Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
28.09.2016
Золотая середина при выборе варианта внедрения СЭД

Чаще всего в процессе выбора СЭД (cистемы электронного документооборота) компании сталкиваются с выбором из двух вариантов:

  • Внедрением СЭД под требования компании;
  • Внедрением коробочного решения.
По данным опроса, который проводили ecm-portal.ru и журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота", отличия этих вариантов внедрения для 50 пользователей кардинальные:

Внедрение СЭД под требования

Внедрение коробочной СЭД

Успешность проекта (удовлетворенность внедрением)

83%

34%

Отчеты

Настраиваются под тре

бования руководства

Типовые

Регистрационные карточки

Настраиваются исходя из требований функциональных заказчиков

Типовые

Процессы

Оптимизируются и настраиваются для быстрого ввода системы в эксплуатацию

Типовые

Количество процессов

От 10

2-5

Ограничения по интеграции со сторонним ПО

Если интеграция учтена в техническом задании, она будет реализована в необходимом объеме

Необходимы внутренние ресурсы, способные реализовать интеграцию

Сроки внедрения

От 6 месяцев

1 месяц

Бюджет проекта

От 4 миллионов рублей

От 500 000 рублей



Таким образом, компании выбирают между полностью настроенным под себя решением (отчетами для руководства и удобными регистрационными формами для сотрудников), которое внедряется от полугода за серьезный бюджет, и получают, кроме автоматизации, оптимизацию процессов и регламентов. Или за небольшие деньги и сроки получают ограниченное по возможностям решение, которое пытаются настроить под имеющиеся процессы своими силами и привыкают работать в нем минимум через полгода.

Но на рынке появляются альтернативные предложения, которые позволяют увеличить скорость обработки документов в минимальные сроки за счет снижения временных затрат на рутинные процессы, без существенных денежных вложений и риска поставить «коробку» на полку. Базовое внедрение СЭД позволяет заказчику получить типовую настройку для работы по таким направлениям, как:

  • Канцелярия (Входящие/Исходящие документы)
  • ОРД (Организационно-распорядительная документация)
  • Договорная работа

Кроме того, заказчик получает настроенные права доступа и роли (Руководитель, Делопроизводитель, Исполнитель, Администратор), а также возможность быстрого поиска документов и несколько настроенных отчетов. Обучение администраторов и пользователей обычно включают в проект базового внедрения СЭД.

Такой вариант внедрения обеспечивает быстрый ввод в эксплуатацию адаптированного под себя решения, которое оптимизирует и ускоряет работу по процессам, которые в большинстве компаний выполняются стандартно. Результатом такого внедрения являются существенное сокращение бумажного документооборота и повышение скорости обработки документов.

При этом важно обратить внимание на опыт поставщика, так как во время консалтинга и настройки процессов вы можете получить рекомендации из практики, в том числе проектов внедрения под специфические и отраслевые требования.

Можно сделать следующий вывод: Базовое внедрение СЭД – золотая середина между длительным внедрением под все требования компании с серьезным бюджетом и быстрой поставкой функционала, закрывающего минимум задач при условии ограниченного бюджета.

Вы можете в короткие сроки начать эффективную работу с документами при небольшом бюджете и в дальнейшем определить приоритетные направления автоматизации.

Внедрение СЭД под требования

Базовое внедрение СЭД

Внедрение коробочной СЭД

Успешность проекта

83%

67%

34%

Отчеты

Настраиваются под требования руководства

Типовые отчеты, которые настраиваются под требования руководства

Типовые

Регистрационные карточки

Настраиваются исходя из требований делопроизводителей

Типовые карточки, которые настраиваются под требования делопроизводителей

Типовые

Процессы

Оптимизируются и настраиваются для быстрого ввода системы в эксплуатацию

Ограниченное количество процессов, которые оптимизируются и настраиваются для быстрого и успешного ввода системы в эксплуатацию

Типовые

Количество процессов

От 10

5-10

2-5

Ограничения по интеграции со сторонним ПО

Если интеграция учтена в техническом задании, она будет реализована в необходимом объеме

Интеграция может быть реализована с помощью собственных ресурсов или при заключении соглашения с поставщиком решения

Необходимы внутренние ресурсы, способные реализовать интеграцию

Сроки внедрения

От 6 месяцев

1 месяц

1 месяц

Бюджет проекта

От 4 000 000 рублей

От 1 500 000 рублей

От 500 000 рублей

Узнайте подробнее, что включает в себя решение LanDocs: БАЗОВАЯ СЭД и получите тестовый доступ к системе электронного документооборота на базе LanDocs

На правах рекламы

Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.