Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
12.12.2013
DOCFLOW-2013: развитие российского рынка СЭД/ЕСМ

Информационный аналитический портал ICT-Online подготовил материал по результат исследования DOCFLOW 2013.

Российские компании, стремясь повысить эффективность и увеличить скорость работы с документами, все чаще принимают решения о необходимости перехода от бумажного к электронному документообороту. Рынок СЭД/ЕСМ постепенно растет, появляются новые разработки, имеющие инновационные решения. За последнее время опыт компаний в этой области заметно вырос, наметились основные направления развития в этой сфере и даже появились некие тренды. Основываясь на результатах исследования информационно-аналитического портала DOCFLOW, проведенного в 2013 году, попробуем осветить самые интересные факты и выделить основные тенденции.

Немного о самом исследовании. Ежегодно информационно-аналитический проект DOCFLOW проводит опрос представителей российских компаний различного размера, от самых малых, имеющих менее 100 сотрудников до больших организаций, насчитывающих в своем составе более 1000 человек. Сферы деятельности организаций-участников опроса, тоже самые различные. Предметом исследования является опыт компаний в сфере управления корпоративным информационным контентом (Enterprise content management, ECM). Респондентами опроса, проведенного в 2013 году стали 950 человек. Больше половины из них занимают руководящие должности. И именно им в 27 % компаний подчиняются сотрудники, отвечающие за управление электронным документооборотом. Это объясняется важностью вопроса управления информационным контентом, так как работа СЭД напрямую влияет на эффективность работы всего предприятия. Интересен также тот факт, что в 18 % компаний пока совсем отсутствует отдел, отвечающий за электронный документооборот.

Кому подотчетны сотрудники, отвечающие за управление электронным документооборотом в организациях


В целом 2013 год показал хорошие темпы развития рынка: к 2013 году 64 % организаций начали переход к безбумажному документообороту; 41 % компаний внедрили СЭД/ECM-системы, а треть организаций на момент проведения исследования DOCFLOW находились в процессе внедрения. И только 10 % респондентов ответили, что пока не планируют внедрять электронный документооборот у себя в организации. При этом количество компаний, внедряющих СЭД на уровне всей организации, растет по сравнению с компаниями, внедряющими систему на уровне отделов.

Сравнение темпов роста и проникновения СЭД/ECM с 2009 по 2013 год


Тем не менее, все же более значимой характеристикой рынка пока является то, что до сих пор в компаниях, где СЭД внедрена на уровне организации, 40 % важных документов не попадает в систему (76 % там, где СЭД внедрена лишь на уровне отделов). По мнению специалистов проекта DOCFLOW эти цифры могут подтверждать предположение о том, что с внедрением системы электронного документооборота в организациях не меняются процедуры стандартной обработки данных. То есть документы, возможно, продолжают храниться в сетевых папках или на ПК сотрудников, а не в СЭД. Это предположение подтверждают приведенные ниже результаты опросов о процедуре обработки поступающей информации в компании:

Результаты опроса компаний, в которых СЭД внедрена на уровне организации


Результаты опроса компаний, в которых СЭД внедрена на уровне отделов


Несмотря на интенсивный рост заинтересованности руководителей компаний в переходе от бумажного документооборота к электронному, на этом пути возникает ряд сложностей. И основной проблемой остается устоявшееся на уровне государства мнение о якобы большей надежности бумажного документа, заверенного подписью и печатью, нежели его электронной копией, подписанный Электронной цифровой подписью (ЭЦП). Это фактор отметили 46 % респондентов, и на сегодняшний день он является главным препятствием при внедрении СЭД. Кроме того, большую роль играет человеческий фактор, так как многим сотрудникам удобнее читать, делать записи на бумаге, чем работать в программе, - об этом заявили 40 % опрошенных. Также серьезным препятствием является разнообразие бизнес-процессов в компании и сложности их описания.

Результаты опроса о причинах сложности перехода к электронному документообороту


Как показало исследование DOCFLOW, многие компании сталкиваются с определенными проблемами еще на этапе принятия решения о внедрении системы электронного документооборота. Например, сложности начинаются при формировании требований заказчика к системе. Этот вопрос очень важен, по сути, - от его решения зависит эффективность будущей СЭД. 51 % респондентов указали на него во время проведения опроса. Тогда как выбор самой системы и ее разработчика считают основной причиной задержки внедрения проекта только 11 %.

Результаты опроса об основной причине задержек при принятии решения о внедрении СЭД


После реализации проекта внедрения СЭД компанию также могут ожидать определенные трудности. Согласно исследованию, в основном они связаны с недооценкой технических и организационных моментов при внедрении системы, а также с конфликтами интересов в компании относительно СЭД.

Top-5 распространенных проблем в ходе внедрения СЭД и ECM-решений


Удивительно, но больше половины компаний не проводят оценку эффективности внедренной системы электронного документооборота. Возможно, отчасти из-за трудности выбора критериев оценки, поскольку эффект от СЭД измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации. В тех же компаниях, где понимают важность оценки и проводят ее, окупаемость проекта, как ожидаемую и выше ожидаемого находят в 73 % процентах случаев. Однако 2 7% респондентов указали на окупаемость ниже ожидаемый.

Оценка окупаемости инвестиций при проведении мониторинга эффективности


Помимо приведенных выше результатов исследования, на основании проведенного опроса также был составлен ТОП используемых решений в области ECM для различных по количеству сотрудников компаний. Примечательным является тот факт, что малые и средние предприятия, численностью до 500 рабочих мест пользователей, преимущественно используют решения «1С: Предприятие» или «1С:Документооборот». Тогда как крупные компании, более 500 PC, предпочтение чаще всего отдают платформе Microsoft SharePoint.

