Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
24.07.2013
Эволюция документооборота

Несмотря на то что современное металлургическое производство максимально насыщено промышленными компьютерами и там представлены все уровни автоматизации, объем бумажных документов, которые в итоге появляются в бухгалтерии, велик. В начале 2013 г. Объединенная Металлургическая Компания (ОМК, один из крупнейших российских производителей трубной и колесной продукции) перешла на систему электронного архива при обработке первичных документов. В рамках данного проекта на всех предприятиях компании автоматизированы участки промышленного ввода приема первичных бухгалтерских документов. рассказать об этом подробнее мы попросили архитектора проекта ОМК "Электронный архив" П. Комовл.

В каком состоянии находилась автоматизация оцифровки документов накануне старта проекта?

Документооборот на металлургическом предприятии, как и на любом производстве, сопряжен с большим количеством внутренних документов. Все центры учета предприятий ОМК (бухгалтерии предприятий) ежедневно принимают около 18 тыс. листов документов.

Пиковая нагрузка увеличивает это количество на 30%. Ранее документы обрабатывались вручную, что делало бухгалтерскую функцию непрозрачной. К тому же это тяжелый не только интеллектуальный, но и физический труд - иногда требуется переносить документы палетами. Прозрачность бухгалтерской функции и наибольшую скорость обработки информации мы получили благодаря внедрению новых технологий приема и обработки бумажных документов и переходу к сервисной модели обслуживания.

Каковы текущие результаты проекта?

На данный момент ОМК имеет семь распределенных центров учета, каждый из которых разделен на две части: непосредственно центр, в котором принимаются документы, так называемые службы единого окна, и транзакционные центры, где принимается решение о принятии документов к учету. В самом начале перед нами встала задача создания участков массового ввода, которые в службе единого окна осуществляли оцифровку документов, принимаемых от обслуживаемых юридических лиц.

Следует отметить, что все документы, поступающие в службу единого окна, отсканированы и доступны тем, кто их сдавал, и другим заинтересованным подразделениям. Все учетные системы (а это не только бухгалтерские, но и финансовые системы, бюджетирование) интегрировали на уровне связи документов, то есть всегда можно обратиться к электронному архиву и посмотреть ту скан-копию документа, которой соответствует та или иная учетная операция.

Следующий результат - во всех центрах учета компании реализованы эталонные решения. Это как в сетевом супермаркете - вы приходите в любой из магазинов и заранее знаете, где находится тот или иной товар. Это позволяет задавать одинаково высокие стандарты обслуживания, поддержки, качества услуг, понятные и удобные всем сотрудникам.

Один из важных моментов - большинство бухгалтеров освободились от бумаги. Произошел перенос учетной функции с места регистрации юридического лица и места появления и хранения документов - стало возможным создание удаленных рабочих мест.

Какие решения по оптическому распознаванию документов вы использовали?

Проект реализован с использованием решений компании ABBYY в части средств оптического распознавания текстов и штрихкодов. Выбирая программное обеспечение для управления электронными ресурсами от различных поставщиков, мы везде внутри находили компоненты ABBYY, поэтому приняли логичное решение работать, что называется, с первоисточником. Оптические средства распознавания ABBYY содержатся и в программном обеспечении управления и нашими потоковыми промышленными, и офисными сканерами, и в средствах управления электронным архивом.

Расскажите немного о вашей системе уведомлений.

Благодаря тому что все документы доступны в электронном виде, появилась возможность уведомлять заинтересованных лиц и контрагентов об этапах их обработки (поступил, обработан, принят к учету или отклонен). Доступ к документам сейчас возможен через саму систему, но в скором будущем планируется обеспечить доступ через электронную комнату. Суть системы в том, чтобы внешние по отношению к ОМК лица, например наши клиенты, имели возможность увидеть документы на отгрузку еще до того, как эти документы и груз поступят на предприятие. Клиенты могут это сделать любым удобным способом: скачать с портала в интернете, получить по электронной почте и т.п.

Потребовал ли проект специальной техники?

