Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
20.01.2004
XML Content Management на платформе Documentum 4i: техническое описание

Оригинальный документ находится на сайте www.documentum.ru

Управление информацией в формате XML в эпоху электронного бизнеса

Сегодня именно Интернет во многом определяет новую цифровую экономику и заставляет предприятия изменять традиционные способы ведения бизнеса. Успех функционирования любого предприятия сейчас напрямую зависит от того, насколько используется потенциал, заложенный во «всемирной паутине». Для управления разнородным составным информационным содержанием и обеспечения выполнения стандартов для его передачи посредством Интернет требуются новейшие информационные технологии, способные обеспечить передачу нужной информации именно тому пользователю, которому она необходима, причем в определенный момент времени. Такой технологией в мире электронного бизнеса признана расширяемая спецификация языка разметки, известная под названием XML.

Роль XML в управлении контентом

Здесь мы рассмотрим важность XML как средства передачи данных в Интернет и роль данного формата в управлении контентом. Также будет описан функционал, которым должны обладать Интернет-решения для управления контентом, такие как платформа Documentum 4i, чтобы полностью использовать преимущества XML. Будет дан обзор способов использования XML для поддержки трех основных функций систем управления контентом — создания, управления и передачи информации посредством веб.

Documentum полагает, что управление контентом лежит в основе всех современных транзакций электронного бизнеса и, соответственно, является необходимым условием сохранения конкурентоспособности предприятия. Мы уверены, что XML будет играть существенную роль в обеспечении мощных средств для создания, управления, персонализации и передачи важной информации на множество различных устройств. Управление информацией в формате XML позволяет предприятиям более эффективно реализовать модель электронного бизнеса за счет организации повторного использования информации, отделения формы представления данных от его содержания, поддержки кроссплатформенного обмена информацией, ее преобразования и многоканальной публикации. Платформа Documentum для управления XML-контентом обеспечивает свободную циркуляцию информации внутри и за пределами предприятия, что позволяет клиентам покупать продукцию посредством Интернет, сотрудникам – самостоятельно осуществлять доступ к необходимой информации, а самим предприятиям – эффективно работать с поставщиками и продавцами.

Documentum 4i, ведущая промышленная платформа для управления контентом в формате XML, обеспечивает следующие ключевые преимущества:

Управление информацией в формате XML
  • Глобальный настраиваемый репозитарий контента, позволяющий хранить содержание документов отдельно от их представления в XML или других форматах данных;
  • Встроенный механизм workflow, автоматизация управления жизненным циклом документа и бизнес-процессами, в том числе документов в формате XML, гарантируют публикацию только точной и достоверной информации;
  • Управление связями между компонентами документов в формате XML и другой информацией;
  • Расширенные возможности поиска по структуре, информации и метаданным, в том числе поиск в заданных структурных единицах текста;
  • Проверка XML-документов на соответствие спецификации определения типов документов (DTD) и схеме данных;
  • Индивидуальные настройки системы безопасности, поддерживающей протоколы LDAP, SSL и электронно-цифровую подпись
  • Простое повторное использование информации.
Создание информации в формате XML
  • Автоматизация импорта и преобразования документов в формате XML;
  • Простое создание документов с помощью специальных веб-шаблонов;
  • Интеграция с наиболее распространенными редакторами XML-документов, например, SoftQuad XMetaL и Arbortext Epic.
Передача информации в формате XML
  • Динамическое создание и компоновка XML-документов на основе запросов;
  • Быстрое преобразование XML-документов за счет поддержки XSL Transformations (XSLT);
  • Передача информации на любое количество различных устройств и сред, в том числе в веб;
  • Персонализация контента для целевой доставки определенным аудиториям пользователей.

