Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
22.07.2008
Рекомендации по выбору СЭД

Перевод: Роман Равве

Рекомендации по выбору СЭД

Технологии сопровождают информацию на каждом этапе её жизненного цикла
Система электронного документооборота (СЭД) может помочь оптимизировать работу предприятия. Например, компьютеризация документооборота может повысить скорость и точность производства или же увеличить прозрачность рабочего процесса. Для этого СЭД должна обладать особыми техническими возможностями. Чтобы данные, которыми владеет организация, превращались из громоздкого груза в ценный информационный ресурс, СЭД должна быть задействована на каждом этапе работы с данными, с момента их создания или получения, до архивации и долгосрочного хранения.

На какие именно технологические возможности следует обращать внимание при выборе СЭД?

В своей основе, СЭД должна содержать следующие технологии и возможности:

  • В результате поглощения информации, структурированные и неструктурированные данные  должны попадать в хранилище контента, откуда они были бы легко доступны, управляемы и откуда их можно было бы предоставлять служащим.
    СЭД должна работать с любым типом контента, независимо от того, в каком виде он поступает в организацию – будь то несистематизированные электронные данные (электронная почта, таблицы, мгновенные сообщения), бумажные документы (факсы, накладные, заказы) или электронные формуляры. Технологии должны позволять делать фотокопии документов, сканировать, импортировать документы, работать с электронными формулярами, а также поддерживать COLD/ERM.
  • Система предоставления информации в соответствующих ситуациях должна легко предоставлять информацию соответствующим людям. К примеру, благодаря технологиям поглощения и предоставления, организация может не только получать отчёты со стороны отдельных веток предприятия, но и предоставлять эти отчёты соответствующим сотрудникам. Прочие технологии, которые связаны с предоставлением информации, включают технологии безопасности, такие, как электронные подписи и управление электронными правами, технологии доступа к контенту, как, например, порталы, а также издательские технологии, как, например, XML.
  • Информационный менеджмент должен обеспечивать движение потоков информации внутри предприятия, а также их наблюдение и учёт. Поскольку информационный менеджмент (как внутри организации, так и за её пределами) является, возможно, самым развитым компонентом СЭД, он сопровождается несколькими дополнительными технологиями:
    - Управление документами: обеспечивает все процессы, связанные с управлением электронными документами, включая обработку документа, просмотр, установку перекрёстных ссылок и предоставление. Библиотечные услуги, такие как выдача/приём, поиск/обработка, а также безопасность документов, являются важными технологиями, которые включает в себя управление документами.
    - Менеджмент веб-контента: помогает решать задачи, связанные с управлением контентом, который специально предназначен, для доступа через Интернет. Подобные технологии помогают решать такие задачи, как создание, просмотр, утверждение и публикация веб-контента.
    - Совместная деятельность: предоставляет внутренним и внешним сотрудникам (например, служащим или деловым партнёрам) инструменты для работы с одним и тем же документом или ресурсом, обеспечивая динамичный совместный рабочий процесс, независимо от географического местонахождения. Совместная работа людей, которые находятся в разных географических точках, резко приобретает характер ценного конкурентного преимущества, поскольку позволяет всем сотрудникам иметь доступ к самой актуальной информации, без потери продуктивности.
    - Управление записями: позволяет устанавливать продолжительность и прочие параметры существования документа – возможность, которая является особенно важной в связи с тем, чтобы придерживаться необходимых формальных требований со стороны законодательства. Посредством менеджмента записей, организация должна иметь возможность хранить, контролировать доступ к документам, а также избавляться от них, в соответствии с корпоративными правилами или же внешними законодательными требованиями.
    - Управление рабочим процессом: обеспечивает поток информации, связанной с такими действиями, как уведомления, обзор и подтверждение, которые должны выполнить соответствующие люди. Для достижения максимальной отдачи, управление рабочим процессом, должно быть совместимым с такими системами, как интегрированная система управления предприятием (ИСУП) или как система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).
  • Технологии хранения и помещения информации в архив - как для краткосрочной надобности в этих документах, так и для долгосрочного хранения - должны включать базы данных и библиотечные сервисы, а также, инфраструктуру и пространство для хранения, как, например, сети хранения данных (NAS/SAN), оптические носители, микрофильмы, магнитные ленты или CD.

Долговременная стратегия управления информацией

Чтобы извлечь всю возможную выгоду из СЭД, её следует рассматривать не просто как технологию, но как основной ингредиент долговременной стратегии управления информацией.
Это означает, что СЭД должна быть готова к немедленному использованию в рамках одного отдела, а также к последующему расширению на всю организацию. Большинство организаций начинают с того, что используют функции сканирования и обработки (посредством функционала, которым располагают технологии управления документами и работы с изображениями документов – две технологические области, которые чаще всего ассоциируются с СЭД).

