Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
06.08.2013
ECM как стратегия: сокращать издержки, приносить долгосрочные выгоды

Любая стратегия направлена на достижение долгосрочных целей и является одним из условий эффективного развития бизнеса. Ориентация на результат – общее основание всех стратегий. И каждая компания рано или поздно сталкивается с необходимостью формирования собственной стратегии в ответ на вызовы рынка.

ECM-стратегия рождается там, где тема ECM поставлена во главу угла. Речь не обязательно идет об организации в целом – источником ECM-стратегии может быть и отдельное подразделение внутри компании. И соответственно, далеко не каждая организация сразу приходит к разработке подобной стратегии. Тема ECM может стать центральной в процессе решения смежных задач – например, в ходе проекта внедрения ERP, АБС или биллинговых систем. И такой путь является достаточно распространенным в нашей практике.

Переход к решению комплексных задач управления всей неструктурированной информацией происходит постепенно, через необходимость решения базовых задач. Другими словами, заказчик ECM должен «созреть» до разработки ECM-стратегии. Это означает не только понимание целей ECM руководством компании, но и вовлечение линейного персонала в процессы управления контентом. Начиная построение ECM с общепонятных задач, затрагивающих всех сотрудников, большинство заказчиков поступательно движутся к решению более сложных, глобальных ECM-задач. Наилучшим образом этот процесс описывается моделью зрелости в области ECM, применение которой позволяет сделать процесс «созревания» заказчика ECM более целенаправленным.

Так, на начальном уровне зрелости, технические средства ECM используются слабо: нет единого информационного пространства, нет стремления к обмену документами в электронном виде. При необходимости решения отдельных ECM-задач и внедрении каких-либо разработок для их реализации, компания переходит к потенциальному уровню. На данном уровне во главе угла стоят базовые задачи: перевод в электронный вид внутреннего взаимодействия, автоматизация канцелярии, организационно-распорядительного документооборота. Как только ECM-система начинает использоваться сотрудниками компании активно и появляется необходимость развития системы, заказчик ECM достигает стабильного уровня. Здесь возможно решение более специфических бизнес-задач: например, создание электронного финансового архива, управление проектной документацией, документами СМК и т.д. На данном уровне также осознается необходимость взаимодействия с внешним окружением в электронном виде.

Наличие собственной ECM-стратегии характеризует достижение прогнозируемого уровня зрелости. Компания, достигшая этого уровня, может оценить необходимость, скорость внедрения и стоимость ECM-решения. Появляется необходимость создания единого информационного пространства, решаются задачи интеграции. На данном уровне также становится возможным подсчитать как качественный, так и количественный эффект от внедрения.

При этом, желательно, чтобы эффект был четко прогнозируемым и верифицируемым. Поэтому важно уже при формировании стратегии определить систему оценки эффекта. В первую очередь, это позволит выбрать наиболее подходящее средство достижения эффекта. В случае с ECM это также позволяет собрать необходимую информацию для оценки.

Основываясь на многолетней практике, мы выделяем 4 типа эффектов, позволяющих произвести количественную оценку внедрения ECM (подчеркнем, что речь идет об оценке внедрения, а не оценке конкретной ECM-системы):

  • удешевление процесса (за счет снижения трудоемкости, оптимизации);
  • удешевление отдельных операций или функций (поиска, доступа к данным и проч.);
  • снижение рисков (как вероятности, так и последствий их наступления);
  • экономия материальных ресурсов (бумага, расходные материалы).

При выделении эффектов формулируется «причина затрат» (проблема) и «характер, объем затрат» (последствие).

Использование данной методики нашими консультантами на протяжении ряда лет дало возможность не только оценить выгоды внедрения в количественном выражении для каждого конкретного проекта – но и собрать определенную статистику, выделив типы предприятий с общими чертами при расчете эффекта от ECM:

  • компактные организации, с расположением сотрудников компании в рамках одного офиса;
  • крупные предприятия с несколькими площадками, существенно повышающие эффективность работы за счет автоматизации распределенных процессов.

Как правило, ключевые показатели для подсчета эффекта от внедрения выделяются, исходя из уже разработанной на предприятии методики оценки эффективности всего бизнеса (например, BSC). Теперь же рассмотрим отдельно примеры подсчетов каждого из типов эффектов.

Удешевление процесса

Оценивается по стоимости процесса. Например, таким процессом может быть согласование и исполнение поручений, согласование договорных документов, создание и передача документов и т.п. Согласно нашей статистике, сокращение стоимости процесса создания и передачи документов в ходе согласования, колеблется от 8-15% для компактно расположенной компании, до 50% для крупного предприятия с несколькими площадками.

Удешевление отдельных операций (функций)

Оценивается по снижению трудоемкости. Под функцией в данном случае будем понимать определенную операцию, не привязанную к конкретному процессу: например, поиск или обеспечение доступа к документам. Так, экономия на поиске документов варьируется от 3 до 24% в зависимости от стиля работы с документами и от организации их хранения. Конкретный эффект может определяться, например, тем, как часто необходимо обращаться сотрудникам к отработанным или архивным документам.

Экономия материальных ресурсов

Обычно его подсчет не вызывает значительных трудностей. В этот показатель также включаются, например, такие затраты как стоимость внеофисного хранения и выемки документов. По нашим расчетам, для крупных предприятий этот показатель может достигать 20%. Если говорить о затратах на бумагу и расходные материалы, в одном из недавних наших проектов планируемое уменьшение числа снимаемых копий достигало 85% (для предприятия с разветвленной структурой). Однако при этом доля данного показателя в общем количественном эффекте от внедрения составляла не больше 2%. Что еще раз является подтверждением нашего тезиса о том, что экономия материальных ресурсов является одним из самых очевидных, но далеко не самым масштабным эффектом внедрения ECM.

Снижение рисков

Данный эффект относится к так называемым «стратегическим показателям». Их расчет является наиболее сложным и неоднозначным, т.к. часто принимаются завышенные значения показателей. Но даже сам факт их выделения позволяет оценить уровень проблем. В ходе одного из проектов был рассчитан эффект от снижения рисков по договорным процессам: недопущение наступления риска просрочки согласования и заключения договоров (это важно в первую очередь в рамках работы по тендерам). Снижение риска составило порядка 60%, и на второй план ушли все остальные проблемы.

Таким образом, мы можем видеть, что оценка эффекта от внедрения ECM вполне может быть проведена по фиксированной модели. В зависимости от сложности внедрения число необходимых данных для оценки варьируется, по нашим подсчетам, от 5 до 25 основных показателей. Сбор подобных данных, во многом, зависит как от общей информационной культуры и культуры бизнеса, так и от человеческого фактора.

В целом, вне зависимости от наличия разработанной ECM-стратегии и степени зрелости в компании, переход к более эффективным формам взаимодействия позволяет получить прогнозируемый количественный результат от внедрения. А это – еще один шаг на пути повышения эффективности работы компании.

Поделиться:
Автор текста: Василий Бабинцев, директор по маркетингу, компания DIRECTUM


Тэги: ECM, Стратегии


КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.