Основы XML

Расширяемая спецификация языка разметки (XML, Extensible Markup Language), которая быстро становится своеобразным lingua franca электронного бизнеса, представляет собой стандартизованный кроссплатформенный метод представления данных для ее передачи между компьютерами. XML позволяет разрозненным системам, которые обычно используют разные программные средства обработки и хранения данных, обмениваться структурированной информацией, обеспечивать ее правильное преобразование и представление на любом устройстве и в любой среде, а также гарантировать целостность этой информации и исключение ее потерь в процессе передачи и преобразования. В сущности XML позволяет различным предприятиям обмениваться важной информацией, причем каждое предприятие может правильно интерпретировать эту информацию и многократно использовать ее в процессе дальнейшей своей деятельности.

Уникальность XML заключается в его возможности отделять информацию от формы ее представления; именно это позволяет повторно использовать эту информацию и публиковать ее на различные устройства в разные среды. XML использует специальную систему тэгов (текст разметки документа), которые выступают разделителями частей документов и описывают функциональное назначение каждой такой части. Поэтому любой компьютер может легко определить, что является самим текстом документа, а что – вспомогательной информацией, определяющей форму его представления. Для того чтобы обмениваться информацией, компьютеру не нужно знать, что именно содержит документ и как он должен быть представлен пользователю; достаточно знать функциональное назначение каждой части, составляющей этот документ. Возможность XML отделять информационное содержание от формы его представления позволяет упростить и ускорить синтаксический разбор документа, что значительно повышает скорость выполнения любых веб-транзакций.

XML является чрезвычайно гибким и открытым стандартом, который позволяет системам, взаимодействующим посредством Интернет, использовать определенные наборы тэгов, заранее определенные для конкретной отрасли промышленности или даже конкретной транзакции. При этом и у принимающей, и у передающей стороны должны быть определения этих тэгов (DTD-правила или схемы) для каждой конкретной транзакции. Таким образом, каждая из сторон может достаточно просто и быстро выполнить синтаксический разбор этих данных.

XML появился в результате большого технологического усовершенствования своего предка, широко используемого платформонезависимого стандарта HTML. В отличие от HTML, который формализует отображение информации в окне веб-браузера, XML определяет функциональность, которую несет каждая часть информационного содержания. Рассмотрим следующий оператор, который использует два заранее определенных XML тэга, <retail-price> и <disc-price>:

<p><i> Розничная </i> цена CD - <b>$<retailprice>17,99
</retail-price></b></p>
<p> Цена с учетом <i> скидки </i> - <b>$<disc-price>14,99
<disc-price></b></p>

В окне браузера этот оператор отобразится так же, как и стандартный HTML:

Розничная цена CD - $17,99
Цена с учетом скидки - $14,99

Система, которая выполняет синтаксический разбор данных из кода документа, теперь может легко интерпретировать 17,99 как число, определяющее стандартную розничную цену CD, а 14,99 – как число, равное его фактическое цене. Такая система может сохранить эти числа в любой предварительно сконфигурированной базе данных, а позднее извлечь эти данные, использовать их для различных вычислений и любого количества транзакций или вставить в другую динамически сгенерированную HTML страницу.

Излишне говорить, что приведенный выше пример – лишь простейшая демонстрация возможностей XML. Различные отрасли могут использовать эту базовую концепцию для разработки вертикальных описаний терминов с помощью наборов XML-тэгов или схем. Преимущества таких XML-схем очевидны: они позволят вертикальным рынкам значительно эффективнее обмениваться данными внутри отрасли. Предприятия внутри каждой отрасли стремятся стандартизировать общие принципы и способы обработки данных, даже несмотря на то, что зачастую используют для этого различные системы. XML позволяет предприятиям обмениваться данными с помощью привычных для них систем. Например, для финансовых институтов и банков XML схемы разрабатываются таким образом, чтобы обеспечить поддержку большого диапазона финансовых операций, которые позволяют предприятиям и частным лицам контролировать свои счета, размещать акции на фондовой бирже или платить налоги — и все это в режиме реального времени.

