Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
21.10.2010
Процессы против документов

21.10.2010. Сергей Бушмелев. Опубликовано в PC Week Review: Документооборот, сентябрь 2010.

Тема документооборота и управления взаимодействием сегодня – одна из самых обсуждаемых в ИТ. И если ранее авторы публикаций в основном говорили о корпоративном документообороте, то относительно новым трендом в «документооборотной» публицистике стала тема межведомственного документооборота и взаимодействия. Параллельное используются два термина – межведомственный и межкорпоративный документооборот. Часть экспертов придерживается такой точки зрения: межведомственный документооборот может существовать только между государственными органами (G2G), а если документами обмениваются коммерческие организации (B2B) – такой документооборот называется «межкорпоративным». Сразу же возникает вопрос, каким термином обозначить документооборот между государственными органами и коммерческими организациями? С другой стороны, даже между государственными органами отношения возникают не только при осуществлении государственных функций, но и в рамках повседневной хозяйственной деятельности. Поэтому в контексте данной статьи, документооборот между самостоятельными организациями, будь то государственными органами или коммерческими структурами, будет именоваться «межорганизационным».

Сейчас большинство инициатив под межорганизационным электронным документооборотом и взаимодействием, прежде всего, подразумевают обмен электронными документами. То есть, «все то же самое», только вместо бумажного документа – электронный, вместо собственноручной подписи – ЭЦП, вместо традиционной почты – e-mail. Например, такую модель межорганизационного (в данном контексте, межведомственного) электронного документооборота (МЭДО) в федеральных органах власти содержит Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» . Архитектура системы МЭДО представляет собой классическую «звезду»: есть головной узел, есть узлы участников межорганизационного электронного документооборота. Головной узел и узлы участников соединяют защищенные каналы связи. Несмотря на то, что это называется «взаимодействием федеральных информационных систем электронного документооборота», по сути, такая схема – классическая реализация защищенной электронной почты. И пусть в качестве адресата и адресанта электронных сообщений в документе называются «информационные системы электронного документооборота», в этой схеме они выступают в роли обычных почтовых ящиков.

Такая «документоцентрированная» схема вполне работоспособна для периодического взаимодействия слабо связанных субъектов. Но на самом деле, взаимодействие в государственных и бизнес-средах имеет более сложный характер. На языке процессного подхода, мы имеем дело со сквозными бизнес-процессами. Процесс может быть инициирован в одной организации, иметь исполнителей в других, а контролеров - в третьей организации. Формально взаимодействие осуществляется в виде обмена документами. Но это не должно вводить в заблуждение: обмен документами производится в рамках сквозного бизнес-процесса. Документы в этом случае содержат не все знания о процессе, значительная часть информации (подписи, даты, и др.) содержатся в метаданных документов и самого бизнес-процесса. Для государственных органов примером такого сложного взаимодействия, автоматизация которого выиграла бы от применения процессного подхода, является взаимодействие в ходе оказания «электронных» госуслуг.

Однако госструктурам подойти к процессу автоматизации своего взаимодействия системно мешают их ведомственная разобщенность, зачастую отсутствие методологического центра, который смог бы оценить ситуацию в целом, там, где это нужно, оптимально перестроить бизнес-процессы, и автоматизировать их, а не просто организовать пересылку документов из ведомства «А» в ведомство «Б». В этом государственным органам стоит поучиться у представителей холдинговых структур, которые, без преувеличения, являются пионерами в области организации межорганизационного взаимодействия, в том числе, и электронного.

В случае электронного межорганизационного взаимодействия выделяют два уровня: методический и технический. На первом из них решаются вопросы организации правового пространства, определяются процедуры взаимодействия. На техническом уровне организуется взаимодействие ECM-систем участников. Остановимся на этом аспекте более подробно.

Идея объединить корпоративные системы в единый механизм не нова. Последней реинкарнацией этой идеи является сервисно-ориентированная архитектура (Service Oriented Architecture или SOA). Центральной частью SOA является корпоративная сервисная шина (Enterprise Service Bus), которая объединяет отдельные информационные системы. На рынке нет недостатка в решениях. Можно вспомнить Microsoft BizTalk, IBM WebSphere, Bea WebLogic - мощные масштабируемые промышленные системы, способные организовать обмен данными между несколькими информационными системами. «Оборотной стороной медали» является серьезная стоимость ESB-решений, а также необходимость содержания квалифицированных специалистов для сопровождения и развития системы взаимодействия.

С этой точки зрения, более интересна идея создания специализированного решения, способного объединить ECM-системы участников и организовать сквозные бизнес-процессы, при разумной стоимости. Примером такого решения являются сервисы взаимодействия систем DIRECTUM (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services или DICS). DICS предназначены для организации обмена информацией между системами, изначально никак не связанными между собой. Это могут быть системы DIRECTUM, установленные в разных организациях, имеющие разные версии, разную разработку и разную настройку. При этом обеспечивается соблюдение регламентов движения документов, поддерживается обмен документами с ЭЦП.

