Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
14.10.2013
Выбор модели ввода данных: централизованный, децентрализованный, распределенный ввод

Подготовлено DOCFLOW на основе материала AIIM «Back to Basics: Choose Your Model»,
http://www.aiim.org/community/blogs/community/Back-to-Basics-Choose-Your-Model


Исходя из размера компании, географической разнесенности ее подразделений и требованиям к связи между ними, сканирование, обработка и обмен данными может осуществляться по-разному. Выбирая стратегию внедрения решения по сканированию и вводу данных, стоит опираться на 3 основные модели:

  • централизованная;
  • децентрализованная;
  • распределенная.

Централизованная модель

Централизованная модель

При организации ввода данных по этой модели, сканирование документов происходит в одном, общем центре обработки (ЦОД), в котором организовано и сканирование, и проверка, и распознавание и хранение информации. Бумажные документы направляются туда из всех других подразделений компании. Следовательно, данная схема требует наличия надежных оперативных инструментов транспортировки документов.

Кроме того для эффективного развертывания централизованного ввода требуется оборудование, поддерживающее большие объемы и скорости сканирования, а также современное программное обеспечение для ввода и обработки данных. Благодаря производительности оборудования и стандартизации процесса при централизованной модели используется, как правило, небольшое количество операторов ввода.

Плюсы централизованной модели Минусы централизованной модели
Процесс ввода легко стандартизируется, поскольку все операции сосредоточены в едином центре. По сравнению с другими подходами, централизованная модель требует большего времени на обработку документа до момента получения доступа к данным. Это связано с объемами обрабатываемой информации и временем на транспортировку бумажных документов.
В работе задействовано небольшое количество операторов, затраты на обучение которых меньше, чем при использовании других моделей ввода. Доставка документов в центр обработки является постоянным расходом организации.
Схема позволяет получать единую отчетность по вводу, контроль также облегчен, так как направлен на один центр обработки. Обучение новых операторов требует дополнительных расходов.
Модель позволяет использовать единую систему резервного копирования. Процесс восстановления данных, таким образом, облегчается. Операторы сканирования могут не обладать достаточными знаниями о смысле и целях обрабатываемого документа, что может привлечь к ошибкам при проверках и дальнейшей передачи данных в работу.

Децентрализованная модель

Децентрализованная модель

В рамках децентрализованного подхода все операции по сканированию и вводу проводятся в тех департаментах, куда документы поступили. В каждой точке установлено и оборудование для сканирования с нужной пропускной способностью, и программные средства распознавания и обработки. Таким образом, при децентрализованной модели, разные точки ввода автономны, и процессы ввода настраиваются индивидуально под специфику работы каждой из них.

При таком подходе в процессе ввода участвуют операторы, обладающие, большим опытом и знаниями в отношении конкретных видов документов и их содержания. Стандарты обработки могут устанавливаться под требования отдельно взятого подразделения и организационного процесса.

Для процесса сканирования может использоваться менее дорогостоящее оборудование, рассчитанное на меньшие объемы, чем при централизованном вводе.

Плюсы децентрализованной модели Минусы децентрализованной модели
Введенные данные становятся доступны практически сразу, поскольку их обработка происходит на местах. Привести процессы сканирования и ввода, полностью протекающие в разных подразделениях, к единым стандартам может быть затруднительно.
Не требуется физической транспортировки документов, следовательно сокращаются затраты на логистику. Централизованный контроль и получение единой отчетности также затруднены.
Контроль за процессом сканирования ведется департаментом, осуществляющим сканирование, что позволяет, в том числе, устанавливать требования к вводу и обработке согласно специфике работы конкретного подразделения. Возможны более высокие по сравнению с централизованной моделью затраты на лицензирование программного обеспечения.

Распределенная модель

Распределенная модель

Распределенная модель также подразумевает единый центр обработки и хранения данных, однако сканирование документов проходит на местах. Доступ к оборудованию (сканеру, МФУ, факсу и т.д.) получает любой сотрудник организации. Далее, отсканированный, переведенный в электронный формат документ отправляется в центр для обработки и хранения.

Данная модель требует наличия надежной развитой сети для связи между точками сканирования и центром обработки. В случае если обеспечить качественную бесперебойную связь невозможно, схема не жизнеспособна.

Плюсы распределенной модели Минусы распределенной модели
Позволяет проводить сканирование и ввод данных в систему любому сотруднику организации. Без специальных доработок программного обеспечения сложно стандартизировать работу по вводу данных.
Процесс сканирования и получения доступа к данным облегчен, поскольку ориентирован на широкий круг пользователей. Специального обучения операторов не требуется. Усложняется контроль за безопасностью и сохранностью документов.
Процессом ввода данных целиком руководит создатель или конечный пользователь обрабатываемого документа. Сокращается риск ошибок при проверке и отправке данных в работу. Каждое используемое устройство должно быть надежно связано с единой сетью и репозиториями.

Большинство организаций используют комбинированные схемы ввода, учитывающие требования конкретных рабочих процессов и позволяющие получить максимум выгод от каждой из описанных моделей.


Также вы можете ознакомиться с обзором «От бумажных документов к электронным данным» полностью. Скачать.

Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.