Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
01.08.2012
Сценарии мобильной работы

01.08.2012
Автор текста: Наталья Жилкина
Опубликовано на: www.ibusiness.ru


Согласно Gartner, в 2014 году количество функционирующих в мире устройств, которые используют облегченную мобильную версию операционной системы, превысит общую инсталлированную базу ПК.

А по данным аналитической компании IDC, уже к концу 2011-го почти половина всех мобильных устройств, используемых на рабочих местах, принадлежала сотрудникам. Концепция BYOD продолжает набирать обороты, и ИТ-менеджерам не остановить этот процесс; остается подумать, как извлечь из него максимальную выгоду.

Сценариев работы мобильных пользователей, в которых заинтересованы сегодня компании, множество. Но начать разговор о них стоит с определения того, кто является исполнителем этих сценариев. В центре корпоративной мобильности компании «АйТи» выделяют три основные категории корпоративных пользователей, для которых реализуются типовые классы рабочих мест: топ-менеджмент и руководители, линейные сотрудники, персонал полевых и оперативных служб.

Что же касается типовой функциональности, то на сегодня наи­более востребованными сервисами мобильной инфраструктуры являются мобильная почта, календарь, корпоративная адресная книга, файловый доступ, управление проектами, оперативная аналитика и отчетность, корпоративные системы (документооборот, CRM и проч.), видеоконференции, заявки ТОИР, инвентаризация и заказ МТР, системы физической безопасности для сотрудников.

Среди преимуществ, которые несет в себе корпоративная мобильность, руководитель центра мобильных технологий компании «АйТи» Сергей Орлик отмечает оперативность информирования и принятия решения, удобство работы и повышение личной продуктивности, поддержку баланса деловой активности и личной жизни, постоянную «подключенность» при оперативном исполнении поручений и заданий, увеличение скорости выполнения бизнес-процессов, повышение персональной продуктивности и удовлетворенности, повышение точности информации о материально-технических ресурсах, и конечно — уникальное удобство работы.

Какие же новые сценарии мобильных рабочих мест наилучшим образом вписываются сегодня в существующий ИТ-ландшафт?

Сценарий 1. Мобильная работа с корпоративными файловыми ресурсами

В просторечье — «корпоративный dropbox». Это один из наиболее популярных сценариев мобильной работы. Достаточно развернуть специализированный сервер, интегрированный с Microsoft Active Directory, чтобы с помощью мобильного клиента получить единую точку доступа к корпоративным файловым ресурсам. «Родные» для iPhone, iPAD, Android, BlackBerry приложения-клиенты для такого сценария уже существуют. Сценарий обеспечивает защищенный доступ к совместно используемым и личным файловым папкам с возможностью локального сохранения и работы офлайн с поддержкой шифрования. Возможна отправка файлов, размещенных на корпоративном сервере, по электронной почте, а также интеграция со средствами печати, факса и сканирования.

Сценарий 2. Офисный пакет

Пользователь этого сценария может просматривать и редактировать документы формата Microsoft Office непосредственно на мобильных устройствах с iOS и Android. Оптимизированный пользовательский интерфейс учитывает специфику планшетов (небольшой размер экрана и элементов для управления жестами). Корпоративная версия офисного пакета развертывается на мобильных устройствах через внутрикорпоративный магазин приложений. Она включает дополнительно настраиваемые функции обеспечения безопасности обмена деловой информацией.

Сценарий 3. Документооборот

Мобильный документооборот — один из примеров уже получившего распространение на рынке сценария мобильной работы. На российском рынке это приложение стало, по сути, хитом, его уже внедрили многие компании. И это несмотря на то, что документооборот является примером одного из приложений, которые изначально были созданы для традиционного сценария использования.

Внедрение мобильного документооборота реализуется путем интеграции мобильного клиента с одной из имеющихся на рынке систем СЭД. Он включает в себя привычный для пользователей iPad интерфейс, оптимизированный по функционалу для руководителей. Сергей Орлик перечисляет свойства мобильного документооборота, относящиеся к категории удобств: желательно, чтобы система не требовала дополнительного обучения и для топ-руководителей могла заменить работу традиционного СЭД — выдать поручение по документу (или без него) в виде текстовой, голосовой или графической резолюции, использовать ранее подготовленный проект резолюции, вынести решение по поступившему документу (подписать, отклонить, согласовать), составить комментарий на согласование/подписание, отправить документ для ознакомления и исполнения.

Сценарий 4. Бизнес-аналитика и интерактивная отчетность

Ведущие мобильные системы бизнес-аналитики и интерактивной отчетности работают как клиенты к существующим бизнес-аналитическим и отчетным системам (BI) и интегрируются с корпоративными системами (SAP, Oracle и проч.). Мобильный сценарий BI поддерживается на смартфонах (Android, BlackBerry) и планшетах (iPad, Android). Одним из наиболее зрелых решений BI, в том числе и мобильной версии, является продукт компании MicroStrategy. MicroStrategy Intelligent Server работает с любыми корпоративными источниками данных, включая СУБД, хранилища и другие аналитические системы, таблицы и файлы, и может выступать в качестве основной аналитической системы.

Мобильное приложение BI позволяет оперативно решать множество задач, — тех, что связаны с анализом информации, ее вводом и принятием стратегических решений. И все чаще мобильный BI внедряется для задач управления проектами, а не только для высшего менеджмента, сфокусированного на вопросах стратегического управления или финансового планирования. Примеров множество – от ритейла до ремонтных организаций, которым необходима ежедневная и ежечасная актуальная информация.