Для того чтобы способствовать переходу к более масштабному использованию XML, ряд компаний выдвинул инициативы, призванные организовать в веб своеобразные каталоги XML-схем и опубликовать ссылки на сайты разработчиков этих схем для различных вертикальных отраслей. Наиболее яркими примерами таких каталогов являются BizTalk.org компании Microsoft и XML.org, созданный OASIS.

Мощный функционал управления контентом в формате XML

Использование XML позволяет предприятиям более эффективно управлять информационными потоками на различных уровнях: от отдельных департаментов и подразделений до внешних взаимодействий с другими предприятиями и клиентами. Таким образом, значительно упрощается совместная работа и обмен информацией, повторное использование уже имеющихся информационных активов, создание корпоративных порталов для ускорения разработки продуктов и сокращения их вывода на рынок, а также персонализированного представления информации для клиентов и сотрудников.

Однако, для эффективного выполнения транзакций, помимо XML, необходимы и другие программные средства. XML позволяет обмениваться данными посредством Интернет и является своеобразным «интерфейсом» обработки данных; в свою очередь платформа для управления контентом необходима для выполнения всех необходимых функций, связанных с обработкой этих данных на серверной части. И именно платформа Documentum 4i для управления XML-контентом обеспечивает инфраструктуру для электронного бизнеса, позволяющую осуществлять взаимодействия класса «бизнес-бизнесу».

Глобальное хранилище и службы управления контентом

Мощным функционалом платформа Documentum 4i обязана в первую очередь eContent Server, глобальному хранилищу данных Documentum. Своеобразным дополнением к глобальному репозитарию Documentum выступают важные программные службы и инструменты, которые и позволяют предприятиям эффективно управлять своими информационными активами. eContent Server поддерживает формат XML и обеспечивает управление любым информационным содержанием за счет использования промышленных служб, таких как встроенный механизм workflow, автоматизация управления жизненным циклом документа и бизнес-процессами, мощные средства безопасности, расширенные возможности поиска, библиотечные службы, контроль версий и словарь данных о формальных процедурах и методиках.

eContent Server представляет собой решение, обладающее гораздо большим функционалом, чем файловые системы, которые не обеспечивают автоматизацию процессов, необходимых для публикации достоверной информации. eContent Server позволяет эффективно осуществлять совместный доступ и совместно использовать информацию как внутри предприятия, так и за его пределами, причем все процессы выполняются автоматически. Возможность определения, планирования, автоматизации и мониторинга всех функций и заданий, которые связаны даже с самыми сложными бизнес-процессами, обеспечивает доступность, точность, практичность и надежность всей созданной и используемой на предприятии информации.

Встроенный механизм workflow, автоматизация управления жизненным циклом документа и бизнес-процессами, библиотечные службы Documentum 4i, платформа для управления XML-контентом, поддерживает механизмы workflow и управления жизненным цикла документа, представленного и в формате XML, а также автоматизирует процессы обработки и управления этой информацией. Механизм автоматизации управления жизненным циклом документа, представляющий собой более мощное средство, нежели традиционные способы маршрутизации информации между сотрудниками, может поддерживать большое количество разнообразных workflow-процессов, связанных с XML-документами. Это позволяет осуществлять контроль согласования и утверждения документа на всех этапах его жизненного цикла: начиная с создания до пересылки другим сотрудникам и окончательной передачи в архив. Роль библиотечных служб заключается в предотвращении неточности информации; это достигается за счет управления информационным содержанием на уровне версий, а также использования механизмов «check-in» и «check-out», которые разрешают пользователям изменять документы только в том случае, если они не используются другими пользователями. Комбинация вышеперечисленных возможностей гарантирует точность и достоверность всей информации, которая доставляется пользователям.

При импорте документов в формате XML в глобальное хранилище Documentum платформа автоматически сохраняет документ в соответствии с установленными параметрами. Некоторые системы могут иметь специфические правила хранения. Documentum 4i может автоматически проверять XML-документы на выполнение определенных правил проверки, на соответствие схеме данных XML или спецификациям определения типов документов (DTD), запуская процедуры проверки не только, когда пользователь возвращает документ в хранилище, но и в любые другие моменты, которые предприятия считает критически важными.

