Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
17.11.2004
Автоматизированная обработка счетов-фактур

Денис Трифонов

Уже не секрет, что все большее количество западных компаний переходит на автоматизированную обработку счетов-фактур. И главная причина заключается в том, что ручная обработка - дорогостоящая и трудоёмкая. Объединившая в себе мощность признанных технологий и рабочие бизнес-процессы, автоматическая обработка счетов-фактур обеспечивает существенное повышение производительности и быстрый рост доходов.

Потенциальный рынок автоматической обработки счетов-фактур огромен: всего 4% счетов обрабатываются посредством электронного обмена данных (EDI). А это значит, что 96% всех счетов всё ещё в обороте на бумажных носителях. Кроме того, потребуется не менее 17 секунд для ввода счёта вручную (если, допустим, должны быть заполнены только несколько полей), и это не считая времени для обычной ручной работы со счётом-фактурой. Ввод информации из бумажных счетов – всё ещё самая трудоёмкая и дорогостоящая деятельность, и в то же время это, вероятно, наименьшая проблема финансовых служб предприятия в отношении расходов.

Взгляд на проблему

Фактически, каждый счёт-фактура поставщика может обойтись компании от 3$ до 15$ (общая стоимость обработки счёта, включая сортировку документов, ввод данных и архивирование в базе данных). Конечно, стоимость значительно возрастает, когда возникают дополнительные сложности: разногласие в количестве счетов, проблемы с внесёнными в список пунктами, и т.д. По статистике, один из пяти счетов приводит к возникновению таких проблем. И компании должны решать эти проблемы, хотя у многих компаний нет определённого алгоритма решения.

К тому же, только 44 % компаний способны обработать счета-фактуры меньше чем за неделю, а почти четверть всех компаний нуждается в более чем трёх неделях, чтобы обработать счета-фактуры: в результате 25% счетов оплачиваются с опозданием.

В основе финансовой эффективности лежит доверие и точная информация. Они также необходимы, чтобы поддерживать хорошие отношения с поставщиками. Как следствие, счета-фактуры должны вноситься в базу данных в режиме реального времени, подробно обновляться и способствовать своевременной оплате счетов. Этот пункт особенно актуален, когда состояние экономики ещё в стадии развития. Управление большими финансовыми ресурсами просто обязывает к этому, а также дает возможность оперативно получать информацию относительно расходов компании. Но ежедневное информирование невозможно, если данные счетов-фактур не вводятся в систему учета оперативно, а лишь спустя две или три недели после того как были получены.

Сокращение издержек является для большинства компаний второй по приоритету задачей. Особенно это касается работы с мелкими счетами-фактурами. Оператор одинаково (по способу ввода) вводит данные счетов как мелких, так и крупных, затрачивая одинаково огромное количество времени на оба типа. В результате, обработка мелких счетов-фактур (10% от стоимости счета) оказывается более дорогостоящей, чем крупных (0,14% стоимости счета). А обработка мелких счетов-фактур, содержащих ошибки и требующих устранения проблем расхождений в процессе обработки, может обойтись компании дороже, чем их реальная стоимость.

Когда число поставщиков возрастает, соответственно возникает и большее число ошибок во время обработки счетов: например неутвержденный заказ на поставку, отсутствие адреса и координат, неизвестный поставщик, и т.д. Все это, конечно же, задерживает обработку счёта-фактуры, либо делает её невозможной.

Поддержание хороших отношений с поставщиками часто видится как способ получать регулярные скидки. Порой это действительно так: вовремя оплачиваемые счета обычно приводят к 2-3%-ой скидке от поставщика. Но также необходимо учитывать и гарантийные обязательства, непрерывность поставок, качество сервиса и поставляемых товаров.

Теперь, когда большинство компаний осуществляют собственное планирование ресурсов предприятия (ПРП, ERP) или разрабатывают системы учёта, возникает вопрос об обеспечении этой мощной системы точными, достоверными и своевременными данными. Автоматизация обработки счетов-фактур поможет уменьшить стоимость ввода данных, гарантируя при этом, что информация будет иметь силу при использовании различных предусмотренных средств управления.

Решение есть

Автоматическая обработка счетов-фактур должна охватить три различных этапа:

  1. Извлечение обсчитываемых данных из бумажных носителей,
  2. Технологический процесс ратификации счетов, приспособленный к правилам компании,
  3. Архивирование и просмотр счетов в базе данных.

Автоматическое упорядочивание позволяет операторам просмотреть счета-фактуры поставщика все вместе, без предшествующей ручной сортировки. Все счета будут идентифицированы и обработаны программным обеспечением автоматически. Чтение ряда пунктов – важная функция для компаний, которые хотят обеспечивать ПРП или систему учёта точными и достоверными данными. Несмотря на всю автоматичность, нельзя исключать и возможность ручной обработки в ряде исключительных случаев. А технологию распознавания полного текста можно использовать по умолчанию, чтобы извлечь данные из новых счетов-фактур поставщика. При этом небольшое количество счетов от одного поставщика делает ненужным создание автоматического шаблона.

Расширенные возможности обрабатывающих технологий теперь позволяют извлекать и разделять данные из многостраничных счетов-фактур, при этом сохраняя непрерывность и целостность партии документов. Кроме того, идентификация многостраничных документов может быть сделана программным обеспечением автоматически. И сделана очень естественно, путём распознавания индексов, без потребности физических разделителей, которые нужно использовать в процессе сканирования.

Это также делает возможным автоматическое обнаружение вложенных и поддерживающих документов (даже неструктурированных), вроде писем и общей корреспонденции. Такая особенность защищает целостность многостраничных счетов и вложений в одной папке, и позволяет, соответственно, выводить как данные, так и изображения. Данные, извлеченные из счетов, уже могут быть переданы непосредственно ПРП или бухгалтерскому программному обеспечению через интерфейсы прикладного программирования – API. Наиболее широко используемая на сегодняшний день система ПРП с подобными возможностями – это SAP.

При использовании основных средств управления и автоматической проверки на наличие ошибок (например, таких как, неравенство суммы цифрами сумме прописью), а также использовании внешних баз данных, 95% ошибок могли бы быть исправлены без какого бы то ни было вмешательства человека. И лишь сложные проблемы нуждались бы в привлечении к решению опытных операторов, которые вмешаются прежде, чем бумажный документ закончит циркулировать в компании.

Другими словами, и при использовании выводимого на экран счёта-фактуры, и данных, восстановленных из ПРП или системы учёта, число пользовательских вмешательств может быть существенно уменьшено. И речь идет не только об уменьшении затрат на ввод данных (что позволит сократить эту статью расходов в 3-5 раз), но и об уровне издержек в бизнес-процессах бухгалтерских и финансовых служб компаний, в задачах ратификации счетов, который тоже возможно снизить.

И, наконец, поскольку ошибки будут обнаруживаться и устраняться в течение одного цикла извлечения данных и оплаты, время, необходимое для обработки счёта не будет увеличиваться пропорционально количеству ошибок, которые он содержит.

Если вы, прочитав статью, сделали вывод о необходимости автоматизированной обработки счетов-фактур или иных форм, возможно, вас заинтересуют другие материалы данного сайта, посвящённые прикладным аспектам решения данной проблемы. Вы найдёте их в разделе «Системы ввода документов», в частности, в статье "Всё об автоматизированном вводе форм". Информация из этих статей применима не только к счетам-фактурам, но и к другим документам. Ведь в любом случае, конечная цель автоматизации одна - улучшить управление и снизить издержки.

Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.