Основу DICS составляют следующие элементы:

  • контроллеры DICS – маршрутизирующие узлы, обеспечивающие передачу данных из одной системы в другую. Помимо этого, контроллер накапливает у себя часть передаваемой информации для быстрого подключения к нему новых систем;
  • агенты систем DIRECTUM – программы-представители DICS на стороне конечной системы. Основные задачи агента: накопление пакетов, отправка их контроллеру по расписанию, прием и накопление входящих пакетов и отправка их по расписанию в локальную систему;
  • правила экспорта и импорта пакетов – автоматические правила, определяющие порядок формирования пакетов и состав информации, включаемой в пакеты. Правила экспорта и импорта настраиваются в каждой системе, в справочнике «Правила преобразования объектов в структурированный формат».

Рисунок 1. Схема DICS

Сервисы, в соответствии с внутренними правилами, осуществляют передачу задач, документов и записей справочников из одной системы DIRECTUM в другую, используя возможности службы workflow, а также возможности специальных агентов и контроллеров. При этом взаимодействующие системы DIRECTUM предприятий холдинга полностью независимы технически.

На базе DICS уже реализовано несколько успешно функционирующих решений. Одно из таких решений – организация сквозных бизнес-процессов в Группе компаний «УРАЛХИМ». Внедрение DICS позволило автоматизировать следующие бизнес-процессы:

  • Согласование, ознакомление и контроль исполнения приказов и распоряжений по основной деятельности. Приказ может быть выпущен в головной или дочерней компании и отправлен на согласование в соответствие с установленным списком рецензентов.
  • Работа со служебными записками. Автор служебной записки может быть сотрудником как головной, так и дочерней компании. После согласования в установленном порядке записка доставляется адресату, который может назначить исполнителей и контролера по данной записке.
  • Согласование договорных документов. Инициатором договора создается документ, который отправляется на согласование. Согласующие документ сотрудники также могут находиться как в головной, так и в дочерних компаниях.
  • Централизованная работа с доверенностями. Инициатор из дочерней компании готовит комплект документов. Пакет проходит предварительное согласование, после чего согласованный вариант распечатывается и подписывается Генеральным директором управляющей компании.

При помощи DICS удалось сделать сквозные бизнес-процессы прозрачными для пользователей. Не остались «в накладе» и администраторы системы. Решение получилось простым в администрировании. Кроме того, архитектура DICS позволяет без существенных затрат добавлять в контур управления новые организации и новые СЭД.

Рисунок 2. Схема согласования договора, инициированного в Управляющей компании, при наличии согласующих в Филиале холдинга

По словам Дилары Киселевой, руководителя проекта от Группы УРАЛХИМ, внедренное решение на базе DICS позволило реализовать принципиально иной подход к автоматизации бизнес-процессов в компании со сложной структурой: «Внедрение DICS дало возможность поддержки нескольких гибких режимов обмена данными между подразделениями, а также учета различных вариантов бизнес-процессов, в зависимости от локальных регламентов. Важно, что при создании проектных решений, в первую очередь, были приняты во внимание все особенности взаимодействия между организациями холдинга, с учетом их иерархии и различных условий в ходе тех или иных маршрутов. В результате полученная разработка была полностью ориентирована на потребности нашей компании. Плюс ко всему, это позволило пересмотреть необходимость некоторых операций в ходе совместной работы с учетом новой, процессно-ориентированной модели».

Руководитель проекта от компании DIRECTUM Павел Кривицкий добавляет к этому, что главным эффектом, которого удалось добиться от внедрения DICS, стало повышение удобства работы для сотрудников группы компаний: «В первую очередь, Заказчик ставил перед нами задачу – ориентация на конечного пользователя. Поэтому предложенное решение не было направлено на перестройку существующих бизнес-процессов, а, наоборот, призвано сделать более наглядным и интуитивно понятным уже налаженный механизм взаимодействия сотрудников. Как итог, во-первых, было создано единое информационное поле внутри группы компании за счет объединения справочной информации из разрозненных источников. Во-вторых, благодаря тому, что проектное решение предусматривало максимум вариантов взаимодействия, конечному пользователю оставалось лишь выбрать нужный вариант типового маршрута или документа, что значительно упростило и ускорило автоматизируемые процессы».

Вместо эпилога можно сказать следующее. Межорганизационный электронный документооборот – это реальность сегодняшнего дня, это развитие существующего взаимодействия, как в государственных органах, так и в бизнес-среде. Для того, чтобы сделать МЭДО эффективным, зачастую бывает недостаточно заменить обмен бумажными документами электронным документооборотом – большую эффективность дает процессный подход. Эту возможность предоставляют современные ECM-системы, по умолчанию включающие workflow-возможности. А средства организации взаимодействия ECM-систем, такие как DICS, дают возможность автоматизировать сквозные бизнес-процессы, объединяющие инициаторов, исполнителей и контролеров из разных организаций, но при этом объединенных в единый контур управления.

Пообщаться с представителями этого и других клиентов DIRECTUM, обсудить с экспертами ECM-решения для распределенной работы, интеграционные решения и примеры их успешного использования можно будет на форуме, который пройдет 16 ноября в Москве (необходима предварительная регистрация на сайте http://days.directum.ru).

1. Блог А.Колесова «Межведомственный и межкорпоративных документооборот. В чем разница?» http://ecmclub.blogspot.com/2010/02/blog-post_08.html

2. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 г. Москва «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» http://www.rg.ru/2009/09/30/elektr-dok.html

Поделиться:


Тэги: BPM, Workflow


КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.