Мобильный BI позволяет быстро получить ответ на вопросы, почему то или иное событие произошло, какие могут быть последствия, как улучшить ситуацию. Например, с одной стороны, это может быть планирование затрат, при котором важна не только точность и достоверность данных, но также и сценарный анализ «что если». Второй важный момент — это обеспечение непрерывности бизнеса. Поскольку во многих коммерческих структурах это связано с поставками, клиентам важно, чтобы бизнес не остановился, чтобы запасы на складах были достаточны, чтобы не было простоев в производстве продукции.

При планировании доходов мобильные системы BI также могут быть использованы с целью анализа и прогнозирования заказа и продаж производимых предприятием изделий. Речь идет об анализе статистики продаж по конкретным точкам, выявлении трендов, динамике, сравнении с предыдущими периодами и прогнозировании возможных результатов, к которым нужно стремиться, учитывая сезонные тренды, те или иные события в компании.

Сценарий 5. Сканирование и печать

С помощью мобильных технологий стало возможно сканировать документы из тех областей офиса, которые недоступны клиентам. Такую задачу, например, решили разработчики компании Canon. Используя новую модель мобильного сканера imageFORMULA P-215, пользователь может без источника питания (используется питание по USB от компьютера) сканировать документы где угодно и когда это нужно бизнесу. Мобильный сканер позволяет одним кликом произвести пакетное, документное сканирование. В планах компании — развитие этого продукта для работы с платформой Android. И еще один шаг в будущее — это беспроводная работа с планшетами.

Документы — на подпись

В российской «дочке» международного энергетического концерна E.ON электронным документооборотом мы пользуемся уже более года. Основными требованиями к системе СЭД была возможность мобильного доступа через Интернет и простота работы пользователей. Эта задача была реализована на базе российского продукта Directum. Руководству «Э.ОН Россия» часто требуется переслать на согласование или ознакомление приказы, служебные записки и распоряжения. И зачастую ответственные сотрудники, находящиеся вне офиса, существенно тормозили процесс принятия или согласования решений. Сейчас, имея мобильный доступ в СЭД, топ-менеджер, получив на мобильную почту оповещение о том, что необходимо согласовать какой-то приказ, может сразу это сделать с помощью мобильного устройства, либо отправить его на доработку со своими комментариями или перенаправить своим сотрудникам на проверку. По служебным запискам также можно написать свою резолюцию или переслать её на исполнение своим сотрудникам. Мобильность доступа к системе документооборота в любое время и в любом месте значительно ускорила процесс принятия решения рабочих вопросов и сократила сроки прохождения потока документов в нашей компании.

С внедрением электронного документооборота все бизнес-процессы в компании стали выполняться значительно быстрее. Больше нет необходимости переносить ворох бумаг на подпись с этажа на этаж, а также перепечатывать эти документы в случае корректировок. В зависимости от алгоритмов документ рассылается всем на подпись параллельно или последовательно. Электронный приказ может быть создан буквально за несколько минут, быстро согласован (если все ответственные лица поставят свою электронную подпись), направлен на подпись гендиректору и затем отправлен в рассылку получателям на исполнение. При удачном стечении обстоятельств на весь этот процесс может уйти не больше часа. В нашей старой «бумажной» системе документооборота эти процессы проходили гораздо дольше и значительно сложнее: приходилось «приделывать ноги» документам, последовательно перемещать их по кабинетам и ждать подписи от каждого ответственного лица...

Мобильные устройства в пользу бизнеса

Решение компании HAULMONT Mobile Force Management, предназначенное для автоматизации деятельности «работников в полях», позволяет управлять работой сотрудников вне офиса. Составной частью решения являются мобильные устройства, обеспечивающие возможность быть постоянно на связи с офисом и обмениваться необходимой информацией. Сотрудники получают на мобильные устройства четкие задания: куда ехать, какие работы выполнять, что для этого требуется — без необходимости заезжать в офис. Например, «полевые сотрудники» одного из наших заказчиков JBW Group (служба судебных приставов) неделями не заезжают в офис, обмениваясь необходимой информацией через мобильные устройства. Практически так же поставлено дело у другого нашего клиента — крупнейшего оператора услуг такси в Великобритании Addison Lee: весь объем работ там получают на мобильные устройства, таким же образом и отчитываясь.

Кроме того, система сама прокладывает оптимальный маршрут, распределяя задания между различными «полевыми сотрудниками». Это позволяет не только снижать накладные расходы компании, но и сводить скорость реакции на запрос к минимуму, повышая лояльность конечных клиентов и обеспечивая стойкое конкурентное преимущество. Кроме того, оперативная деятельность компании становится прозрачной: наши клиенты видят, в какой точке города находятся их сотрудники, какое задание выполняют. Существует возможность в режиме реального времени обновить их расписание, перепланировать маршрут и так далее. При этом сотрудникам не нужно готовить какие-либо отчеты, везти их в офис: вся информация отправляется туда с мобильных устройств; даже если в определенный момент времени сотовая связь отсутствует, сотрудник может работать в офлайн-режиме. Обеспечивается высочайшая скорость реакции, удобство работы сотрудников выходит на совершенно новый уровень.

Таким образом, мобильные устройства позволяют создавать приложения для автоматизации бизнеса «законченного цикла» — когда входящие заявки автоматически обрабатываются (автоматически составляется расписание их обработки с учетом приоритетности, срочности, типа и т. д.) и поступают соответствующим работникам «в полях», с возможностью мгновенного получения обратной связи и результатов.

Можно также сказать, что и в России появилось уже несколько клиентов, желающих внедрять технологии Mobile Force Management.

Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.