Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
25.01.2016
Оценка эффективности ECM. Взгляд Эксперта

В нашей практике вопросы эффективности внедрения ЕСМ-решений, если и возникают у заказчиков, то лишь на стадии обоснования целесообразности проектов перед руководством, при разработке ТЭО. По нашему мнению, проект эффективен в том случае, если цели внедрения максимально соответствуют стратегическим целям и задачам организации и проект выполнен точно в соответствии с этими целями, поставленными перед внедрением.

С одной стороны, вопрос эффективности инвестиций в ЕСМ является всегда болезненным для бизнеса. Руководители компаний постоянно спрашивают себя, много или мало они тратят на это направление. С другой стороны, как правило, признается особенность вложений в эту сферу, которая заключается в множестве нематериальных и непрямых эффектов, оказывающих существенное влияние на результативность бизнеса.

Тем не менее, руководство, финансовые службы, подразделения закупок и другие ответственные ведомства требуют вычисления таких показателей, как коэффициент возврата инвестиций, срок окупаемости и пр. Можно, например, в количественной форме показать будущее увеличение денежного потока, вызванное инвестициями в проект. Согласно этому подходу инвестиции в ИТ должны рассматриваться точно так же, как инвестиции в любые другие активы. Однако в реальных условиях такие показатели сложно посчитать объективно, и поэтому они всегда притянуты, неосновательны и являются предметом формального обоснования необходимости проекта. Редко когда измеряются впоследствии.

И действительно, если посмотреть трезво на статьи затрат, по которым предполагается достижение экономического эффекта, то неизбежно возникают такие вопросы.

  • Если сокращаются непроизводительные затраты времени на работу с документами, среднее время поиска информации, значит ли, что оставшееся время тратится продуктивно?
  • Если среднее время ответа на обращение гражданина (клиента) сокращается, гарантирует ли это удовлетворенность обратившегося ответом?
  • Если цена разработки тендерных документов снижается, повышается ли при этом качество предложений и способность выигрывать проекты?
  • Если расходы на ресурсы и материалы для производства бумажных оригиналов снижаются, можно ли утверждать о снижении расходов на неофициальные копии?
  • Если управленческая информация доставляется быстрее, гарантирует ли это качество решений?
  • Если сотрудники продуктивнее в работе с электронными документами, чем с бумажными, не означает ли это, что происходит больше копирования и меньше инноваций?
  • Если процент рискованных управленческих решений снижается, не означает ли это, что менеджеры боятся публичности и прозрачности своих решений?
  • Если складывается культура взаимодействия сотрудников с помощью электронных официальных документов, не приводит ли это к отходу от неформального общения, социального обмена знаниями, доверительных отношений?

Другой распространенный подход заключается в использовании лучших практик. «Копируйте практику лидеров, и тогда эффекты придут сами».

Иногда используется также рисковый анализ, когда эффект связывается в основном с уменьшением вероятности возникновения негативных ситуаций.

Если все же исходить из обоснования эффекта от стратегии бизнеса, постулирования, что при фокусе на стратегических целях бизнеса эффект от реализации ИТ-проекта гарантирован, то в большинстве случаев внедрение ЕСМ/СЭД связывается с возможностями повышения эффективности управления на всех уровнях.

На практике это означает, например, что помимо реализации необходимой функциональности, система должна стать удобным инструментом для управленцев — руководителей высшего и среднего звена, а также для предметных специалистов. Работа управленца это непрерывный поток деловых задач, многие из которых делегируются, требуют коллегиального решения. Любые управленческие решения должны документироваться, иначе велики риски их потери. В распоряжении управленца должны быть необходимые инструменты для решения повседневных задач: выдачи поручений, контроля их исполнения, анализа результативности подчиненных и т.п. Но при этом управленцу нужна особая «разреженная» атмосфера. Этого позволяет достичь персонализация контента и интерфейса.

Мобильные рабочие места также ориентированы на повышение эффективности сотрудников блока управления. Приложения для планшетных устройств экономят рабочее время руководителей и позволяют им участвовать в управлении организацией, где бы они ни находились.

Еще один способ практического повышения управленческой эффективности — это автоматизация работы коллегиальных органов, таких как заседания наблюдательных советов и советов директоров. Участникам коллегиального органа сейчас доступна возможность дистанционного голосования — с помощью мобильных приложений. По опыту наших клиентов, внедрение специализированного модуля позволяет сократить среднее время проведения заседания на 50%. В той же пропорции сокращаются сроки подготовки материалов заседания, вопросов повестки, проектов решений и т.д.

Эффективная работа в условиях высокой неопределенности — это именно тот круг задач, с которым управленцы имеют дело в повседневной практике. Разноплановые задачи от обработки обращений граждан до управления закупками и прохождения проверок регулирующих органов могут быть реализованы в формате кейса. Кейсы связывают воедино документы, события, экспертов организации, базы знаний, контактные данные заказчиков и поставщиков, историю взаимоотношений с ними, инструменты для организации online-обсуждений — все ресурсы, необходимые для достижения результата.

Интересна история перехода одного из наших заказчиков к электронному документообороту в области закупок, не только оптимизировавшего весь бизнес-процесс, но и позволившего измерять прямую экономию на закупках. Сначала была достигнута сквозная автоматизация всех этапов закупочной деятельности, включая сбор и согласование заявок внутри организации, формирование и публикацию пакетов закупочной документации, осуществление процедуры закупок, выбор контрагентов и подготовку проектов договоров с поставщиками. Это само по себе экономило время всех категорий пользователей — инициаторов закупки, экспертов исполняющих подразделений, специалистов финансового и юридического департаментов, бухгалтерии, службы безопасности и других подразделений, участвующих в закупочной деятельности. Работа комиссии по закупкам (или другого коллегиального органа с аналогичной зоной ответственности) также существенно упрощается. Но кроме этого началось накопление исторических данных, появилась возможность анализировать эффективность закупок в разрезе финансовых показателей.

Поделиться:
Автор текста: Вадим Ипатов




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
27.02.2019
Век умных машин
Почему разработки в сфере искусственного интеллекта изменят всё. Об этом рассказывает первый выпуск нашего спецпроекта «Новая наука»
26.02.2019
Водительское удостоверение станет электронным, сообщили в ГИБДД
Электронные права могут появиться уже в 2020 году, рассказал РИА Новости начальник ГИБДД Михаил Черников.

25.02.2019
Цифровизация повышает финансовую грамотность клиентов?
Совместное исследование Аналитического центра НАФИ, Российского микрофинансового центра и Фонда Citi позволило оценить влияние цифровых каналов управления личными средствами на финансовую грамотность.