Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
04.08.2006
Практический опыт автоматизации

Источник:
статья является частью
совместного проекта журнала «ВЕК Качества» и  MCT Lab 
- рубрики
"Корпоративное управление и автоматизация" 

Автор:Александр Данилов,
ведущий рубрики, директор по
консалтингу компании
МСТ LаЬ



Компании, стоящие на пороге автоматизации, всегда больше интересует реальный опыт автоматизации, причем именно со стороны заказчика. Предлагаем Вашему вниманию интервью с генеральным директором средней торговой компании. Александр Колесник расскажет о том, как проходил проект выбора, с какими трудностями и сложностями столкнулась компания на этом этапе. Нужно ли было выбирать решение для автоматизации самостоятельно или с помощью консультантов. Что хотела компания от автоматизации и что получила.

В этом номере журнала "Век качества" под постоянной рубрикой «Корпоративное управление и автоматизация» публикуется материал, раскрывающий один из аспектов применения современных методов совершенствования управления компанией и информационных технологий, а именно практический опыт автоматизации небольшой компании.

Предварительный опрос читателей журнала показал, что многие хотят получить больше информации о реальных проектах автоматизации. По общему мнению, из двух сторон на проекте автоматизации заказчик и его мнение представляются более объективными. Вот почему редакция решила опубликовать интервью с директором типичной торговой компании, стоящей на пороге автоматизации.

Проблема автоматизации в быстрорастущей средней торговой компании не так проста, как можно предположить. С одной стороны, Москва - торговый город, где имеется достаточно обширный опыт автоматизации таких компаний, да и бизнес-процессы на таких предприятиях не самые сложные.

Но с другой стороны, бюджет на автоматизацию в подобных компаниях ограничен, риски проекта выше, а ожидания от автоматизации уже серьезные (ведь позади десятилетняя история и опыт - «сын ошибок трудных»). А множество ИТ-компаний уже стучится в двери, говоря, что они самые лучшие, опытные, имеющие решение, проверенное годами практики и выстраданное талантливыми аналитиками.

Иногда у заказчика есть свои предпочтения, как правило, либо «сват-брат» работает в какой-либо ИТ-компании, либо кто-то из руководителей уже работал с кем-то из внедренцев. В этом случае выбор сделать легко — свои ребята всегда лучше чужих. Но любой безальтернативный выбор, если и не более рискован, то уж наверняка более дорогой.

Решение здесь может быть только одно - конкурсный отбор. Не растянутый на годы, а проходящий в фиксированные сроки по единым правилам для всех участников конкурса. Но обязательно с ясными критериями и методикой выбора. Решение должно приниматься только на основе объективного анализа и по возможности не голосованием, а путем формирования единого мнения. Тогда принимаемое решение будет действительно осознанным.

В предлагаемом вниманию читателей интервью генеральный директор ООО «Фелловес» Александр Колесник рассказал корреспонденту журнала «Век качества» А о том, как выбиралось ИТ-решение в этой средней торговой компании. По завершении данного ИТ-проекта редакция планирует обсудить со специалистами, оправдались ли их ожидания и какие трудности возникали на пути автоматизации компании
 
 
«...Чтобы оценить уровень того или иного поставщика, нужны специальные знания»
 
Александ Данилов: Александр, каковы, на Ваш взгляд, тенденции в области автоматизации в сфере бизнеса, которым занимается ваша компания, - торговле канцелярскими товарами?

Александр Колесник: Когда наша компания начинала свою деятельность, а было это в начале 1990-х годов, в России еще не было известно такое понятие, как ERP-системы. Решений для малого и среднего бизнеса практически не существовало. Все, как могли, решали свои проблемы - кто в Excel, кто в Access. Мы тоже шли по этому пути, и в результате у нас появилась программа, которая в какой-то степени нас устраивала, удовлетворяла нашим требованиям. Мы ее развивали и поддерживали. Но жизнь не стоит на месте, и в какой-то момент возникла необходимость перехода к применению промышленного решения, которое развивалось бы в соответствии с мировыми тенденциями и имело бы солидную сервисную поддержку, потому что для развития своей системы требуется слишком много сил.

А.Д.: То есть компания начала расти быстрей, чем система?
А.К.: Прежде всего, возникла проблема, связанная с обновлениями. Например, в законодательстве и бухгалтерском учете появляются изменения, на которые необходимо быстро реагировать, а оперативно отслеживать эти изменения собственными силами довольно затруднительно. Другая проблема связана с содержанием ИТ-отдела, который должен поддерживать систему. На это в маленькой или средней компании требуются значительные средства, особенно если используется самописная система. Вот почему было принято решение о смене системы как наиболее экономичном варианте.

А.Д.: Расскажите, пожалуйста, немного о вашей компании.
А.К.: Наша компания специализируется на оптовой торговле товарами для офиса. Собственно говоря, круг наших интересов сосредоточен в области импорта товара и последующей его дистрибуции. С этим связана вся специфика нашей работы. Таких компаний, как наша, очень много. И проблемы у всех примерно одинаковые. Вернее, не проблемы, а, скорее, практика реализации бизнес-процессов, абсолютно необходимых каждой компании, в частности, обеспечение логистики и правильного заказа товаров, поддержания склада, доставка товара, работа отдела продаж, финансовой службы, бухгалтерии и т.д. Все перечисленные области нашли отражение в нашем проекте.

