Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
25.01.2016
Оценка эффективности ECM. Взгляд Эксперта

В нашей практике вопросы эффективности внедрения ЕСМ-решений, если и возникают у заказчиков, то лишь на стадии обоснования целесообразности проектов перед руководством, при разработке ТЭО. По нашему мнению, проект эффективен в том случае, если цели внедрения максимально соответствуют стратегическим целям и задачам организации и проект выполнен точно в соответствии с этими целями, поставленными перед внедрением.

С одной стороны, вопрос эффективности инвестиций в ЕСМ является всегда болезненным для бизнеса. Руководители компаний постоянно спрашивают себя, много или мало они тратят на это направление. С другой стороны, как правило, признается особенность вложений в эту сферу, которая заключается в множестве нематериальных и непрямых эффектов, оказывающих существенное влияние на результативность бизнеса.

Тем не менее, руководство, финансовые службы, подразделения закупок и другие ответственные ведомства требуют вычисления таких показателей, как коэффициент возврата инвестиций, срок окупаемости и пр. Можно, например, в количественной форме показать будущее увеличение денежного потока, вызванное инвестициями в проект. Согласно этому подходу инвестиции в ИТ должны рассматриваться точно так же, как инвестиции в любые другие активы. Однако в реальных условиях такие показатели сложно посчитать объективно, и поэтому они всегда притянуты, неосновательны и являются предметом формального обоснования необходимости проекта. Редко когда измеряются впоследствии.

И действительно, если посмотреть трезво на статьи затрат, по которым предполагается достижение экономического эффекта, то неизбежно возникают такие вопросы.

  • Если сокращаются непроизводительные затраты времени на работу с документами, среднее время поиска информации, значит ли, что оставшееся время тратится продуктивно?
  • Если среднее время ответа на обращение гражданина (клиента) сокращается, гарантирует ли это удовлетворенность обратившегося ответом?
  • Если цена разработки тендерных документов снижается, повышается ли при этом качество предложений и способность выигрывать проекты?
  • Если расходы на ресурсы и материалы для производства бумажных оригиналов снижаются, можно ли утверждать о снижении расходов на неофициальные копии?
  • Если управленческая информация доставляется быстрее, гарантирует ли это качество решений?
  • Если сотрудники продуктивнее в работе с электронными документами, чем с бумажными, не означает ли это, что происходит больше копирования и меньше инноваций?
  • Если процент рискованных управленческих решений снижается, не означает ли это, что менеджеры боятся публичности и прозрачности своих решений?
  • Если складывается культура взаимодействия сотрудников с помощью электронных официальных документов, не приводит ли это к отходу от неформального общения, социального обмена знаниями, доверительных отношений?

Другой распространенный подход заключается в использовании лучших практик. «Копируйте практику лидеров, и тогда эффекты придут сами».

Иногда используется также рисковый анализ, когда эффект связывается в основном с уменьшением вероятности возникновения негативных ситуаций.

Если все же исходить из обоснования эффекта от стратегии бизнеса, постулирования, что при фокусе на стратегических целях бизнеса эффект от реализации ИТ-проекта гарантирован, то в большинстве случаев внедрение ЕСМ/СЭД связывается с возможностями повышения эффективности управления на всех уровнях.

На практике это означает, например, что помимо реализации необходимой функциональности, система должна стать удобным инструментом для управленцев — руководителей высшего и среднего звена, а также для предметных специалистов. Работа управленца это непрерывный поток деловых задач, многие из которых делегируются, требуют коллегиального решения. Любые управленческие решения должны документироваться, иначе велики риски их потери. В распоряжении управленца должны быть необходимые инструменты для решения повседневных задач: выдачи поручений, контроля их исполнения, анализа результативности подчиненных и т.п. Но при этом управленцу нужна особая «разреженная» атмосфера. Этого позволяет достичь персонализация контента и интерфейса.

Мобильные рабочие места также ориентированы на повышение эффективности сотрудников блока управления. Приложения для планшетных устройств экономят рабочее время руководителей и позволяют им участвовать в управлении организацией, где бы они ни находились.

Еще один способ практического повышения управленческой эффективности — это автоматизация работы коллегиальных органов, таких как заседания наблюдательных советов и советов директоров. Участникам коллегиального органа сейчас доступна возможность дистанционного голосования — с помощью мобильных приложений. По опыту наших клиентов, внедрение специализированного модуля позволяет сократить среднее время проведения заседания на 50%. В той же пропорции сокращаются сроки подготовки материалов заседания, вопросов повестки, проектов решений и т.д.

Эффективная работа в условиях высокой неопределенности — это именно тот круг задач, с которым управленцы имеют дело в повседневной практике. Разноплановые задачи от обработки обращений граждан до управления закупками и прохождения проверок регулирующих органов могут быть реализованы в формате кейса. Кейсы связывают воедино документы, события, экспертов организации, базы знаний, контактные данные заказчиков и поставщиков, историю взаимоотношений с ними, инструменты для организации online-обсуждений — все ресурсы, необходимые для достижения результата.

Интересна история перехода одного из наших заказчиков к электронному документообороту в области закупок, не только оптимизировавшего весь бизнес-процесс, но и позволившего измерять прямую экономию на закупках. Сначала была достигнута сквозная автоматизация всех этапов закупочной деятельности, включая сбор и согласование заявок внутри организации, формирование и публикацию пакетов закупочной документации, осуществление процедуры закупок, выбор контрагентов и подготовку проектов договоров с поставщиками. Это само по себе экономило время всех категорий пользователей — инициаторов закупки, экспертов исполняющих подразделений, специалистов финансового и юридического департаментов, бухгалтерии, службы безопасности и других подразделений, участвующих в закупочной деятельности. Работа комиссии по закупкам (или другого коллегиального органа с аналогичной зоной ответственности) также существенно упрощается. Но кроме этого началось накопление исторических данных, появилась возможность анализировать эффективность закупок в разрезе финансовых показателей.

Поделиться:
Автор текста: Вадим Ипатов




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.

27.03.2019
Коммерческие компании все чаще переходят с иностранных продуктов на российские
Илья Зайчиков, product owner СЭД «Тезис», компания Haulmont, в интервью TAdviser рассказал о развитии системы электронного документооборота, результатах её продвижения на мировом рынке, а также опыте замещения и особенностях замены иностранных решений подобного класса.