Управление связями в XML-документах

Гибкость играет ключевую роль в управлении связями в XML-документах. При импорте XML-документов Documentum 4i автоматически импортирует и все связанные с ними документы или графические объекты. Платформа Documentum 4i обеспечивает контроль взаимосвязей между компонентами XML и соответствующими им метаданными — описаниями данных, благодаря которым механизмы персонализации могут обеспечить более быструю доставку XML компонент определенным аудиториям пользователей. Помимо контроля целостности связей, платформа Documentum 4i позволяет пользователям находить данные, на которые есть ссылки из документов или которые встречаются в любых частях документов из хранилища контента. Например, перед тем как изменить описание продукта, менеджер по продуктам, вероятно, захочет просмотреть все документы, с которыми связано это описание.

Безопасность

Одной из важнейших характеристик систем управления контентом является безопасность, которая гарантирует, что пользователи осуществляют доступ к нужной им информации из хранилища контента в строгом соответствии со своими правами. Система безопасности Documentum 4i на уровнях пользователей и ролей пользователей поддерживает протокол LDAP и обеспечивает контроль не только информации, но и процессов, в том числе многоуровневую систему защиты пользователей, контроль версий и аудит действий пользователей. Сочетание протокола SSL и цифровых сертификатов обеспечивает защиту передачи информации между хранилищем контента и серверами, обслуживающими пользовательские запросы. Такие возможности приобретают большее значение, если необходимо управлять информационным содержанием на более детальном уровне и осуществлять контроль доступа к документам на уровне отдельных компонент.

Поиск

Информация представляет ценность для предприятия только в том случае, если сотрудник может быстро определить местонахождение нужного документа, извлечь его и повторно использовать. Documentum обеспечивает мощные поисковые возможности, в том числе полнотекстовый поиск, поиск по метаданным информационного объекта и поиск в заданных структурных единицах текста. Полнотекстовый поиск позволяет пользователям искать в документах определенные слова и фразы, а поиск в заданных структурных единицах - определить, какой элемент пользователи хотят найти внутри объекта. Благодаря расширенным поисковым возможностям платформы механизмы персонализации могут эффективно определять местонахождение и собирать информацию для определенных аудиторий.

Использование XML для управления процессами создания информации

XML предоставляет деловым пользователям огромные возможности для создания и передачи новой информации. Однако, чтобы работа пользователей была эффективной, система управления контентом должна обеспечивать возможность «прозрачного» создания информации в формате XML нетехническими специалистами. Это означает, что необходимо скрыть от пользователей, не обладающих достаточным уровнем технической подготовки, лежащую в основе системы технологию, которая автоматически преобразует создаваемую информацию в XML-файлы.

Documentum 4i позволяет пополнять хранилище новым информационным содержанием и знаниями всем уровням пользователей, обеспечивая контроль целостности этих процессов. Это достигается за счет интеграции с наиболее распространенными редакторами XML-документов. Платформа Documentum для управления контентом обеспечивает простое управление большими объемами информации, представленной во множестве разнообразных форматов, которой обмениваются различные предприятия — текст, графика, чертежи, мультимедийные данные, анимация и многое другое. Documentum позволяет техническим специалистам сосредоточиться на разработке, обновлении, поддержке и развертыванию веб-сайтов, а создание и публикацию новой информации на веб-сайты осуществляют сами пользователи. Результатом такого подхода является рост публикаций и целостности сайта, более быстрый вывод информации в Интернет и быстрое развертывание сайтов.

