Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
26.01.2017
Зачем менять СЭД: опыт компании Qiwi

Известная поговорка айтишников «Работает? — Не трогай!» имеет границы применимости. Очевидно, что рано или поздно настает момент, когда старую систему нужно проводить на покой и вместо нее внедрить новую. Почему это происходит?

Возьмем к примеру документооборот, где испокон веков ничего не меняется: входящие входят, исходящие исходят, — но даже здесь мы регулярно видим проекты по переходу с одной системы на другую. Оставим за скобками эпизоды смены СЭД по каким-то политическим мотивам, с этим все ясно: новая метла по-новому метет. Но другое дело, когда решение о смене платформы принимает команда, несколько лет назад успешно внедрившая действующую систему, — какие аргументы в этом случае являются решающими?

На прошедшей в ноябре 2016 года конференции Docflow PRO об опыте компании Qiwi по переходу на новую систему документооборота рассказал Валентин Черепащук, руководитель департамента автоматизации финансового учета и отчетности. Qiwi — это один из ведущих платежных сервисов в России и СНГ, это свыше 16 миллионов кошельков и больше 60 тысяч точек приема платежей. По данным второго квартала 2016-го оборот компании составил около 67 миллиардов рублей. Поскольку сфера финансовых услуг подвержена строгому регулированию, СЭД является важным инструментом минимизации рисков, помогающим документировать бизнес-процессы в соответствии с требованиями.

Предпосылки проекта

Примерно пять лет назад в Qiwi была внедрена СЭД WSS Docs, которая вполне успешно выполняла роль классического документооборота. В системе работали почти все сотрудники компании — более тысячи пользователей, а число одновременных подключений достигало двух-трёх сотен. Параллельно для управления задачами, в том числе и по согласованию документов, использовался популярный трекер Jira, моду на который принесли айтишники.

Но в какой-то момент классического документооборота стало не хватать, прежде всего из-за отсутствия интеграции с учетной системой. Это обуславливало двойные согласования — сначала самого договора, а потом еще всех оплат по нему. Многие процессы были разорваны: людям приходилось, например, предварительно завести нового поставщика в CRM, потом перейти в СЭД, чтобы согласовать договор, и только после этого отразить его в учетной системе как финансовый документ. Кроме того, хотелось большей гибкости процессов, мобильного клиента и других технически совершенных возможностей. К тому же у компании не хватало компетенций для самостоятельного развития системы, по каждому вопросу приходилось писать техническое задание и заказывать работу у подрядчика.

В итоге в Qiwi решили поменять СЭД целиком. Кстати, это довольно типичная ситуация, когда развитие происходит не путем перехода на новую версию используемой системы, а сменой платформы, — поставщикам стоит это учитывать и не почивать на лаврах. Часто это банально связано с тем, что стоимость перехода с версии N на N+1 одного и того же продукта оказывается выше, чем стоимость миграции с системы X на систему Y. И дело здесь не только в жадности и самоуверенности вендоров, считающих, что раз они подсадили клиента на иглу, то могут диктовать ему любые условия. Часто бывает, что в новой версии полностью переработаны архитектура и пользовательский интерфейс, — фактически от старой ничего, кроме названия, не остается. Тогда варианты апгрейда и миграции становятся с точки зрения заказчика равнозначными и роль в принятии решения начинают играть исключительно цена и сложность проекта. В этот-то момент конкуренты и получают свой шанс!

Обновление ради развития

Итак, после относительно недолгих размышлений в качестве новой СЭД выбрали «1С:Документооборот». В первую очередь потому, что в компании уже был положительный опыт работы с «1С» по созданию учетной системы и сложилась сильная собственная команда. Во-вторых, стояла цель оптимизировать сопровождение системы, причем не просто сократить затраты — компания была готова их даже увеличить и платить адекватные деньги за то, чтобы система не тормозила ее в развитии.

Заодно решили провести аудит абсолютно всех процессов, потому что в рамках модернизации текущей системы труднее убеждать людей в необходимости изменений, когда же их ставят перед фактом, что старой системы больше не будет, — тогда и приходят новые идеи, как улучшить работу компании. Например, создали альтернативные процессы по некоторым видам договоров, когда инициатор сам принимает на себя ответственность за результат согласования, даже если кто-то из согласующих дал отрицательное заключение. Несмотря на кажущуюся революционность такого подхода, ничего страшного пока не случилось — ведь все люди разумные и свою ответственность осознают вполне.

