Детальная картина российского рынка ECM 2011–2012 годов, отражающая тенденции его развития, характерные особенности и проблемы, воссоздана в исследовании проекта DOCFLOW.

Целевая аудитория исследования «Российский рынок ECM 2011/2012»

Опрос проводился на официальном сайте проекта www.DOCFLOW.ru, а также среди посетителей конференции-выставки DOCFLOW 2012 Москва. Общее количество респондентов составило 1052 человек из всех сфер экономики. Бумажные анкеты были отсканированы с помощью потокового сканера и распознаны с помощью программы ABBYY FlexiCapture.

Количество сотрудников в организации

Сферы деятельности

Структурное подразделение

Занимаемая должность

42% - сотрудники крупных организаций, с численность от 500 до 1000 и более рабочих мест.
25% - представители среднего бизнеса. Остальные – имеют отношение к малым организациям до 100 рабочих мест.

При этом половина респондентов занимает руководящие должности. Из них 47% являются руководителями отделов, департаментов и 4% респондентов являются руководителями организаций. 44% участников опроса – менеджеры среднего звена, имеющие отношение к вопросам управления документооборотом и бизнес-значимой информацией.

Стратегически важный элемент

Большинство компаний рассматривает документооборот как базовый, «каркасный» элемент деятельности организации: повышение эффективности бизнеса как основную цель внедрения СЭД/ЕСМ выделяют треть респондентов (30%). На втором месте в иерархии целей (27%) — оптимизация бизнес-процессов, на третьем — возможность приведения данных в соответствие законодательным и нормативным требованиям (13%).

Самый важный бизнес-фактор для выбора решения в области СЭД

Значимость управления корпоративным контентом для эффективности бизнеса подтверждают ответы респондентов на вопрос о том, кому делегирована ответственность за выбор и внедрение СЭД. В трети организаций (33%) ее берет на себя первое лицо — директор или президент. В каждой четвертой компании (24%) за процесс отвечает ИТ-директор, а в 14% — специалист службы ДОУ.

Ответственный за выбор и внедрение СЭД

Но несмотря на то, что как минимум в трети компаний вопрос выбора и внедрения СЭД считается стратегически важным и им управляет первое лицо компании, до сих пор есть организации, где вопросы документооборота неподведомственны пока никому (11%).

Выбирая систему для решения задач документооборота, компании в первую очередь ориентируются на удобство использования: с большим отрывом как фактор выбора ПО лидирует usability (за простоту использования ECM-системы и удовлетворенность существующими приложениями было отдано подавляющее большинство голосов — 569).

Влияние аспектов ECM на выбор новых продуктов

Отметим, что получать СЭД/ЕСМ из «облака» организации пока явно не готовы: при выборе системы на ее доступность по технологии SaaS обратили внимание только 35 специалистов. Большинство организаций (78%) не используют и не планируют использовать системы управления документооборотом на базе технологии «облачных» вычислений, такие как Google Docs или MS Azure; из них 52% опрошенных не намерены это делать, а еще 26% сомневаются, что когда-либо прибегнут к ним.

Использование "облачных технологий"

А технологии CMIS (предлагаемый ведущими производителями пакет стандартов, состоящий из набора веб-сервисов для совместного использования информации, хранимой в несвязанных между собой хранилищах контента) пока вообще находятся вне поля зрения большинства организаций. Треть респондентов (30%) сообщила, что ничего не слышали раньше о CMIS, еще около трети (30%) отметили, что у них нет информации по данному вопросу. Пятая часть опрошенных (19%) знают о существовании CMIS, но не планируют их использовать.

Окупаемость ECM

Еще одно подтверждение тому, что информация рассматривается как ценный корпоративный ресурс, — в оценках окупаемости систем СЭД/ECM. Почти половина респондентов (41%) считают, что фактическая окупаемость инвестиций в систему управления документооборотом или информационной средой предприятия довольно высока.

Окупаемость системы управления документооборотом или информационной средой

А вот в оценке косвенных преимуществ респонденты практически единодушны: 90% считают, что эти ожидания от внедрения ECM-систем оправдываются, в некоторых случаях даже с избытком.