Да, потребовалось оснастить участки промышленного ввода. Мы установили промышленные сканеры, умеющие работать не только быстро и экономично, но и безотказно в самых сложных производственных условиях. Используем также офисные сканеры, включенные в единый рабочий поток. Наш большой помощник - ручной сканер штрихкодов, удобное устройство для организации слежения за прохождением документов с момента поступления в центр учета до его архивации. Есть ли у вас какие-либо проблемы со сканированием?

Одновременно со сканированием производится автоматическое распознавание с помощью ABBYY FineReader Engine и автоматическая привязка к учетной системе для исходящих документов. Решение ABBYY FlexiCapture производит сверку на соответствие документов внутри пакета и данных в учетной системе. Различные сложности, возникающие в работе, устраняются своевременно. Повторяющихся инцидентов, которые сигнализировали бы о наличии каких-либо проблем, у нас не возникало. Таким образом, можно сказать, что в части промышленного ввода мы с проблемами не сталкивались.

Каким образом происходит маркировка документов?

На исходящих документах штрихкод печатается, на входящих документах - наклеивается. Уникальное кодирование обеспечивает идентификацию документа. Таким образом, в момент заполнения индексной карточки исходящего документа всегда можно считать из учетной системы информацию об этом документе, прибавить туда данные предварительной регистрации - важного этапа в работе с документами (когда фиксируется дата, место поступления документов, а также от какого юридического лица поступил документ и даже кто из сотрудников его принес).

Самоклеящиеся этикетки кроме уникальной идентификации обеспечивают качественное и простое сепарирование документов в пачке (штрихкод сигнализирует о начале документа). Плюсы таких этикеток в низкой стоимости и доступности - их легко изготовить, применять, к тому же на них помещается достаточный объем информации.

Стоит отметить, что при первичной регистрации документов редко, но все же случаются конфликты, и объективная дата поступления, считанная с помощью сканера штрихкодов, помогает нам их избежать. В дополнение к этому в ряде центров учета мы двумя камерами ведем видеофиксацию фактов передачи документов: кто пришел и что принес. Современные HD-камеры позволяют это делать с высоким качеством.

Как теперь формируются пакеты документов?

Для объединения нескольких документов используются технологические листы - наличие его в начале означает, что следующие за ним документы должны попасть в тот же пакет. Соответственно все документы, от одного технологического листа до следующего, - это единый пакет документов.

Павел, какие изменения претерпело архивирование документов?

Ключевой стала задача связки бумажных документов и их электронных образов. Каждому документу присваивается номер стеллажа и папки. Архивное хранение может быть сложнее, но сейчас мы используем только эти два значения. А если вы что-то перемещаете с одного места на другое?

Если документ перемещается, то просто в соответствующие поля вносятся новые значения. История перемещения фиксируется. Реализовано массовое присвоение атрибутов, указывающих на место хранения, поэтому документы можно архивировать и перемещать группами. Выдача оригинала - это изменение места хранения, которое должно быть зафиксировано с помощью того же инструмента.

Сколько хранится электронный документ?

Законом определено время хранения бумажного документа. Естественно, есть и наш внутренний регламент. Для общей бухгалтерии это пять лет. Полагаю, нет причин изменять сроки хранения электронных образов.

Какой экономический эффект был достигнут, как скоро вы окупили разработку и внедрение этой системы?

Говоря в целом, после введения системы электронного документооборота в ОМК центры учета были перенесены из дорогих регионов в более дешевые, снизилась количественная потребность в сотрудниках, занимающихся бухучетом. Более важно, что в данном случае достигнута другая цель: сократились сроки обработки документов, стала более прозрачной учетная функция, появился механизм, позволяющий отслеживать соблюдение сроков принятия решения по документу, Это скорее эффект гибкости, новых возможностей, снижения рисков. Мы стали дальше видеть и получили большее пространство для маневра.

Поделиться:
Автор текста: Данил Дехканов, Металлоснабжение и сбыт
Опубликовано на: www.abbyy.ru




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.