Ключевой слайд исследования. TОП-10 используемых решений в области ECM в зависимости от размера компании


В области управления корпоративным контентом можно выделить 4 основных тренда, ставших актуальными в 2013 году.

Таковыми на сегодняшний день являются:

  • использование электронной цифровой подписи;
  • мобильный доступ к системе электронного документооборота;
  • облачные технологии;
  • социальные технологии.

Компании стремятся перевести в электронный вид не только внутреннюю работу с документами, но и автоматизировать внешний документооборот. С этой целью предприятия внедряют использование ЭЦП. Изменения в области применения ЭЦП произошли и в законодательстве. С 1 июля 2013 года вступил в силу Федеральный закон 63-ФЗ «Об электронной подписи», заменивший устаревший 1-ФЗ. Новый закон исправил ряд концептуальных, юридических и технических недостатков, которые мешали широкому применению электронной цифровой подписи в России. 63-ФЗ вместо одной ЭЦП ввел три вида подписи: простую электронную, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную подпись.

Цели и задачи использования ЭЦП в российских компаниях


Вторым заметным трендом на рынке ECM стал мобильный доступ к СЭД. Особенно популярен он среди руководителей и высшего менеджмента предприятий и связан с ростом популярности мобильных устройств: планшетов, смартфонов и т.д. По данным исследования DOCFLOW, мобильный доступ к ECM/СЭД есть уже в 55 % компаний. Еще 20 % планируют его внедрить. Однако четверть компаний вообще не собираются предоставлять сотрудникам мобильный доступ к данным.

Результаты опроса на предмет наличия мобильного доступа в СЭД


Результаты опроса, кому в компании предоставлен мобильный доступ к СЭД


Постепенно растет популярность и облачных технологий, правда, не столь быстрыми темпами. Основные опасения вызывают вопросы безопасности при использовании «облаков» и их надежность.

Опасения компаний при использовании облачных технологий


По указанным выше причинам только 17 % компаний используют или планируют использовать технологии SaaS и только 13 % компаний используют или планируют использовать СЭД на базе облачных вычислений.

Планы компаний по использованию технологий Saas и СЭД на базе облачных вычислений


Однако, по мнению некоторых экспертов, будущее именно за облачными технологиями. Постепенно доверие к ним возрастет и внушительное количество компаний переведут документооборот в «облако». В качестве преимуществ использования облачных сервисов можно выделить снижение затрат на обслуживание системы документооборота и быструю ее развертываемость.

В качестве заключения стоит привести наиболее важные выдержки отчета, сделанные самими авторами исследования DOCFLOW-2013.

Основная «боль» компаний при внедрении решений класс ECM – это формирование требований к системам. Проблема №1 в управлении данными – их находимость.
 
  Наиболее распространенной проблемой в управлении данными уже несколько лет является поиск нужной информации и документов. Эта задача актуальна для 29 % респондентов. В 38 % компаний нет корпоративных систем поиска. Более того, поиск информации в Интернете удобнее и быстрее, чем во внутренних системах компании в 60% организаций.
 
  В половине случаев, в 51%, основной причиной задержек проектов внедрения является сложность в определении конкретных требований к системе. Самой распространенной проблемой в ходе внедрения становится проблема планирования - недооценка сложностей технических и организационных сложностей (38 %), конфликты интересов в проектной команде (33 %) и низкий уровень пользовательской поддержки (31 %).
 

Только 20% организаций не имеют долгосрочной ECM-стратегии.
 
  30 % компаний предпочитает внедрять единую ECM-систему и сразу на корпоративном уровне, нежели решать локальные задачи с помощью частных решений. Еще 25 % постепенно интегрируют ранее внедренные системы в единую платформу.
 
  C ростом объемов неструктурированных данных в компаниях растет потребность в инструментах анализа. Наиболее востребованы инструменты анализа таких источников информации, как данные в СЭД (64 % компаний заинтересованы в получении такой аналитики), необъединенные хранилища данных (63 %) и электронная почта (57 %).
 
  Наиболее востребованные виды анализа - поиск по ключевым словам и фразам в тексте (76% ), отслеживание веб-посещений (58 %) и построение прогнозов (58 %). При этом спрос на инструменты анализа превышает «реализацию» этой потребности в отношении всех видов анализа, кроме веб-статистики.
 

Сервисы Enterprise 2.0. уже актуальны для 70% компаний.
 
  Социальные сервисы в корпоративных информационных системах уже используются, примерно, в 70 % организациях. Наиболее востребованной функцией является совместная работа с документами.
 
  В половине компаний ведется контроль за размещением информации на социальных площадках сотрудниками. Даже несмотря на то, что официальные требования и политика сформулированы лишь в 34% организаций.
 

Более подробно ознакомиться с результатами исследования DOCFLOW-2013.

Поделиться:
Опубликовано на: ict-online.ru


Тэги: СЭД, ECM


КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
27.02.2019
Век умных машин
Почему разработки в сфере искусственного интеллекта изменят всё. Об этом рассказывает первый выпуск нашего спецпроекта «Новая наука»
26.02.2019
Водительское удостоверение станет электронным, сообщили в ГИБДД
Электронные права могут появиться уже в 2020 году, рассказал РИА Новости начальник ГИБДД Михаил Черников.

25.02.2019
Цифровизация повышает финансовую грамотность клиентов?
Совместное исследование Аналитического центра НАФИ, Российского микрофинансового центра и Фонда Citi позволило оценить влияние цифровых каналов управления личными средствами на финансовую грамотность.