Documentum 4i позволяет крупным распределенным предприятиям использовать полный набор возможностей для работы с XML: автоматический синтаксический разбор, проверка, преобразование и разметка импортируемых XML-документов. Большие блоки информации можно легко разбить на составляющие, а затем повторно использовать их в различных целях, в зависимости от обстоятельств и потребностей пользователей. Например, если собрать всю информацию из спецификации и разделить eе на функциональные XML-составляющие, можно использовать эту информацию еще много раз в различных других документах, таких как документация по продуктам, сравнительные описания продуктов, пресс-релизы и многое другое. Эта информация также может быть представлена в виде динамически генерируемых HTML-страниц, которые персонализируются в соответствии с требованиями и предпочтениями клиентов. Ее можно передавать на беспроводные устройства (сотовые телефоны и карманные компьютеры), причем информация преобразуется именно в тот формат, который совместим с данным устройством. Различные части информации доступны и во многих других форматах, в том числе для печати, CD и интранет. Обратим внимание на то, что процессы обработки информации одинаковы, независимо от того, как и в каком формате она была создана.

Собственный редактор и интеграция с наиболее распространенными редакторами XML-документов

Собственный, основанный на веб-шаблонах редактор XML-документов, а также интеграция платформы Documentum с наиболее распространенными редакторами документов в формате XML, такими как XmetaL и Epic, позволяют пользователям всех уровней без труда создавать новую информацию и добавлять ее в хранилище контента. Любой пользователь, обладающий соответствующими правами, от обычного делового до технического специалиста, может создавать и просматривать информацию согласно заранее определенным бизнес-правилам. Деловые пользователи, которые зачастую имеют незначительное представление об основных принципах работы с тэгами и XML, участвуют в процессах создания информации, добавления ее в хранилище и взаимодействия с другими пользователями посредством простых интуитивных графических интерфейсов и workflow процессов.

Documentum WebPublisher имеет наглядный браузерный интерфейс и заранее настроенные XML-шаблоны, которые позволяют не только упростить процесс создания информации, но и гарантируют, что вся создаваемая информация соответствует принятым в компании бизнес-правилам и концепции единого внешнего вида. Теперь все бизнес-пользователи, находящиеся внутри и за пределами корпоративного брандмауэра, могут сосредоточиться именно на самой информации, а не на ее представлении в нужном формате. К тому же, технология XSL Transformations (XSLT) позволяет осуществлять предварительный просмотр страницы в выбранном формате перед ее публикацией в веб.

Интеграция средств для создания и редактирования XML-документов с платформой для управления контентом позволяет сотрудникам, отвечающим за создание информации, работать в привычной им среде и одновременно «прозрачно» использовать функционал для управления контентом. Благодаря такой интеграции компании могут максимально увеличить инвестиции в подобные редакторы и минимизировать количество незавершенных заданий веб-разработчиков, а также существенно сэкономить время на преобразование данных в формат XML для публикации в веб.

Передача достоверной информации в формате XML

Важную роль в цикле управления контентом играют механизмы и средства для передачи информации именно тем пользователям, которым она необходима. Хранение и управление информационными активами предприятий описывают лишь одну группу потребностей предприятий. Не менее важной задачей является публикация информации по многочисленным каналам. Известно, что ключом к успеху предприятий в эпоху электронного бизнеса является система, которая обеспечивает объединение информации из различных источников, ее динамическую генерацию, персонализацию и передачу на требуемое устройство или среду.

Платформа Documentum 4i, которая обеспечивает возможности для управления связями между информационными объектами, позволяет достаточно просто и быстро повторно собирать информацию в своеобразные промежуточные документы. Documentum обеспечивает расширенные возможности для построения запросов к хранилищу контента на основе определенных бизнес-правил, что позволяет по требованию динамически генерировать XML-документы. Workflow-процессы и процессы управления жизненным циклом документа гарантируют, что объект содержит именно последнюю версию документа, утвержденную перед публикацией в веб, и таким образом обеспечивает передачу пользователю только достоверной информации.

