища очевидна: единая база данных, хранящаяся на сервере, обеспечивает хорошие возможности для систематизации документов, их надёжного хранения и быстрого поиска нужной информации. Каким же главным требованиям должно удовлетворять такое хранилище?

Надёжность хранения. Это важнейшее требование включает в себя такие вещи, как:

  • защищённость от несанкционированного доступа,
  • наличие механизма резервного копирования,
  • устойчивость к сбоям, возможность быстрого восстановления информации и другие.

Эти требования предъявляются в совокупности к серверному оборудованию и программному обеспечению. Лучше всего, если ваш поставщик может реализовать хранилище "под ключ" в виде программно-аппаратного комплекса.

Простота использования. С точки зрения пользователя хранилище электронных документов должно быть похоже на то, с чем он привык иметь дело, работая с бумажными документами. Метафора "библиотеки", в которой документы сложены в "папки", а те находятся на "полках" виртуальных "шкафов", расположенных в виртуальных "комнатах", позволяет легко ориентироваться в новой, "электронной" среде и снижает психологический барьер при внедрении системы.

Кроме того, централизованное хранилище должно органично интегрироваться с привычным для пользователей программным обеспечением. Например, при сохранении документа, созданного с помощью Microsoft Word, пользователю предлагается сделать это не в "папке" на его личном жёстком диске, а в "папке" центрального хранилища. Такой подход прост для понимания и почти не требует дополнительного обучения.

Поддержка больших  массивов информации. Корпоративное хранилище электронных документов неизбежно вырастает до больших объёмов, предъявляющих серьёзные требования к способам хранения и к производительности. С самого начала стоит подумать о том, чтобы система обеспечивала или смогла в будущем обеспечить:

  • возможность перехода на более мощное серверное оборудование с минимальными затратами на замену программного обеспечения. Весьма выигрышно в этом смысле выглядят решения, позволяющие работать в различных операционных системах;
  • возможность работы в кластерах;
  • возможность распределённого хранения информации на носителях различных типов (магнитных лентах, оптических дисках и пр.).

Полнотекстовый поиск – незаменимая вещь. Хранилище должно быть снабжено механизмом "сквозного" поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по ключевым словам, содержащимся в его тексте. При этом следует обратить особое внимание на возможность работы с русским языком с учётом словоформ. Без этой возможности поисковая "машина" для русскоязычного человека бесполезна.

Развитые средства администрирования. Поскольку корпоративным хранилищем будет пользоваться много людей, оно должно обеспечивать гибкие возможности управления полномочиями. Как на уровне всего хранилища, так и отдельных его элементов ("шкафов", "папок" и пр.) должна обеспечиваться возможность определить:

  • кто из сотрудников имеет право чтения документов;
  • кто может создавать документы;
  • кто может изменять и удалять документы, в том числе "только свои" или "свои и чужие";
  • наконец, кто сам может раздавать полномочия другим пользователям.

Административные средства управления должны быть рассчитаны на обычного пользователя, не требуя специальных технических знаний.

Распределённость. Если организация состоит из нескольких офисов, не связанных высокоскоростными информационными каналами, то в каждом из них должна быть возможность установить копию хранилища, содержимое которой автоматически синхронизируется с другими офисами.

Документооборот

Корпоративный документооборот - отражение действующих в организации бизнес-процессов. Очевидно, что идентичных бизнес-процессов не бывает: каждая организация уникальна, и процессы управления - одна из сторон этой уникальности, часть корпоративного "ноу-хау".

Кроме того, любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают неизбежные изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов.

Как успеть за этими изменениями? Ответ: использовать специальные программные средства для автоматизации рабочих процедур, или, в оригинальном звучании, Workflow Automation.

Представьте себе визуальный конструктор бизнес-процедур с очень простым набором условных обозначений. С его помощью процедура обработки документа изображается как последовательность шагов, соединённых стрелками (рис. 1). На каждом шаге определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет на основании заданных условий, "по какой стрелке" дальше направить документ. Происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя и т.д.

Все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ.

Здесь же задаются другие параметры рабочего процесса, например, контрольные сроки, полномочия и т.д.
Конструирование бизнес-процедур в такой среде обычно происходит индивидуально для каждого заказчика, с учётом всех особенностей документооборота в данной организации. Соответственно, в ходе эксплуатации системы процедуры обработки документов могут быть легко настроены в соответствии с организационными изменениями.

Роль "сигнальной системы", которая извещает участников процесса о происходящих в системе событиях, таких как появление новых документов, поступление документа на рассмотрение, нарушения контрольных сроков и т.д., обычно выполняет электронная почта. Пользователь получает автоматически созданное системой письмо, в котором сообщается, что ему на рассмотрение передан документ. Письмо содержит гиперссылку, которая позволяет щелчком мыши открыть соответствующий документ из централизованного хранилища и выполнить нужные действия.

Часто к моменту начала внедрения системы управления документами корпоративная электронная почта уже существует. В этом случае следует потребовать, чтобы внедряемая система была интегрирована с привычной для пользователей почтовой средой и не требовала её замены.

Если ваша организация пока не обладает внутренней системой электронной почты, её внедрение – неотъемлемый этап реализации корпоративной системы управления документами.

В последнее время также становятся всё более популярными средства мгновенной связи (Instant Messaging), позволяющие участникам бизнес-процессов общаться "в режиме реального времени". Эти средства позволяют удалённым собеседникам получать информацию о наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а также проводить аудио- и видеоконференции. Использование подобных продуктов позволяет обеспечить очень высокую скорость выполнения деловых процедур и особенно полезно в многоофисной среде.

Интеграция

Как правило, внедрение системы управления документами не происходит "на пустом месте". Вопросы хранения электронных документов и автоматизации их обработки серьёзно выходят на первый план тогда, когда в организации решены учётные проблемы, вопросы управления производственным циклом и т.д. Поэтому наличие развитых возможностей интеграции с действующей в организации информационной средой – важнейшее требование, которое следует предъявить к предлагаемому решению.

Предлагаемая поставщиком технологическая платформа должна обладать как минимум хорошими возможностями взаимодействия с используемыми в организации реляционными базами данных и с корпоративной системой электронной почты.

Если в вашей организации используется одна из распространённых ERP-систем производства SAP, BAAN, J.D. Edwards, PeopleSoft и др., предлагаемое решение по управлению документами должно обладать возможностями интеграции с этими системами. В противном случае при "стыковке" ERP-системы с СУД не удастся избежать промежуточных "бумажных" этапов.

Стоимость владения

В заключение – об одном вопросе, существенным образом влияющем на стоимость владения системы управления документами. При внедрении и сопровождении систем корпоративного уровня, рассчитанных на большое количество пользователей, весьма значительной расходной статьёй являются затраты на установку и обслуживание программного обеспечения на рабочих местах. Современные решения, построенные на базе интранет-технологий, позволяют существенным образом сократить эти затраты. Интранет-решение не требует установки на компьютерах пользователей никакого специального программного обеспечения, а пользователи могут работать с системой, используя входящий в состав операционной системы интернет-браузер. Как правило, подобные решения также характеризуются небольшими затратами на обучение персонала.

Светлана Симбирцева
ЗАО "Поликом Про"

Поделиться:


Тэги: Enterprise 2.0, СЭД


КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.