А.Д.: Как производился выбор необходимой информационной системы? Сразу ли было принято решение обратиться к консультантам или первоначально выбор проводился собственными силами?
А.К.: Вообще к консультантам было решено обратиться практически с самого начала, хотя это было решение одного человека, остальные думали, что обойдемся собственными силами... В принципе можно действовать и самостоятельно. Если примерно знать, какую систему ты хочешь, обратиться к разработчикам, попросить их порекомендовать внедренцев, то, наверное, можно справиться своими силами. Но в нашем случае было неясно, какая собственно система нам нужна, а, следовательно, мы не совсем понимали, как правильно выбрать внедренца. Имея кое-какие контакты с компаниями, занимающимися внедрением ИТ-систем, мы попробовали выбрать одну из них самостоятельно. На первый взгляд все предлагали отличные условия, оценить которые и выбрать наилучшие не представлялось возможным. После общения с несколькими поставщиками мы собрались на совещание, где мнения сильно разошлись. Кому-то из специалистов понравился один поставщик, кому-то - другой, целостной картины не вырисовывалось. Тогда и было принято решение обратиться к специалистам, обладающим достаточным инструментарием.

А.Д.: Значит, Вы планировали справиться своими силами? А с какими еще трудностями, кроме расхождения во мнениях, вы столкнулись, когда начали самостоятельно отбирать поставщиков?
А.К.: Да, я предполагал, что мы выберем систему и поставщика самостоятельно. Зачем тратить лишние деньги? Но когда мы приступили к выбору, стало понятно, что этот процесс потребует значительных затрат времени. Кроме того, чтобы оценить уровень того или иного поставщика, нужны были специальные знания. Люди с такими специальными знаниями в нашей компании есть, но они, как правило, очень заняты и не хотелось отрывать их от основной работы. Конечно, если бы мы захотели, мы справились бы с поставленной задачей, но на это ушло бы довольно много времени. Поэтому мы и приняли решение обратиться к специалистам.
 
Еще есть один вопрос. Например, при выборе того или иного поставщика кто-то из сотрудников компании голосует за одного, кто-то за другого. И каждый приводит весьма убедительные доводы. Наконец вы выбираете какую-то систему, начинаете работать с поставщиком. А через какое-то время выясняется, что с этим поставщиком ничего не получилось, проект не пошел, а средства потрачены немалые. На кого ложится ответственность? На того человека, который больше всех убеждал выбрать именно этого поставщика? И совершенно сознательно на каком-то этапе было принято решение отказаться от услуг консалтинговой компании, чтобы сэкономить деньги. А в результате самостоятельный выбор поставщика привел к убыткам, в десятки раз более значительным. Взять на себя такую ответственность бывает непросто.

А.Д.: Но ведь в результате именно вы принимали решение, просто вам была предоставлена более полная и систематизированная информация. Все ли специалисты вашей компании единогласно одобрили выбор поставщика, который победил в тендере, проведенном консультантами?
А.К.: Для нас было весьма полезно участвовать в самой процедуре выбора проекта. Общаясь с поставщиками в ходе тендера, наблюдая за их отношением к проекту, начинаешь лучше понимать их преимущества и недостатки. И когда проект подходит к завершающей, финальной стадии - демонстрации систем по сценарию, картина становится ясной. Происходит более глубокое знакомство с системами и соответственно с компаниями, которые их представляют. Всплывают вопросы, на которые раньше не обращалось внимания, и решение принимается гораздо легче. Как ни странно, но в нашем тендере победил поставщик, который на первый взгляд не мог претендовать на победу. Другие поставщики первоначально показывали большее рвение, но по совокупности всех критериев победил лучший, по нашему мнению, поставщик с наиболее приемлемым для нас решением. Победил благодаря тому, что продемонстрировал хорошее знание продукта, собственные доработки, которые во многом подходили и нам, и ответственность за результаты работы. Теперь будем смотреть, как пойдет процесс внедрения.

А.Д.: Возникали ли у вас сомнения в правильности сделанного выбора?
А.К.: Сомнения возникали в течение всего проекта. Прежде всего, они связаны с тем, что, подходя к вопросу выбора системы, а точнее - решения, компании не всегда хорошо себе представляют, что должны получить в итоге. Мы не были в этом исключением. Поэтому мы на основе того опыта, который у нас имелся, составили список вопросов, на которые поставщик должен был ответить. Но как раз опыта и не хватало, ведь мало кто из нас был знаком в достаточной степени с программным обеспечением 1С и Navision. Это и вызвало наибольшие сомнения.

