Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
21.10.2013
Особенности организации ввода данных во фронт-офисе и бэк-офисе

В зависимости от специфики деятельности и задач компании выделяют два основных подхода к организации потокового ввода данных: обработка форм по мере их поступления, либо по мере накопления. Данная статья рассматривает оба подхода более детально с рассмотрением ключевых требований к системам ввода данных.

Система автоматизированного ввода может использоваться во фронт-офисе (от англ. front-office) – отделе, где собирают входящую документацию от клиентов и поставщиков. Такими подразделениями являются секретариат, операционные отделения обслуживания клиентов в банках и страховых компаниях, контакт-центры, отделы продаж и др. Вторым способом является использование потокового ввода данных в бэк-офисе (от англ. back-office), то есть во внутреннем операционно-учётном подразделении, например, в бухгалтерии, юридической службе, казначействе и др.


Ввод данных во фронт-офисе

Ввод данных во фронт-офисе

Подобные сценарии актуальны для отраслей, ориентированных на работу с большим количеством клиентов в том случае, когда процесс работы с контрагентом накладывает требования немедленной обратной связи по предоставленной в организацию документу.

Типичными примерами могут служить банковская и страховая отрасли, оптовая и розничная торговля. Клиенты заполняют документы: анкету на получение кредита, заказ на покупку, либо заявление на получение страхового полиса, в котором указывают, какой именно товар или услугу хотели бы получить. В подобных компаниях эффективность бизнеса во многом зависит от скорости обработки каждой клиентской заявки. Поэтому рабочее место оператора оборудовано для проведения полного цикла операций ввода (сканирование, распознавание, верификация, сохранение и передача полученных различные информационные системы). Все операции, как правило, осуществляются непосредственно там, где клиент заполняет и/или сдаёт документ. Там же обычно проводятся все вспомогательные операции, не связанные напрямую с вводом данных (формирование и распечатка счёта, утилизация или помещение в архив бумажной формы, и т. п.).


Ввод данных в бэк-офисе

Ввод данных в бэк-офисе

Второй подход можно проиллюстрировать на примере работы централизованной службы бухгалтерии крупной компании. Все финансовые документы из различных подразделений отправляются в централизованную бухгалтерскую службу, где их обрабатывают и направляют в информационную систему учета. Ежедневно бухгалтерская служба может обрабатывать несколько тысяч документов. При этом существуют жёсткие ограничения по времени обработки и ввода, связанные с финансовыми обязательствами компании и требованиями контролирующих органов. Очевидно, что для решения подобных задач необходима система автоматизированного ввода данных, однако так как в этом случае нет непосредственного контакта с контрагентом в момент обработки документа, то процессы обработки документов можно консолидировать и разнести во времени по отношению к моменту прихода документа в организацию.

Рекомендации по определению ключевых требований к системам автоматизации ввода данных:

  • Высокая точность и качество распознавания: от этого зависит качество исходного текста, над которым будут выполняться процедуры ввода данных и чем выше качество исходного материала, тем меньше возможных ошибок появится на последующих этапах обработки данных, таких как индексирование и верификация;
  • Возможность масштабирования: так как объём поступающей информации может сильно меняться под влиянием различных факторов (сезонной динамики, увеличения точек обслуживания клиентов, проведения различных рекламных компаний и пр.), важно обеспечить возможность быстрого и гибкого расширения системы автоматизированного ввода данных;
  • Высокая производительность и скорость ввода данных;
  • Автоматизированная обработка документов со сложной структурой: чтобы внедрение системы было эффективным, решение должно обеспечивать корректное извлечение данных и обработку разных типов документов в одном потоке;
  • Поддержка распределенного процесса обработки: в случае централизованной модели ввода, каждый оператор должен иметь чёткую специализацию и на всём протяжении процесса обслуживать только одну рабочую станцию;
  • Отказоустойчивость, эффективное распределение нагрузки и резервное копирование данных: архитектура решения должна обеспечивать непрерывность рабочего процесса, доступность и сохранность важной информации даже при самых серьезных отказах оборудования и ПО;
  • Возможности оперативной настройки системы в связи с появлением новых типов документов: так как документы могут существенно меняться, например, в связи с изменениями в законодательстве, в систему должны быть заложены гибкие возможности и удобные инструменты настройки системы для обработки измененных (новых) документов;
  • Интеграция с различными информационными системами: ERP-системами, электронными архивами и т. д.

Вывод

При выборе того или иного решения необходим тщательный анализ рабочих процессов организации. Это позволяет оптимально настроить систему, наладить и продумать необходимые логические связи, исходя из специфики конкретной организации.


Также вы можете ознакомиться с обзором «От бумажных документов к электронным данным» полностью. Скачать.

Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.