Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
15.04.2010
Российский рынок СЭД — взгляд DOCFLOW

Автор: Андрей Колесов. Публикуется по источнику на сайте PC Week \ RE

Анализ рыночной ситуации — это традиционная проблема российского сегмента систем электронного документооборота (СЭД) и управления корпоративным контентом (ECM), вокруг которой регулярно возникают дискуссии в сообществе поставщиков и заказчиков. Сложность ее изначально определяется многогранностью, наличием большого числа cрезов для подобных исследований. Российская же специфика заключается в отсутствии признанных отраслью методик сбора и анализа информации.

Решением этой проблемы уже давно занимается DOCFLOW, проводя ежегодные опросы участников рынка и делая при этом основной акцент оценку потребностей рынка в технологиях автоматизации документооборота и необходимости их внедрения с точки зрения пользователей (в противоположность другому подходу, нацеленному на получение объемных показателей компаний — поставщиков продуктов и услуг). С прошлого года DOCFLOW решил расширить свое участие в исследовании российского рынка СЭД/ECM и принял на вооружение проверенный опыт международной ассоциации AIIM, адаптировав разработанные ими методики опросов с учетом отечественной специфики. Использование единой методики дает потенциальную возможность анализа рыночной ситуации в многолетнем разрезе, а также проводить сравнения с другими странами.

Исследование DOCFLOW
Рис. 1. В какой отрасли
работает ваша
организация?
Исследование DOCFLOW
Рис. 2. По каким трем
основным причинам
в вашей организации не был
реализован проект по
внедрению СЭД?

Исследование DOCFLOW
Рис. 3. Какие вопросы
беспокоили бы вас
больше всего, если бы
вы осуществляли
важный проект по
управлению
документооборотом и
сканированию/сбору
информации (три
важнейших проблемы)?
Исследование DOCFLOW
Рис. 4. Какие типичные
аспекты работы
ECM-систем могут
оказывать влияние
на выбор новых продуктов
и удовлетворенность
существующими
приложениями
(три важнейших)?

В 2009 г. опросом было охвачено около 600 респондентов — посетителей портала и мероприятий DOCFLOW. Исследование в целом касалось субъективной оценки необходимости внедрения СЭД, оценки заказчиками степени контроля над элементами ECM-среды, а также планов компаний по реализации решений, опасений в отношении новых технологий, таких как элементы Enterprise 2.0 (облачные решения, Wiki и т. д.), оценки динамики расходов и инвестиционных тенденций последнего времени.

Структура респондентов позволяет оценить интерес к теме использования СЭД разных категорий участников рынка (рис. 1). Почти треть из них относится к ИТ-поставщикам, из которой более половины занимаются предоставлением решений и услуг в сфере управления документами и информацией. Почти пятая часть опрошенных приходится на государственный сектор, причем подавляющую долю (14,4%) составляют региональные и местные организации. Среди коммерческих потребителей лидирует банковско-финансовый сектор (10,5%), за ним с небольшим отрывом идет сфера образования (9,7%). По численности сотрудников организации распределились следующим образом: до 100 человек — 28%, от 100 до 500 — 26%, от 500 до 1000 — 16,5%, свыше 1000 — 29,5%. С точки зрения персональной специализации 42% опрошенных причислили себя к лагерю ИТ-профессионалов, 22% — к специалистами по управлению документами, 16% являются руководителями отдельных направлений, 5% — топ-менеджерами компаний.

Важность эффективности управления электронными данными для долгосрочного успеха компании признается практически единодушно. “Важно и исключительно важно” — так ответило 81,7%, “не важно” — всего 2%. Ключевыми факторами влияния на решение вопросов управления документооборотом названы общее повышение эффективности работы предприятия (39,4%), соответствие законодательным и нормативным требованиям (18%) и оптимизация бизнес-процессов (14,7%). В целом значимость фактической экономии при обосновании инициатив в этой сфере оценили как высокую более двух третей опрошенных.

