Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
28.09.2016
Драйвер рынка СЭД - это переход от внутрифирменного документооборота к сквозным процессам

В преддверии проведения конференции Russian Enterprise Content Summit 2016 на вопросы PC Week ответил Василий Бабинцев, директор по маркетингу DIRECTUM.

Сегодня уже никто не сомневается в необходимости применения на предприятиях СЭД/ECM-систем. Российский рынок таких систем сегодня представлен целым спектром решений. Однако встает вопрос о перспективах дальнейшего развития данного направления. По какому пути пойдет его развитие — вширь или вглубь? В чем сегодня заключается основная задача — вовлекать все новых и новых пользователей или наращивать функциональность и увеличивать сложность решений?

Вместе с тем ясно, что на фоне происходящих в ИТ глобальных инфраструктурных изменений, СЭД/ECM-системам предстоит найти новое место в ИТ-инфраструктуре предприятий, и для этого понадобится новая дорожная карта.

Что дальше будет драйвером рынка СЭД?

ECM-потребности в отечественных компаниях еще далеко не исчерпаны. В 2014 году на страницах ECM-Journal было опубликовано исследование, согласно которому охват рабочих мест автоматизацией в РФ составляет 22%. Последующие кризисные годы не сильно изменили абсолютную цифру. Хотя отразились на ее структуре, например, внедрение СЭД сегодня стало уделом не только крупного бизнеса, но и СМБ.

Крупные компании как пионеры использования электронного документооборота прошли весь эволюционный путь от учетных функций канцелярии в локальных системах к работе с неструктурированной корпоративной информацией и организации взаимодействия сотрудников на базе ECM-платформ. Сегодня в таких компаниях мы наблюдаем волну смены устаревающих и локальных систем на мощные ECM-решения, объединяющие распределенные компании в единое информационное пространство.

Переход от использования только учетных функций ECM-систем к взаимодействию сотрудников в рамках бизнес-процессов и использованию корпоративной информации, а также развитие облачных технологий с их возможностями дешевого старта, разумной адаптации бизнес-процессов – подняли волну интереса уже со стороны сектора СМБ.

Если говорить про драйвер рынка, то это, несомненно, переход от внутрифирменного документооборота к сквозным процессам межкорпоративного юридически значимого обмена электронными документами. И они стали носить массовый характер: готово законодательство, накоплена судебная практика, во многом пройден и психологический барьер пользователями.


Произойдет ли коммодитизация СЭД?

ECM-системы сегодня уже перешли в разряд must have, естественно заняв и нишу «массовых продуктов для всех». Как правило такими решениями становятся «коробочные» SaaS-продукты с моделью подписки (а не только владения), без необходимости развития своей ИТ-инфраструктуры и найма ИТ-персонала. Это как раз сильно повысило интерес к корпоративным ECM-системам на массовом рынке СМБ.

Но в крупном бизнесе сохраняется спрос на проекты внедрения ECM-платформ, в том числе и на проекты миграции данных, создания единого информационного пространства в рамках распределенных федеративных структур, углубление интеграции ECM с другими системами ИТ-инфраструктуры предприятия. Бизнес-процессы в таких компаниях на порядки сложнее, предъявляются особые требования к безопасности и безотказности работы систем, высокой масштабируемости решений с подключением десятков тысяч пользователей, их обучению и поддержке на этапе освоения системы. С такими объемами и сложностью работ сложно справиться ИТ-службе даже крупного предприятия, тем более, что эта работа, как правило, выходит за рамки только их компетенций, приходится создавать объединенные команды внедрения «ИТ и бизнес», «заказчик и вендор», в которые входят десятки специалистов.

Коммодитизация (англ. – commoditization) – процесс перехода продукта из марочной категории в категорию рядовых продуктов (commodity). Коммодитизация происходит за счет совершенствования производственных технологий, благодаря чему продукты становятся всё более и более похожими – с точки зрения качества, возможностей, технических характеристик и пр., и потребителю становится безразлично, товар какой марки покупать, так как с его точки зрения все они одинаковые.