Преобразование информации для многоканальной публикации

Число и разновидность устройств, на которые можно передавать и с которых можно получать информацию, постоянно возрастает. Платформа для управления контентом должна осуществлять преобразование информации для последующей доставки на любые из этих устройств, стационарные и беспроводные, включая Интернет и интранет, CD, принтер, карманные компьютеры и мобильные телефоны. Создав информацию в формате XML один раз, ее можно использовать в любых целях, причем гарантируется совместимость и релевантность информации, независимо от канала, по которому она передается.

Для осуществления быстрого преобразования XML-файлов в форматы, совместимые с различными устройствами, применяются таблицы стилей XSL. В сущности, таблицы стилей трансформируют информацию в определенный формат или представление. Благодаря поддержке XSLT Documentum может преобразовывать XML-файлы в HTML для публикации в веб или по другим каналам, например, XML в WML для беспроводных устройств. Внеся изменения в таблицы стилей XSL, пользователь может буквально «на лету» полностью изменить веб-сайт, а также полностью преобразовать внешний вид информации для каждого устройства, на которое она передается.

Индивидуальное представление информации посредством персонализации контента

Инновационный подход Documentum к персонализации информации позволяет передавать информацию в соответствии с индивидуальными требованиями и предпочтениями пользователей или групп пользователей, что представляет особую важность для целевого маркетинга. Процесс персонализации начинается с автоматической разметки документов. Разработанные Documentum технологии SmartTagging и SmartCategorization выполняют анализ информации по концептам и ключевым словам, сохраняют результаты в качестве тэгов XML и автоматически назначают этой информации атрибуты в соответствии с ее метаданными. Documentum также позволяет через веб-сайт отслеживать действия посетителей, анализировать эту информацию и использовать ее для присвоения более точных метаданных. Интеграция с промышленными платформами персонализации, такими как Net Perceptions, обеспечивает доступ механизмов персонализации к богатому набору атрибутов и метаданных, присвоенных тому или иному информационному объекту. Эти механизмы в свою очередь вставляют в динамически генерируемые страницы HTML специфическую для каждого пользователя информацию и таким образом удовлетворяют его потребности и предпочтения.

Теперь информационные активы работают на пользу предприятия. Наиболее важная часть веб-сайта предприятия обеспечивает эффективный маркетинг, нацеленный на индивидуального пользователя. Клиенты, сотрудники и деловые партнеры получают нужную информацию именно в тот момент времени, в который она необходима, а предприятия полностью используют заложенный в веб-содержимом потенциал для ведения электронного бизнеса.

Стратегия Documentum в области XML

Стратегия компании Documentum в области XML ориентирована на выполнение трех основных целей, связанных с управлением контентом и инициативами в сфере электронного бизнеса:

  • Поддержка и поощрение успешного перехода к формату XML за счет активного участия в промышленных объединениях и инициативах;
  •  Информирование клиентов о способах использования XML в приложениях для управления контентом на предприятиях;
  • Обеспечение клиентов комплексным решением для управления информационным содержанием в формате XML и осуществления B2B–взаимодействий.

Documentum уже достаточно продолжительное время считается лидером по поддержке инициатив в области XML. Являясь спонсором OASIS (Организации по разработке стандартов для структуризации информации), членом консорциума WAP-Forum и ebXML, а также одним из основателей информационного ресурса XML.org, Documentum вносит существенный вклад в развитие и распространение XML и приложений, поддерживающих работу с этой спецификацией. Совместно с Sun Microsystems Documentum разработал XML.org Registry, специальный общедоступный реестр схем XML, спецификаций определений типов документов (DTD), таблиц стилей и других документов, который функционирует на платформе Documentum 4i eBusiness Platform. Documentum считает, что ресурс XML.org Registry представляет огромную важность для клиентов компании и вообще для любой компании, использующей XML для построения инфраструктуры электронного бизнеса.

Documentum полагает, что со временем клиенты компании будут использовать XML во многих или даже во всех своих приложениях как для традиционного управления корпоративными документами, так и в новых инициативах электронного бизнеса. Переход к XML обеспечит клиентов богатым набором средств для разработки приложений e-business.

Поделиться:


Тэги: Web 2.0


КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.