Для понимания организации СЭД на предприятии очень важно знать общую систему управления данными процессами. Результаты опроса показывают — в большинстве случаев сотрудники, отвечающие за электронный документооборот, подчиняются ИТ-директору или начальнику ИТ-отдела (33%), немного реже (29,5%) — непосредственно высшему руководству компании. В то же время 14,7% отметили, что у них просто нет подразделений, отвечающих за СЭД.

Таким образом, видно, что компании достаточно серьезно оценивают необходимость решения задач управления документами — лишь 12,9% респондентов сообщили, что у них не было проектов в этом направлении и они не планируются. В то же время 35,5% указали, что такие системы внедрены или внедряются сейчас на корпоративном уровне, 27,7% отметили, что подобные проекты были сделаны или делаются на уровне отделов. Почти пятая часть опрошенных сказали о планах начала серьезных проектов по управлению документами в течение ближайшего полугодия. Но все же на сегодняшний день об отсутствии СЭД на корпоративном уровне или между отделами сообщили свыше 40% респондентов.

Среди главных препятствий на пути реализации проектов по внедрению СЭД были названы высокая стоимость, необходимость решения других более актуальных технологических проблем, а также недостаток ИТ-ресурсов (рис. 2). А основные проблемы в ходе выполнения проектов — превышение запланированного бюджета, недооценка организационных проблем и технологических сложностей, а также низкий уровень поддержки со стороны пользователей (рис. 3).

Среди тех, кто уже применяет в своей работе системы управления документами, более половины считают, что окупаемость инвестиций оказалась на уровне ожидаемой и даже выше. Другой точки зрения придерживаются почти 30% опрошенных, а почти пятая часть сообщила, что ожидания в отношении окупаемости не были определены изначально. Что же касается полученной экономии времени от внедрения СЭД, то тут ожидания вполне оправдались в 90% случаев. Подавляющее большинство респондентов считает, что в целом отдача от инвестиций в СЭД находится примерно на одном уровне с другими ИТ-проектами.

Финансовые и организационные аспекты являются самыми сложными при решении вопросов управления документооборотом в организациях. Среди основных трудностей были названы обоснование инвестиций, привлечение совета директоров и сотрудников, определение требований. При выборе же СЭД решающую роль играют простота ее внедрения и использования, а также надежность (рис. 4).

Опрос показал, что одной из критичных проблем в организациях является уровень подготовки специалистов, отвечающих за внедрение и использование СЭД. На необходимость проведения обучения оптимальным методам управления документооборотом, контентом и данными указали две трети опрошенных. Другие исследования, проводимые в рамках проекта DOCFLOW, показывают, что именно недостаток знаний о технологиях ECM и навыков работы с ними является одной из причин отказа от работы с подобными системами. В то же время без универсальной систематизации представлений о функциях современных СЭД-продуктов потребителю почти невозможно разобраться в том, что ему вообще нужно из продуктов и технологий, что внедрить в первую очередь, а что может подождать.

Имея это в виду, в рамках проекта DOCFLOW в 2009 г. был запущен специальный учебный курс ECM Practitioner, разработанный ведущими мировыми экспертами по управлению корпоративным контентом из ассоциации AIIM, переведенный и адаптированный к местным реалиям. Хотя эта программа обучения только стартовала — в Москве прошло всего два занятия, уже больше 70 человек (в том числе из таких организаций, как Федеральная налоговая служба России, Министерство финансов России, мэрия Москвы, Мосэнерго, Газпром, Межрегионгаз, Газпромнефть, Альфа-Банк, “МегаФон”, РосРАО, РОСНО) прослушали программу, прошли сертификацию и дали свои положительные оценки.

Таблица 1. Согласны ли вы с приведенными ниже высказываниями
о системах управления документооборотом или информационной среде предприятия?

Поделиться:


Тэги: Enterprise 2.0, ECM, СЭД


КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.

27.03.2019
Коммерческие компании все чаще переходят с иностранных продуктов на российские
Илья Зайчиков, product owner СЭД «Тезис», компания Haulmont, в интервью TAdviser рассказал о развитии системы электронного документооборота, результатах её продвижения на мировом рынке, а также опыте замещения и особенностях замены иностранных решений подобного класса.