Как лучше выстроить отношения СЭД и ERP?

Все зависит от целей автоматизации, которые ставит бизнес. ECM-система работает преимущественно с неструктурированной информацией, а ERP – с учетной. Поэтому и способы их использования разные, хотя и в большинстве случаев взаимодополняющие.

Например, в рамках договорной деятельности компанию может интересовать отслеживание дебиторской задолженности (и здесь удобнее работать от ERP-системы) или сокращение сроков согласования и обеспечение прозрачности регламента (тогда процесс лучше вести от ECM). То же самое для командировок (затраты компании или простота процедуры для исполнителя), кадровых процессов, закупок, согласования счетов на оплату и т.д.

Определив конечную цель, компания выбирает способ интеграции, мастер-данные, способы взаимодействия различных ролей пользователей с системами, источники получения данных для анализа и возможности дальнейшего развития интеграционного решения.


Что могут рассказать аналитику данные, накопленные в СЭД?

В своей статье «Big Data и ECM: рассмотрим практические примеры» я рассматривал различную аналитику: частоту обращения к документам для принятия решения переноса их на более дешевые хранилища архивных данных, оценку профиля загрузки сотрудника и прогнозирование «бутылочных горлышек», отслеживание цифрового следа пользователя и его применение в механизмах социализации и игрофикации в ECM.

При этом важно понимать, что накопление данных (структурированных) – это не прерогатива ECM (в отличие от ERP), и задачей является сохранение неструктурированной информации (тех самых неструктурированных документов и переписки) при взаимодействии сотрудников в рамках бизнес-процессов (тоже часто слабоформализованных). Такая информация скорее средство для принятия взвешенных управленческих решений в сложных или неоднозначных ситуациях.

И тем не менее, в своих продуктах мы развиваем мощный блок аналитики. Предоставляем пользователям информацию по исполнительской дисциплине подразделений и конкретного сотрудника, профиле и ритмичности загрузки, ближайших работах, которые необходимо выполнить или проверить. Все это сильно мотивирует выполнять работу в срок. Автоматически сортируем входящий поток заданий и поручений по управляемым папкам. Руководителям предоставляем доступ к панели мониторинга работы подразделения с возможностью «провалиться» до источников.

Если же рассматривать ECM-систему как часть ИТ-окружения компании, то ее данные позволяют анализировать скорость обратной связи на действия пользователей, прогнозировать нагрузку на сервера в зависимости от рабочего времени, даты или динамики подключения новых пользователей, выявлять инциденты.


Назовите три новых технологии, которых сейчас нет в большинстве СЭД и которые следовало бы добавить.

1. Работа в распределенных компаниях (филиальные и холдинговые сети): выстраивание их единого информационного ECM-пространства, в том числе на базе независимых инсталляций ECM-систем с возможностью выдачи сквозных поручений, обеспечения прозрачности бизнес-процессов и сохранения необходимого уровня корпоративной безопасности.

2. Переход к сквозным бизнес-процессам между контрагентами, партнерскими сетями и государственными органами, в том числе поддержание юридически значимого электронного обмена документами.

3. Повышение удобства взаимодействия пользователя с информационными системами: ожидаемый и привычный интерфейс, мобильность для руководителей и сотрудников, интеграция «всего со всем» (приложения из личного окружения в корпоративном мире), расширение спектра решаемых узкопрофильных бизнес-задач (спектра охватываемых бизнес-решений), элементы социализации и игрофикации.

На правах реклам

Поделиться:
Опубликовано на: PCWeek


Тэги: СЭД, ECM, Big Data


КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.

27.03.2019
Коммерческие компании все чаще переходят с иностранных продуктов на российские
Илья Зайчиков, product owner СЭД «Тезис», компания Haulmont, в интервью TAdviser рассказал о развитии системы электронного документооборота, результатах её продвижения на мировом рынке, а также опыте замещения и особенностях замены иностранных решений подобного класса.