Чаще всего в процессе выбора СЭД (cистемы электронного документооборота) компании сталкиваются с выбором из двух вариантов:
- Внедрением СЭД под требования компании;
- Внедрением коробочного решения.
Внедрение СЭД под требования |
Внедрение коробочной СЭД | |
Успешность проекта (удовлетворенность внедрением) |
83% |
34% |
Отчеты |
Настраиваются под тре
бования руководства |
Типовые |
Регистрационные карточки |
Настраиваются исходя из требований функциональных заказчиков |
Типовые |
Процессы |
Оптимизируются и настраиваются для быстрого ввода системы в эксплуатацию |
Типовые |
Количество процессов |
От 10 |
2-5 |
Ограничения по интеграции со сторонним ПО |
Если интеграция учтена в техническом задании, она будет реализована в необходимом объеме |
Необходимы внутренние ресурсы, способные реализовать интеграцию |
Сроки внедрения |
От 6 месяцев |
1 месяц |
Бюджет проекта |
От 4 миллионов рублей |
От 500 000 рублей |
Но на рынке появляются альтернативные предложения, которые позволяют увеличить скорость обработки документов в минимальные сроки за счет снижения временных затрат на рутинные процессы, без существенных денежных вложений и риска поставить «коробку» на полку. Базовое внедрение СЭД позволяет заказчику получить типовую настройку для работы по таким направлениям, как:
- Канцелярия (Входящие/Исходящие документы)
- ОРД (Организационно-распорядительная документация)
- Договорная работа
Кроме того, заказчик получает настроенные права доступа и роли (Руководитель, Делопроизводитель, Исполнитель, Администратор), а также возможность быстрого поиска документов и несколько настроенных отчетов. Обучение администраторов и пользователей обычно включают в проект базового внедрения СЭД.
Такой вариант внедрения обеспечивает быстрый ввод в эксплуатацию адаптированного под себя решения, которое оптимизирует и ускоряет работу по процессам, которые в большинстве компаний выполняются стандартно. Результатом такого внедрения являются существенное сокращение бумажного документооборота и повышение скорости обработки документов.
При этом важно обратить внимание на опыт поставщика, так как во время консалтинга и настройки процессов вы можете получить рекомендации из практики, в том числе проектов внедрения под специфические и отраслевые требования.
Можно сделать следующий вывод: Базовое внедрение СЭД – золотая середина между длительным внедрением под все требования компании с серьезным бюджетом и быстрой поставкой функционала, закрывающего минимум задач при условии ограниченного бюджета.
Вы можете в короткие сроки начать эффективную работу с документами при небольшом бюджете и в дальнейшем определить приоритетные направления автоматизации.
Внедрение СЭД под требования |
Базовое внедрение СЭД |
Внедрение коробочной СЭД | |
Успешность проекта |
83% |
67% |
34% |
Отчеты |
Настраиваются под требования руководства |
Типовые отчеты, которые настраиваются под требования руководства |
Типовые |
Регистрационные карточки |
Настраиваются исходя из требований делопроизводителей |
Типовые карточки, которые настраиваются под требования делопроизводителей |
Типовые |
Процессы |
Оптимизируются и настраиваются для быстрого ввода системы в эксплуатацию |
Ограниченное количество процессов, которые оптимизируются и настраиваются для быстрого и успешного ввода системы в эксплуатацию |
Типовые |
Количество процессов |
От 10 |
5-10 |
2-5 |
Ограничения по интеграции со сторонним ПО |
Если интеграция учтена в техническом задании, она будет реализована в необходимом объеме |
Интеграция может быть реализована с помощью собственных ресурсов или при заключении соглашения с поставщиком решения |
Необходимы внутренние ресурсы, способные реализовать интеграцию |
Сроки внедрения |
От 6 месяцев |
1 месяц |
1 месяц |
Бюджет проекта |
От 4 000 000 рублей |
От 1 500 000 рублей |
От 500 000 рублей |
Узнайте подробнее, что включает в себя решение LanDocs: БАЗОВАЯ СЭД и получите тестовый доступ к системе электронного документооборота на базе LanDocs
На правах рекламы