То есть в какой-то мере это психологический момент: если уж менять, так всё полностью! Кстати, именно по таковой причине у популярной японской концепции кайдзен, подразумевающей небольшие непрерывные улучшения, потенциал совершенствования процессов все-таки ограничен. И обычно кайдзен используется в паре с кайкаку — радикальным улучшением процессов, а чередование этих фаз и обеспечивает устойчивое развитие. Однако следует признать, что значительный прогресс достигается именно за счет резких скачков, а не мелких изменений, — к этой идее сегодня приходят даже ученые-эволюционисты, ставя под сомнение теорию Дарвина. Насколько невероятным кажется постепенное появление такого сложного органа, как глаз, настолько же сомнительно выглядит постепенный переход от традиционной бумажной бюрократии к офису совершенно без бумаг. Безбумажный документооборот становится возможным только в результате решительных перемен, а не череды мелких шагов.

Электронная подпись не панацея

Электронная подпись в документообороте безусловно важна, но не стоит переоценивать ее значение. Например, законодательство не обязывает иметь усиленную квалифицированную подпись для внутренних документов, и здесь можно использовать простую электронную подпись: нажал кнопку «ОК» в системе — и всё, документ подписан. Но такой порядок надо ввести приказом по предприятию и оформить дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками о том, какие их действия в системе означают электронное подписание документа.

Однако люди настолько привыкли к бумаге, что часто переоценивают риски работы с электронными документами и пытаются саботировать подобные нововведения. Поэтому на предприятиях, где царит строгая полувоенная дисциплина, электронный документооборот иногда внедряется жесткими методами: сотрудникам предлагают на выбор подписать один из двух документов — или дополнительное соглашение о работе с электронной подписью вместо «бумажной», или заявление об увольнении. Но в Qiwi пошли демократическим путем: убеждали, разговаривали со всеми. Если кто-то был категорически против — и в этом виделись реальные риски, то аналитики уходили, обдумывали и потом возвращались к этому человеку с уточненной схемой его бизнес-процесса, пока не приходили к общему согласию. Директивно ничего не делалось.

Жить по российским и американским законам одновременно

Акции Qiwi выставляются на Нью-Йоркской фондовой бирже, поэтому компания обязана вести отчетность в соответствии с требованиями американского закона Сарбейнса— Оксли (Sarbanes — Oxley Act, сокращенно SOX), принятого в 2002 году после серии корпоративных скандалов, чтобы минимизировать риски появления недостоверной информации в отчетности публичных компаний. Соответственно любой бизнес-процесс, который имеет пусть даже косвенное отношение к тому, что появится в финансовых отчетах, должен подвергаться аудиту.

Соблюдение требований SOX — это на самом деле очень большие затраты. Например, просчитав зарплату, бухгалтер должен взять пять случайных человек, всё пересчитать вручную и приложить эти данные. Всего подобных проверок при первичном аудите выполняется около пятисот, и хотя при повторном их число сокращается до ста, возникают дополнительные требования по документированию и соответственно дополнительные расходы.

Аудиторы приходят каждый год и контролируют процессы Qiwi с точки зрения американского законодательства. Происходит это следующим образом: они берут весь огромный массив проводок, на основании какой-то своей методики выбирают, допустим, сто из них и просят по этим проводкам показать все договоры и первичные документы, на основании которых были выполнены начисления. При этом нужно подтвердить, что договоры прошли необходимые согласования, предъявить скан-образы документов и так далее. Ситуация усугубляется тем, что сроки представления отчетов по SOX весьма сжатые, а документы от контрагентов не всегда поступают вовремя, поэтому данных для отчета может не хватать. Однако по МСФУ можно начислять доходы и расходы на основании имеющейся у компании информации, если она надлежащим образом задокументирована, — вот здесь-то СЭД и позволяет заполнить разрыв и вовремя дать аудиторам требуемые отчеты. Теперь всё видно в карточке договора непосредственно в учетной системе по нажатии на специальную кнопку «Договор в документообороте». Кроме того, в системе стали сохранять документы в привязке к номерам «контролей» — контрольных процедур SOX, так что их можно легко и быстро найти.

Чтобы еще больше упростить жизнь, аудиторам предоставили доступ непосредственно в систему, и теперь они сами могут получать нужную информацию, никого не отвлекая от работы. А раньше они сначала выбирали проводки для контроля, и только затем сотрудники Qiwi начинали искать требуемые документы по разным местам. Таким образом удалось существенно сократить затраты на аудит и улучшить контроль в соответствии с SOX.