А.Д.: Иными словами, вы просто не представляли, как должна работать ваша система?
А.К.: Да, мы слабо представляли возможности, которые хотели бы получить в итоге. Вероятно, в нашем случае мы упустили этап, связанный с разработкой концепции будущей системы. Это придется делать по ходу внедрения, а именно определять, какие бизнес-процессы мы хотим получить, как должна быть организована работа компании в целом и так далее.

По мнению многих поставщиков, уровень нашей самописной системы довольно приемлемый. Так и должно быть, ведь она разрабатывалась годами и подгонялась под бизнес-процессы компании. На мой взгляд, наша программа достаточно сильная, и хотя во многом она, конечно, уступает существующим промышленным решениям, процентов на 70 в ней есть все, что нам нужно. Мы описываем все требования к будущей системе, но в то же время есть ощущение, что мы не знаем обо всех возможностях современных систем. Вот почему я и говорю о том, что, возможно, мы упустили важный этап - этап разработки концепции будущей системы.

А.Д.: Александр, на ваш взгляд, какая необходима подготовка к выбору системы?
А.К.: Прежде всего, компании должны себе четко представлять, как они вообще собираются работать, как они собираются организовать свой бизнес. Естественно, внедряя систему и тратя на это немалые деньги, необходимо приобретать то, что в конечном итоге даст какую-то отдачу. Чтобы получить максимальную отдачу, компании должны переосмыслить свой бизнес. Сначала именно в головах должно возникнуть представление о том, как работать наилучшим образом, а потом уже следует приступать к этапу, связанному с выбором системы и поставщика.

К этому я бы добавил, что нам следовало в какой-то степени познакомиться с существующими решениями, тем более что, как выяснилось, это не потребовало бы каких-то специальных знаний, достаточно было обратиться к поставщикам, почитать соответствующую литературу, чтобы понять, каковы возможности системы, на кого она рассчитана, сколько времени занимает внедрение и т.д. Хотя мы и не прошли эти стадии последовательно, тем не менее, я считаю, мы все равно сделали правильный выбор и нашли лучшее решение, соответствующее нашим возможностям.

А.Д.: А по каким критериям была выбрана консалтинговая компания, которая занималась подбором поставщиков?
А.К.: Действительно, в нашей компании стоял вопрос о подборе консалтинговой компании, которых тоже немало. Честно говоря, я не принимал участия в выборе консалтинговой компании, этим занимался один из наших сотрудников. Он проанализировал информацию в интернете и выбрал компанию, оптимальную для нас. Но все же для начала я решил пообщаться с поставщиками, посмотреть кое-какие системы, чтобы понять, сможем ли мы сделать это сами.

Вообще, обращение к консультантам - это решение прагматичное, основанное на финансовом расчете. Оно обойдется дешевле, чем самим вникать в тонкости совершенно незнакомой работы. Нам могло повезти, а могло и не повезти с поставщиком. В случае же работы с консультантами мы получаем определенные гарантии, которые запрашиваются у поставщика на каждом этапе выбора. Конечно, и здесь есть поле деятельности для недобросовестных поставщиков. Но тут нам помогли познания консультантов о рынке систем и поставщиков.

Хочется отметить один важный момент, в котором нам неоценимо помогли консультанты из компании МСТ lab, - это подготовка контракта. Вот что действительно сложно освоить, здесь нужен опыт не столько в области юриспруденции, сколько в области контрактования в сфере ИТ.

А.Д.: Пожалуйста, расскажите подробнее о процедуре согласования контракта. Насколько, на Ваш взгляд, изменился первоначальный вариант контракта после доработки его консультантами?
А.К.: Первоначальный вариант контракта, предложенный поставщиком, просто нас не устраивал. Он недостаточно покрывал наши финансовые риски и риски по срокам реализации проекта. Безусловно, каждая сторона стремится к выгоде для себя. Собравшись с консультантами, мы высказали и обсудили все возникшие замечания, и дальнейшую работу они взяли на себя. Главное, что в результате были найдены компромиссные варианты, которые позволяют нам быть уверенными в качестве проекта и его реализации в срок, а поставщику - быть заинтересованным в выполнении этого проекта.

А.Д.: Сейчас, по окончании проекта, как вы оцениваете - правильно ли вы поступили, что обратились к консультантам, или все-таки вы считаете, что смогли бы реализовать его самостоятельно?
А.К.: Как я уже сказал, у компаний, не обладающих необходимыми знаниями, инструментарием, опытом, на подготовку и реализацию проекта уходит слишком много времени. Консалтинговые компании «варятся» в среде поставщиков и знают, кто из себя что представляет, имеют необходимые экспертные знания и опыт взаимодействия с внедренцами.

А.Д.: Что бы вы посоветовали компаниям, которые принимают решение о выборе информационной системы?
А.К.: Универсального совета, конечно, быть не может. Компаний, находящихся в таком же положении, что и мы, немало. Многие используют самописные системы, не имеют специальных знаний и широких возможностей, они не уверены в том, какая система им подходит больше всего. В такой ситуации решение должно быть однозначным: нужно обращаться к консультантам. Правда, тут встает другая проблема - выбора консалтинговой компании. Но в любом случае, по нашему опыту, это решение в результате экономит и деньги и время. 

Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.