Оценка косвенных преимуществ от внедрения ECM-систем

Через тернии к ECM

Основные проблемы при внедрении СЭД смещаются из технологической плоскости в организационную. Наибольших усилий требует грамотная оценка организационных и технологических сложностей, определение требований к системе, предотвращение конфликтов с устоявшимися нормами в рамках компании, вовлечение пользователей, и, конечно, разрастание бюджетов.

Основные проблемы при внедрении СЭД

Непосредственно принятие решения о внедрении ECM-системы в основном сдерживает долгий процесс понимания и определения требований к системе (49%), а также сложность в обосновании инвестиций, которая возникает в каждой третьей организации (35%).

Основная причина задержек при принятии решения о внедрении

Время собирать контент

Единое информационное пространство становится по-настоящему единым: организации стремятся получить быстрый доступ ко всей корпоративной информации, перевести данные с бумажных носителей в электронный формат. По данным исследования, увеличиваются расходы на промышленные сканеры, многофункциональные принтеры и МФУ, на внедрение технологий управления документооборотом.

Сканирование и перевод документов в электронный вид

Управление документами

Распознавание и извлечение информации (OCR/ICR)

В частности, виден ощутимый рост расходов на портальные технологии, обеспечение безопасности контента и бизнес-аналитику.

Портальные технологии

Обеспечение безопасности контента

Остро стоит проблема организации поиска растущих объемов данных. Более половины участников (60%) отметили, что информацию им проще найти в Интернете, чем во внутренних информационных системах компании, и только 9%, наоборот, сообщили о простоте поиска во внутренних системах. 31% считает, что поиск и там и там удобен одинаково. Можно предположить, что в ближайшем будущем производители определят удобство поиска одним из приоритетных направлений развития систем.

Оценка удобства поиска информации

Тип поиска данных и документов

Стратегически большинство организаций стремится уйти от «лоскутного» подхода к формированию единого информационного пространства и нацелено на построение новой, единой ECM-системы на основе технологий, предоставляемых одним вендором (21%). В равной мере (по 15%) респонденты отметили миграцию и замену существующих систем на новую ECM-платформу одного вендора и выборочные обновление/замену/миграцию существующих систем на уровне отдельных департаментов.

Стратегия в области ECM и управления документами

Потребность в анализе данных различается в зависимости от их типа: наиболее востребованной является аналитика информации, содержащейся в различных хранилищах данных, в ECM-системе и контента электронной почты. Отчетливо виден рост потребности в анализе внешних социальных ресурсов (блоги, социальные сети).

Хотели бы иметь инструменты анализа, но пока их не используем

Востребована ЭЦП, но пока в узкой нише обмена юридически значимыми финансовыми документами с внешними контрагентами (39% используют, 28% планируют). Во внутреннем документообороте электронная цифровая подпись пока широкого применения не получает (57% не используют, 26% пока планируют).

Использование ЭЦП (электронная цифровая подпись)

К инновационным технологиям класса Enterprise 2.0 организации пока относятся с некоторой осторожностью: наибольшее количество респондентов (316 человек) отметили, что используют технологии класса Enterprise 2.0 только для совместной работы с документами и файлами, а в 381 организации технологиями класса Enterprise 2.0 не пользуются вообще.

Используемые технологии класса Enterprise 2.0

Абсолютное большинство респондентов (681 голос) отметили, что их компании не собираются передавать на аутсорсинг ECM-функции.

Аутсорс ECM-функций

Преодоление хаоса

Организации не только осознают значимость контента как ценнейшего корпоративного ресурса, но и стремятся освоить его, обрести возможность извлекать из «контентных залежей» ценную информацию «здесь и сейчас». Именно эта тенденция проявляется в ранжировании проблем, связанных с управлением контентом.

Основная проблема управления данными, по мнению сотрудников, заключается в неопределенности бизнес-процессов (28%). Среди других серьезных проблем названы сложности поиска необходимой информации и документов (27%), невозможность удобной коллективной работы (18%), невозможность отслеживать перемещение информации в организации (8%) и дублирование информации (8%). Интересно, что неконтролируемый веб-контент пока практически не рассматривается как препятствие в работе с корпоративной информацией: этой проблеме уделили внимание всего 4% респондентов.

Самая частая проблема управления данными