Однако есть возможность получить значительно больше отдачи от своих вложений, подключив СЭД к автоматизации и управлению процессами, которые требуют серьёзной работы с документами на уровне множества отделов. На самом деле, установка СЭД -  как часть стратегии управления информацией внутри предприятия - обычно состоит из нескольких этапов:

  • Создание хранилищ электронных документов - после получения, документы сканируются или импортируются в систему, для последующего хранения и управления на основе компьютерных технологий. Не зависимо от того был ли контент создан внутри организации или же поступил из внешнего источника, он становится доступен для управления, как только попадает в компьютерную систему. Благодаря специальной корректировке и мета-тэгам, контент управляется без всякого участия со стороны пользователя, вплоть до момента своего удаления, в предустановленный день и час. Наряду с тем, что создание электронных хранилищ является фундаментом, на котором выстраивается СЭД, не следует ограничиваться только этим, а наоборот стремиться использовать все возможные преимущества СЭД.
  • Автоматизация рабочего процесса – автоматизация является особенно ценной с точки зрения бухгалтерии и финансов, благодаря тому, что позволяет автоматически пересылать такие документы, как накладные и заказы, для согласования и утверждения, в соответствии с предустановленным планом. В дополнение к этому, мощные СЭД умеют хранить электронные документы, в соответствии с их статусом и регулярностью использования. К примеру, редко используемые файлы будут размещаться на более дешёвых площадках, в то время, как часто используемые документы будут храниться на более скоростных (дорогостоящих) серверах.
  • Совместимость с уже установленной ИСУП и прочими системами – полная совместимость всех систем позволяет служащим получать доступ к отчётам и документам непосредственно из тех программ, в которых они в данный момент работают. К примеру, счетовод может оплачивать счета прямо из SAP, просто кликнув двойным щелчком на номере накладной, после чего перед ним появится формуляр соответствующего заказа. СЭД может устанавливаться параллельно с уже имеющимися системами, не подменяя, но наращивая их функционал.

Преимущества полноценного использования СЭД

Каким же образом повышение оперативности и синхронизации делопроизводства может быть переплавлено в ценность, с точки зрения бизнеса?
Эти преимущества можно измерять как в исчисляемых величинах - таких, как время и деньги – или же неисчисляемых, как удовлетворённость служащих.
Служащим больше не придётся тратить ценное время на поиски бумажных документов. Обработка, расстановка перекрёстных ссылок и управление документами в электронном виде является менее время затратным, требует меньше физического пространства и обеспечивает больший уровень безопасности, чем выполнение этих же действий вручную, а также снижает риск несанкционированного доступа к документам или же их утери.
Наряду с тем, что СЭД используются, главным образом, операционными отделами, польза от её использования простирается гораздо дальше: благодаря тому, что рутинная работа может выполняться в более короткие сроки, появляется возможность перераспределить бюджеты в пользу той деятельности, которая является непосредственным источником прибыли.

Перечислим ключевые преимущества, которые предоставляет СЭД:

  • Экономия времени: служащие тратят меньше времени на поиск бумажных документов. Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян, если его забудут в самолёте, случайно или преднамеренно уничтожат или же просто сгинет  в офисном беспорядке. Совершенно исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте.
  • Более адекватное использование физического пространства и техники: ценные квадратные метры, занятые лишними серверами и прочими устройствами для хранения документов могут быть освобождены. В зависимости от статуса и актуальности информации, документы и файлы могут безопасно удаляться по истечении срока их хранения. Управление данными не только помогает соответствовать корпоративным нормам, но и способствует более адекватному использованию места для хранения.
  • Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: СЭД позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. В дополнение к этому, СЭД позволяет моментально и легко вызвать не только запрашиваемый файл, но также и полный отчёт о том, кто его создал, кто имел к нему доступ и кто его редактировал.
  • Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками. К примеру,  достаточно лишь одного щелчка мыши, чтобы вызвать все необходимые документы, которые содержат требования, связанные с различными типами взаимоотношений между организацией и внешними субъектами.
  • Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников: благодаря возможностям электронного доступа и коммуникаций, служащие получают возможность работать удалённо. И даже находясь в одном и том же географическом месте, служащим больше не потребуется дожидаться, пока бумажные копии файлов будут пересылаться из соседнего офиса.
  • Повышение безопасности информации и документов: как уже упоминалось, центральная база данных позволяет делать резервные копии документов, благодаря чему снижается риск случайной или умышленной потери файлов. При этом, меньше времени тратится на поиски необходимого документа, если его местонахождение по какой-то причине изменилось.
  • Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: бумажные документы, которые пересылаются между отделами или поставщиками, могут пересылаться в электронном виде.
  • Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса. Освобождение сотрудников от таких, часто скучных задач, как обработка накладных, позволяет им посвятить себя другой деятельности. В то же время, руководители отделов получают больше возможностей контролировать работу своих подчинённых. В конечном счёте, некоторые организации могут обнаружить, что сэкономленные средства позволяют им выйти на новый бизнес-уровень.

Развитие стратегии информационного менеджмента

Сегодня особенно остро стоит вопрос о корпоративном управлении информацией. Чтобы решить этот вопрос, часто необходимо преодолевать множество существенных трудностей. В то же время, цена бездействия со стороны предприятия может оказаться роковой: обработка бумажной документации не только снижает продуктивность и оперативность, но также и создаёт условия для различных неприятностей, как судебные иски и штрафы за несоответствие установленным нормам отчётности.

Включив СЭД в свою стратегию информационного менеджмента, организация сможет убедиться в преимуществах этой системы, когда успехи разрозненных отделов буду воспроизведены, благодаря СЭД, на уровне ключевых корпоративных целей.

Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.