Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
08.09.2015
ECM-решение для малого и среднего бизнеса: когда нужно и что собой представляет

По состоянию на 2014 год в России насчитывалось более 5,5 млн субъектов малого и среднего предпринимательства с общей численностью сотрудников около 75,5 млн человек. Хотя подавляющее большинство субъектов представляют собой индивидуальных предпринимателей и микропредприятия, в стране не менее 235 тыс. малых (от 15 до 100 работников, средняя численность 30 работников) и 17 тыс. средних предприятий (от 100 до 250 работников).

Могут и должны ли эти более чем 250 тыс. компаний составлять сферу интересов ECM-вендоров?

Главная цель статьи — разобраться, когда и в каком виде малые и средние компании нуждаются в решениях по управлению корпоративным контентом. Приступим.

Где здесь возникает ECM?

Типовых процессов у средней организации немного, и они стандартны. В их числе управление и планирование, производство и обслуживание, закупки и материальное обеспечение деятельности, продажи и ведение договорной деятельности, а также бухгалтерский учет, управление персоналом и прочие «сервисные» процессы.

Задачи вроде ведения бухучета (вмененные на уровне законодательства) автоматизированы в том или ином виде у всех компаний. Прочие процессы также могут иметь в основе ИТ-инфраструктуру, но об автоматизации речь идет в единичных случаях. Причем во всех этих процессах рождается и используется структурированный или неструктурированный контент: формализованные и юридически значимые документы, отчеты и прогнозы, описания и регламенты, технические задания и поручения, формирующаяся база знаний.

Контент может представлять собой документы, а может и не представлять. Некоторые процессы всегда завязаны на создании документов: закупки и продажи, производство интеллектуальной собственности компании, коллективная работа, которая требует координации и фиксации достижений, делопроизводство, если оно имеет место быть. Управление как минимум этими процессами в привязке к документам уже совершенно точно порождает ECM-потребности. Эти потребности могут закрываться как отдельной системой, так и гибридным ECM-решением (набором средств и сервисов).

Отличия малых и средних компаний от крупных

Малые и средние компании, в отличие от крупных, в большинстве своем используют именно наборы инструментов для работы с документами. Папки на общих сетевых ресурсах, облачные хранилища, электронная почта, корпоративные порталы, веб-сервисы для коллективной работы, самописные workflow-движки — в различных сочетаниях используются для управления корпоративным контентом. До определенного порога — даже успешно…

Но при наращивании численности офисных сотрудников до 50 и выше, при создании более 3 отделов, которым требуется взаимодействовать друг с другом, и при потоке около 1 500–2 000 официальных документов в год малая или средняя компания уже погружается в информационный хаос, которым целесообразно управлять централизованно при помощи полноценной ECM-системы.

Тем не менее, малый и средний бизнес тут имеет свои отличия от крупного.

Средние компании в большинстве своем не имеют сформировавшихся и отлаженных бизнес-процессов, их деятельность постоянно совершенствуется, оттачивается и претерпевает изменения. Руководство гибкое, готовое к изменениям и к быстрому принятию решений.

Коллектив малых и средних компаний обычно моложе коллектива крупных организаций, а молодые сотрудники, хоть подкованы в ИТ и могут освоить любую систему, тем не менее ожидают простых, понятных и удобных инструментов.

Как правило, малый бизнес существует без многоступенчатой иерархии, ему свойственна более плоская структура, когда задачи решаются динамичными выделенными командами, которым может помочь гибкий и мощный workflow-движок.

Относительно небольшой объем документов не порождает потребности в организации полноценного электронного архива.

И наконец, даже средние организации обычно обходятся минимальным штатом собственных ИТ-специалистов и имеют относительно малые собственные ИТ-мощности. Обыкновенно, на данном этапе у компании может не быть ИТ-стратегии и выделенного бюджета на автоматизацию.

Итого: важные характеристики искомого ECM-решения

Стоит повториться, что в качестве решения для управления корпоративным контентом в малой и средней организации может выступать набор инструментов. Причем это может быть достаточно эффективное и дешевое решение, но оно всегда предполагает ряд рисков и ограничений. Во-первых, множество мест хранения информации с большей вероятностью порождают информационный хаос — рядовым сотрудникам все-таки проще иметь единое место, где должен храниться весь контент. Во-вторых, набор инструментов и сервисов так или иначе необходимо донастраивать и интегрировать, что в конечном итоге делает решение сложным. В-третьих, собранное по частям ECM-решение, скорее всего, будет зависеть от ИТ-специалиста, его собравшего и обслуживающего; потеря этого кадра может стать фатальной.

Поэтому какое-то ядро управления контентом желательно, когда компания перешагивает за границы 50 сотрудников, 3 взаимодействующих отделов, потока в 1 500–2 000 официальных документов в год.

Характеристики, делающее ECM-решение максимально удобным и выгодным для малого и среднего бизнеса:

  • быстрота внедрения и начала эксплуатации с возможностью гибкой донастройки под конкретные потребности компании;
  • низкие первоначальные инвестиции и предсказуемость дальнейших затрат на поддержание работоспособности (собственными силами или с привлечением вендора);
  • покрытие основных типовых сценариев работы и бизнес-процессов уже «из коробки»;
  • развитая workflow-функциональность;
  • легкость освоения пользователями: понятный и удобный интерфейс, максимальное соответствие гайдлайнам операционных систем, с которыми привыкли работать пользователи (в том числе, и мобильным ОС при наличии нативного приложения или адаптированного веб-клиента);
  • при потребности — наличие мобильных клиентов, позволяющих разъездным и удаленным сотрудникам получать доступ к корпоративному контенту в любое время;
  • а также интеграционные возможности, масштабируемость и соответствие стандартам хранения контента, чтобы послужить в будущем, когда компания-заказчик нарастит мощность и перейдет из разряда средней в крупные.

Такое решение, внедренное в малой или средней компании, может сделать процессы более прозрачными и контролируемыми, ускорить работу с документами, позволить централизовано управлять любыми видами контента, в целом снизить риски потерь и затраты на поиск ценной информации.

Поделиться:
Автор текста: Максим Кайнер
Опубликовано на: www.ecm-journal.ru




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.

27.03.2019
Коммерческие компании все чаще переходят с иностранных продуктов на российские
Илья Зайчиков, product owner СЭД «Тезис», компания Haulmont, в интервью TAdviser рассказал о развитии системы электронного документооборота, результатах её продвижения на мировом рынке, а также опыте замещения и особенностях замены иностранных решений подобного класса.