Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
19.08.2013
Оценка рисков и возможных последствий принятия стратегических решений в проекте по внедрению ЕСМ-системы

Для того чтобы проект по внедрению ECM-системы был успешным, а эффект от внедрения максимальным, необходимо тщательно продумать процесс внедрения. В каждом проекте существуют точки «принятия решений», от которых зависит развитие проекта и то, как система «приживется» в организации. Постараемся рассмотреть эти точки, с вариантами решений, их плюсами, минусами и рисками.

Как ни банально, но самая первая и важная точка принятия решения о внедрении системы класса ECM – это осознание, нужна ли организации именно ECM-система. Для того чтобы ответить на этот концептуальный вопрос, необходимо определиться с объемом документации, обрабатываемой в организации: количественным и весовым, а также с числом связей между потенциальными пользователями системы.

Объем документов зависит от типа, размера, сферы деятельности и принятой корпоративной культуры организации. Много – это сколько? Если в организации 5 сотрудников, то 1000 регистрируемых документов в год это много, 500 сотрудников и 50000 документов – много, 1500 сотрудников и 150000 документов в год – тоже много. На весовые характеристики влияет наличие документов большого объема: проектной документации, планов строительств, сканируемых документов.

Важным фактором для принятия решения служит взаимодействие между сотрудниками в плане обработки документов. Организации с большим числом связей (взаимодействий) между сотрудниками, но небольшим количеством контента, возможно, будет достаточно всего лишь внедрения коммуникационных сервисов. Результат не будет ECM-системой, но для того, чтобы выполнить цели организации этого будет вполне достаточно. И наоборот, задачи организации с небольшим числом связей, но высокими весовыми показателями, возможно, решит просто хранилище данных.

Если объем документов достаточно большой, важно, какую долю в общем объеме составляет регламентированное и нерегламентированное взаимодействие. Если нерегламентированных взаимодействий в организации много, то необходимо внедрение именно ECM-системы.

Следующей «точкой» является выбор решения и платформы. Помимо технических характеристик решений, ключевым фактором является выбор схемы лицензирования. При использовании OEM-схемы нет необходимости приобретать дополнительные лицензии на встроенные компоненты, что является плюсом. Но при этом программное обеспечение можно использовать только в составе того решения, которое будет приобретаться. В этом случае возникает риск ограничения, связанного с правилами использования решения.

При использовании Open source решения организация экономит на лицензиях, но возникает риск, что стоимость сопровождения может превысить сэкономленную сумму. Эта схема хороша в том случае, если в организации есть компетентные сотрудники, способные сопровождать такую систему.

Различные схемы лицензирования продуктов дают возможность выбрать удобную схему покупки: многие поставщики предлагают приобрести рабочее место с минимальным набором функций, а все дополнительные функции приобретать и подключать по мере необходимости за счет докупки дополнительных модулей и программных компонентов.

В другом варианте приобретается одна лицензия с правом на неограниченное количество автоматизированных процессов, позволяющая свободно тиражировать решение и расширять его функционал. Выбор зависит от предполагаемой схемы внедрения: масштабное внедрение с постепенным наращиванием функций системы, либо полнофункциональное внедрение с последующим тиражированием в подразделениях, филиалах, регионах.

Третья «точка» ̶ выбор между самостоятельным внедрением и привлечением внешних консультантов. Многое зависит от того, каким бюджетом располагает организация. Если бюджет проекта позволяет привлечь компанию-внедренца, целесообразно это все-таки сделать. При этом будет достигнут больший эффект при меньших рисках. Если же заказчик готов взять ответственность за внедрение на себя, можно использовать вариант кураторства и консультации. В этом случае внедрением занимается заказчик, но на проекте всегда присутствуют представители-консультанты.

Сложнее, если бюджет проекта ограничен. В этом случае необходимо понять, насколько важна для организации скорость проекта. Если скорость внедрения существенна, при этом у организации нет внутренних квалифицированных ресурсов, придется прибегнуть к помощи специалистов.

Самостоятельный вариант внедрения возможен в условиях ограниченного бюджета только при действительно низких приоритетах по срокам внедрения и запуска системы. При этом необходимо понимать все риски принятия этого решения. Системы такого класса достаточно сложные и по настройке, и по запуску самих процессов. Поэтому при самостоятельном внедрении будет страдать не только скорость внедрения, но и качество. Тут встают задачи поиска и обучения специалистов, а также риск потери «выросшего» специалиста, которому после внедрения может стать тесно в рамках проекта.

После внедрения и настройки системы наступает самый сложный и ответственный момент – ее запуск. И здесь тоже есть варианты.

Все и сразу – комплексная автоматизация, запускаем все процессы, имеем возможность сразу увидеть все плюсы и минусы, «тонкие места». Большая часть сотрудников оказывается охвачена работой с системой. Но при этом на пользователей ложится большая нагрузка по освоению большого объема функций, что приводит к большой нагрузке на группу сопровождения. На первых этапах возникают риски выхода из строя аппаратного обеспечения. Все эти проблемы решаемы. Но в режиме аврала возникает риск полного отказа от эксплуатации системы, связанный со сложностью или невозможностью ее использования.

По процессам – организация получает прозрачность и детализацию по каждому процессу на каждом этапе запуска. Вовлекаются практически все категории пользователей. Но в этом варианте не видна картина в целом, и сотрудникам некоторое время придется работать в нескольких системах параллельно. В этом варианте есть риск увеличения периода опытной эксплуатации, задержки запуска каждого следующего процесса, пока предыдущей процесс не будет «доведен до совершенства».

По подразделениям – является очень удобным вариантом, если в организации есть слабовзаимодействующие подразделения. Но в крупной корпорации выбрать «замкнутые» процессы довольно сложно. Если автоматизация будет какое-то время охватывать только «избранные» подразделения, необходимостью станет разработка временных, но очень подробных регламентов взаимодействия. Это может запутать пользователей и вызывать негативную реакцию. Также в этом варианте не будут видны все преимущества использования ECM-системы.

Подытоживая, хочу отметить, что наибольший эффект от внедрения организация получает когда при запуске проекта четко определены цели, и есть понимание, какой именно эффект она ожидает получить.

Поделиться:
Автор текста: Евгения Капустина, директор по развитию продукта компании «БОСС-Референт»


Тэги: ECM, Стратегии


КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.