Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
31.01.2017
Антон Мейнцер о тенденциях развития современного электронного документооборота
Мейнцер Антон

Сегодня нет человека, который бы не слышал слов «электронный документооборот». Ещё десять лет назад сочетание слов «электронный» и «документооборот» было знакомо только профессионалам – делопроизводителям, людям, близким к информационным технологиям. Теперь с электронным документооборотом познакомились даже пенсионеры – портал госуслуг позволяет организовать полноценный электронный документооборот по различным вопросам от пенсионных накоплений до штрафов.

Пионерами во внедрениях систем электронного документооборота (СЭД) стали, конечно, органы государственной власти. Документ – главный инструмент деятельности органов власти различного уровня. А с появлением персональных компьютеров начались попытки автоматизации учёта документов.

Исторически системы электронного документооборота (СЭД) в России развивались по-другому пути, нежели в мире. Это обусловлено иной системой документооборота и распределения ответственности. За рубежом ответственность за документ несёт менеджер – он финансово заинтересован в договоре, сделке, проекте; менеджер заботится о сроках, контролирует прохождение документа, согласовывает его. Зарубежные СЭД – системы управления контентом, Enterprise Content Management, строились, в первую очередь, для коммерческих структур по «горизонтальному принципу» и рассчитаны на менеджера коммерческой организации. В Советском Союзе, а потом и в России, была выстроена «вертикальная» система контроля исполнения документов и распоряжений – ответственность всегда несёт руководитель и он же распределяет задания, контролирует сроки, принимает или отклоняет отчёты.

Автоматизация документооборота началась с появлением персональных компьютеров. Программистами создавались простейшие учётные базы данных, в которых регистрировались входящие и исходящие документы, поручения, распоряжения. Решались простейшие задачи контроля сроков исполнения документов, отчётности, поиска. Такие программы покрывали потребности специалистов канцелярии, делопроизводителей.

Следующий этап развития СЭД – сканирование бумажных документов, работа с электронными текстами, создание архивов электронных документов. Системы, появившиеся в середине нулевых, могли предоставить информацию не только по реквизитам и документам, но и распечатать текст, обеспечить поиск по тексту документа, организовать рассмотрение документов в электронном виде. Однако неразвитая нормативная база не позволяла организовать полноценное рассмотрение или согласование документов – люди были привычны к собственноручной подписи, доверие к электронной подписи было низкое.

Современные СЭД обеспечивают полный цикл прохождения документа в электронном виде – подготовку, согласование, рассылку, уведомление о принятии и прочтении и так далее. Все операции могут быть подтверждены электронной подписью. То есть документооборот становится не только электронным, но и юридически значимым.

На сегодняшний день системы электронного документооборота решают такие важные управленческие функции как:

  • Контроль документов, приказов и поручений. Современные СЭД обладают развитыми и наглядными средствами контроля документов, отчётности, напоминаний по электронной почте и СМС о просроченных заданиях. Руководитель имеет возможность самостоятельно контролировать процессы документооборота, канцелярия отслеживает поручения руководства, автоматически рассчитывается коэффициент исполнительской дисциплины, KPI.
  • Быстрое согласование и рассмотрение документов в электронном виде. Так как не требуется создавать копий бумажных документов и передавать их заинтересованным лицам, распространение электронного документа происходит практически мгновенно. Участники процесса получают электронный документ и тут же могут работать с ним. Это ускоряет процессы документооборота в организации в десятки раз.
  • Обмен электронными документами с федеральными, судебными и региональными органами власти. Современная СЭД позволяет организовать юридически значимый документооборот с государственной властью, значительно ускорив решение многих вопросов.
  • Поддержка принятия управленческих решений на основе отчётности, исполнения поручений, приказов и распоряжений, контроля.
  • Управление электронными архивами документов с десятками миллионов единиц хранения. Электронные архивы позволяют за секунды найти требуемый документ, посмотреть ранние его версии, историю согласования, управлять актуальностью нормативных и организационно-распорядительных документов. СЭД могут отслеживать необходимость актуализации документов в связи с изменением законодательной базы.
  • Обеспечение защиты документов от несанкционированного доступа и потери.
  • Организация электронного документооборота с контрагентами и ФНС – передача договоров, счетов, актов, счетов-фактур в электронном виде позволяют значительно ускорить процессы бухгалтерского документооборота.
  • Чётко прописанные маршруты документов позволяют структурировать внутренние процессы в организации, избавиться от хаоса, потерь и забывчивости, многократных согласований одного и того же, сократить цепочки согласований и бюрократию.
  • Электронный документооборот наводит порядок в организации, требует введения новых инструкций по делопроизводству, регламентации процессов согласования, контроля. Когда организация внедряет электронный документооборот, это даёт внутренний толчок, повышение эффективности и качества работы. Недаром одним из требований стандарта качества ISO 9001 является наличие системы управления документами (электронного документооборота).

В органах государственной власти объем документооборота непрерывно увеличивается в среднем на 10-15% в год. Коммерческие компании также подвержены росту потока документов при соответствующем росте организации. Это повышает нагрузку на канцелярии, руководителей, сотрудников и требует новых решений от СЭД.

Тенденциями ближайшего будущего будет перевод всё больших и больших бизнес-процессов документооборота в электронный вид. Организации будут переводить в электронную форму различные заявки, подбор персонала, служебные записки, договоры и т.д. Электронная подпись перестанет быть прерогативой органов власти, а будет внедряться повсеместно, в том числе, и для внутреннего использования в коммерческих организациях.

Интеллектуальные системы постепенно внедряются в область электронного документооборота. Нейронные сети учатся извлекать смысл из документов, предсказывать решение по резолюции, определять ключевые слова, тематику, автоматически классифицировать документ. Уже работают системы, которые классифицируют поток обращений граждан, выявляют проблему в обращении и направляют письмо в соответствующее ведомство без участия человека. Это реальность сегодняшнего дня, которая будет внедряться повсеместно.

Мейнцер Антон,
главный архитектор информационных систем «Кодекс: Документооборот»

Поделиться:
Автор текста: Роман Фандорин
Опубликовано на: gazetadaily.ru




КАЛЕНДАРЬ
22.11.2017 Конференция
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
15.08.2017
Сбербанк и Яндекс объединяют усилия в развитии электронной коммерции

Сбербанк и Яндекс подписали соглашение о намерениях создать совместное предприятие на базе Яндекс.Маркета. Объединив инфраструктуру и технологии, компании будут развивать экосистему электронной коммерции, включающую покупку и продажу товаров, в том числе цифровых, а также связанные с этим продукты и услуги.

14.08.2017
Банковская группа АО «СМП Банк» запустила кредитный конвейер на базе платформы TESSA

Банковская группа АО «СМП Банк» ввела в промышленную эксплуатацию систему согласования кредитных заявок клиентов малого и среднего бизнеса на базе платформы управления документами и бизнес-процессами TESSA.

11.08.2017
«Евросеть» и «Связной» объединятся

Ранее компания «Евросеть» была поделена между операторами «Мегафон» и «ВымпелКом». Теперь же она полностью переходит во владение «Мегафона», а «ВымпелКом» же получит половину ее салонов. После объединения двух сотовых ритейлеров, салоны «Связного» также станут собственностью «Мегафона». Таким образом, число точек продаж этого оператора достигнет порядка 5000, и по этому показателю «Мегафон» практически догонит компанию МТС.