Первые результаты

С внедрением новой СЭД начали замерять показатели процессов по договорам, и это дало колоссальный эффект. Казалось бы, как просто! Когда видно, что кто-то держит документы по десять-пятнадцать дней, то первым делом возникают вопросы к человеку. Однако выясняется, что не человек плохо работает, а процесс неправильно организован: сотрудника включили в список согласования просто потому, что он должен прочитать этот договор, хотя никаких решений он не принимает, — вот документы и висят у него по две недели. Заменили участие в согласовании на получение рассылки уведомлений по договору, и процесс пошел быстрее. Благодаря отчетам по процессам подобные неоптимальности стали более заметны.

Уже работает интеграция с учетной системой «1С»: — при согласовании договора виден бюджет. Это мгновенно дало результат: людям, которые запускают договора на согласование, теперь понятны и ограничения по сумме. Раньше согласующие, которые контролируют бюджет, получали договор и задавали вопросы — какой ЦФО, какая статья, есть ли деньги в бюджете. Сейчас это сразу видно.

В ИТ-службе по-прежнему используется Jira, но теперь только для внутренних задач подразделения, чтобы отслеживать выполнение SLA, остальные процессы ушли в систему «1С». И это логично: бухгалтерам и юристам удобнее работать в СЭД, но айтишники могут прикрепить к карточке договора ссылку на ветку обсуждения в Jira, где они ведут внутреннее обсуждение того же договора, — таким образом, все остались довольны.

Любой сотрудник может подключиться к мобильному клиенту. Хотя в системе «1С» его функциональность ограничена, для оперативной работы это все равно очень удобно: если надо согласовать документ, посмотреть, что у пользователя на контроле, поставить кому-то задачу — он прекрасно справляется со всем этим. Поэтому мобильный доступ пользуется спросом у согласующих — не обязательно начальства, но и у рядовых исполнителей. В результате значительно ускорились многие процессы. Например, есть ситуации, когда нужно подписать служебную записку у руководителя, который появляется в офисе раз в месяц, если не реже.

Сложности, конечно, возникали: решение «1С» тоже не идеально. И в ходе проекта выяснилось, что менять систему гораздо сложнее, чем внедрять с нуля. Некоторое время пользователям приходилось работать в двух системах, но без дублирования действий. Переход происходил постепенно по видам документов, например, по договору страхования — переносили, тестировали и говорили, что с завтрашнего утра с этими документами можно будет работать только в «1С». А остальные пока продолжали жить в WSS Docs. Разумеется, пользователей обучали, писали инструкции, показывали на примерах. Подходили к каждому рабочему месту, помогали разобраться с интерфейсом. Бывали разные ситуации, не всем перемены давались легко.

В начале проекта была команда из четырех единомышленников, со временем круг союзников новой СЭД расширился. Когда у системы появляется все больше пользователей, которые видят ее выгоды и объясняют их другим, то становится намного проще. Были, конечно, и противники, но даже те люди, которые сначала ни в какую не хотели переходить на «1С», сейчас успешно работают в этой системе.

Поделиться:
Автор текста: Станислав Макаров
Опубликовано на: iemag.ru




ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
26.04.2017
Представитель ФНС России рассказала, когда используется усиленная неквалифицированная электронная подпись

При электронном документообороте по телекоммуникационным каналам связи через доверенного оператора используется квалифицированная электронная подпись.

При взаимодействии через личный кабинет налогоплательщика юридические лица подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью заявления о постановке на учет (снятии с учета) в налоговом органе, о зачете или возврате налога, налоговые декларации и расчеты, сведения по форме 2-НДФЛ и некоторые другие документы.

19.04.2017
Отказ от бумажных трудовых книжек не избавит от всех рисков

Система трудовых книжек давно устарела, а ее модернизация позволит сэкономить время и ресурсы. С другой стороны, электронный документооборот повышает риски несанкционированного доступа к личной информации. Такое мнение высказал доцент факультета экономических и социальных наук РАНХиГС Алисен Алисенов.

18.04.2017
Электронную подпись УЦ ВБЦ принимают все пять информагентств по раскрытию информации

Удостоверяющий центр онлайн-сервиса ВБЦ стал партнером «Интерфакс-Центра раскрытия корпоративной информации», агентства экономической информации «Прайм», «Системы комплексного раскрытия информации и новостей», организации «Анализ, Консультации и Маркетинг» и АНО «Ассоциация защиты информационных прав инвесторов». Об этом сообщили во «Всероссийском Банковском Центре».