Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
25.11.2014
Workflow-движок ECM-системы вместо BPMS


По статистике, собираемой представителями «Логики BPM», более 52% российских компаний автоматизируют управление бизнес-процессами с помощью систем электронного документооборота; и только около 16% используют BPM-системы (BPMS). То есть специализированные инструменты проигрывают неспециализированным, для которых workflow является только одной из ряда крупных функций.

Положение вещей может показаться неестественным, тем не менее, если оценить бизнес-потребности заказчиков информационных систем, многое становится на свои места.

Отличие workflow от BPM

Анатолий Белайчук в 2010-ом на волне интереса к BPM написал пост «Различие между BPM и Workflow: не только технологии», где, с одной стороны, было сказано, что хороший workflow-движок не слишком сильно отстает в технологическом плане от BPMS.

Для целей данной статьи произведем сравнение в ином разрезе, описав некоторые особенности инструментов.

BPMS позволяет управлять сложными процессами высокого уровня, такими как процессы производства и дистрибуции продукции. Workflow-инструмент предназначен для автоматизации разовых рабочих взаимодействий или типовых процессов с известным списком исполнителей, например, заказа материалов или услуг.

BPMS во многом ориентирована на анализ и улучшение процессов, в том числе на поиск узких мест, имитационное моделирование и проектирование. Среди основных задач ECM все-таки — именно управление взаимодействием, но не оптимизация, которая возможна скорее на этапах консалтинга и внедрения.

BPMS — более гибкая система. Чтобы в ECM-системе изменить схему типового процесса и накатить изменения на все аналогичные процессы, нужно привлекать администратора или, как минимум, обученного бизнес-аналитика. То есть если процессы регулярно улучшаются, просто workflow, возможно, не устроит компанию-заказчика.

Workflow — прямолинейный инструмент. Он позволяет ставить задачи, оперативно менять их ключевые параметры, но не управлять процессом в комплексе. Это удобно исполнителям, но не руководителям проектов или владельцам процессов. То есть workflow является скорее административным, а не управленческим инструментом.

Workflow проще в освоении, потому что его возможности ограничены, соответственно, можно быстро, менее чем за неделю, обучить ключевых пользователей, проведя единый для всех курс по функционалу системы. Администраторы обучаются отдельно, но их число невелико.

Так почему же не BPMS?

Сравнение говорит не в пользу workflow-движка ECM. Но за преимуществами BPMS не трудно увидеть разъяснения, почему данный класс систем оказывается менее популярным.

Ввиду высокой сложности BPM-систем круг их полноценных пользователей ограничен. Рядовому сотруднику не нужно управлять бизнес-процессом, а достаточно участвовать в нем, выполняя свои функции. Более того, исполнители на местах могут использовать для автоматизации своей деятельности и рабочих процессов собственные системы. Около 75% компаний используют пять и более информационных систем для автоматизации бизнес-процессов, и 29% даже имеют парк решений, включающий более 20 ИС.

Ключевые бизнес-процессы меняются не чаща раза в полгода-год. До 50% устоявшихся отлаженных процессов могут не меняться в течение нескольких лет. Более 60% представителей российских компаний говорят о том, что реинжиниринг производится не по спланированному графику, а по мере необходимости. Получается, что гибкость процессов, приобретаемая за счет внедрения BPM-систем, может быть невостребованной.

Несмотря на то что workflow ориентирован на выдачу задач (workitem), он может быть достаточно сложным — с динамическим подбором исполнителей, с подпроцессами, с автостартом, с вычислениями в блоках, с мониторингами и компенсациями ошибок и так далее.

При этом workflow как инструмент выигрывает по TCO (совокупной стоимости владения), так как является лишь частью ECM. BPM-системы представляют собой дорогие программные продукты — стоимость лицензии может в десятки раз превышать стоимость лицензии ECM-системы. При этом автоматизируя документооборот за счет широкого функционала ECM, заказчик дополнительно (бесплатно) получает возможность отчасти закрыть вопросы управления бизнес-процессами.

Кроме того, многие процессы привязаны к документам, поэтому вполне логично использовать для их автоматизации систему управления корпоративным контентом.

Когда достаточно workflow-движка ECM-системы

Многие важные для компании процессы, завязанные в первую очередь на документах, могут быть полноценно автоматизированы за счет функционала ECM-системы из числа лидеров на рынке.

К примеру, в ECM-системе возможно прозрачно управлять договорами от этапа их создания и регистрации до исполнения обязательств и закрытия. Процесс согласования документов будет вестись в строгом соответствии с разработанным регламентом по запрограммированному маршруту. После подписания договора к работе могут быть автоматически подключены сотрудники, ответственные за исполнение обязательств. Все договорные документы будут находиться в архиве, что облегчит в дальнейшем поиск и составление отчетов. Интеграция с платежными и EPR-системами позволит сделать автоматизацию процесса еще более полноценной.

Функциональная ECM-система может автоматизировать и другой важный процесс взаимодействия с контрагентами — юридически значимый обмен первичными документами. Здесь оптимальна интеграция с сервисом обмена. В случае исходящих документов, после их создания в учетной системе они автоматически поступят в ECM-систему, где запустится бизнес-процесс внутреннего согласования и подписания. Входящие документы попадают через сервис обмена в систему, и начинается внутренний процесс их проверки и подписания.

Относительно простым процессом, отлично автоматизируемым за счет workflow-движка ECM-системы, является организация и проведение совещаний, включая контроль исполнения выданных поручений. Также при наличии администратора системы несложно настраиваются бизнес-процессы предоставления сотрудникам корпоративных услуг. Чтобы работать со сложными проектами и процессами, вероятно, потребуется интеграция с системами вроде Business Studio или редакторами вроде Microsoft Visio.

В случае автоматизации действительно сложных бизнес-процессов может быть логичней внедрить BPM-систему в качестве дополнения к СЭД. Альтернативный вариант — заказывать услуги дополнительной разработки вендора ECM-системы или интегратора, чтобы использовать весь технологический потенциал workflow-движка.
Поделиться:
Автор текста: Максим Кайнер, бизнес-аналитик DIRECTUM


Тэги: ERP, BPM, ECM


КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.