Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
13.04.2017
УПД: осталось всего три месяца, чтобы внедрить ЭТО

Универсальный передаточный документ ― уже год одна из актуальных и обсуждаемых тем в сфере электронного документооборота (ЭДО). Его электронный формат утвержден Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. В 2016 году операторы ЭДО и провайдеры EDI реализовывали его в своих системах. Для пользователей же наиболее горячее время наступило сейчас, когда нужно внедрить новый формат в свои схемы ЭДО.

Что такое УПД?

Оксана Леонова

УПД – это универсальный передаточный документ, который, будучи на бумаге, может заменить первичный документ или комплект «счет-фактура + первичный документ». Об этом говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. До прошлого года для УПД не было утвержденного электронного формата, поэтому компании, которые его использовали, не могли перейти на ЭДО.

Теперь этот формат есть. Но ФНС расширила его функциональность, поэтому он может выступать в трех качествах: счета-фактуры, первичного документа и непосредственно УПД ― аналогом бумажного универсального передаточного документа. Итак, мы понимаем, что УПД как документ и электронный формат — это две разные сущности.

Чего требует закон?

Многие путают эти сущности и поэтому считают, что с 1 июля 2017 года обязаны «перейти на УПД», имея в виду документ: отказаться от счетов-фактур и «первички» и заменить их одним УПД. Это не так. Законодательство требует с 1 июля формировать по новому формату электронные счета-фактуры. И все.

Напомним, что форматы документа о передаче товаров при торговых операциях (ТОРГ-12) и документа о передаче результатов работ (акт) обновлены приказами ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552 и остаются в силе. Их можно использовать и дальше. Так вот, оставлять ли в силе первичные документы, продолжать ли формировать их по данным форматам, перейти на новый формат или вообще заменить их УПД ― решают сами компании. И именно это им сейчас нужно сделать.

Каким путем пойти?

У каждой сети и у каждого поставщика своя учетная политика, бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании определенных типов документов. Именно с ними «обучены» работать их учетные системы. И исходя из этого у сетей и поставщиков продумано и реализовано интеграционное решение с сервисами EDI и ЭДО. Перспектива использовать один документ (УПД) вместо пакета и поддерживать единый – новый – формат выглядит очень привлекательно: удобно и экономично. Стратегически. Но требует больших трудозатрат в переходный период. Компании нужно не только «научить» свои системы работать с новым форматом, но и изменить схему документооборота и учетную политику для работы с новым типом документа.

Если хочется обойтись меньшими затратами сейчас, то можно оставить в силе первичку, но перевести ее на новый формат, чтобы не поддерживать несколько. Но тогда нужно «научить» свою учетную систему работать с бухгалтерскими документами в новом формате. А это опять финансовые и трудозатраты. А можно вообще сделать лишь необходимое, выполнить непосредственно требование законодательства – перевести на новый формат счета-фактуры, а все остальные типы документов и форматы не трогать. Минимум усилий, но в перспективе может возникнуть необходимость вернуться к этому вопросу.

Как показывает наша практика, сети мыслят стратегически, так как пользователи Контур. EDI массово внедряют УПД не только как формат, но и как тип документа, который объединяет счет-фактуру и первичную документацию. В деле ЭДО поставщики всегда следуют за сетями, так как односторонним документооборот быть не может. Переход на УПД – не исключение, потому вслед за сетями поставщики внедряют этот тип документа.

УПД: осталось всего три месяца, чтобы внедрить ЭТО

Что нужно делать поставщику?

Запуск нового формата у поставщиков зависит от готовности сетей. Как только они сообщают провайдеру, что готовы принимать документы в новом формате, он делает необходимые настройки на своем сервере. В результате документы для конкретной сети автоматически формируются в новом формате прямо в системе ЭДО. Самому поставщику ничего не нужно для этого делать. Он просто продолжает, как и раньше, отправлять счета-фактуры и ТОРГ-12. В сеть они попадут в нужном формате. При этом неважно, каким способом он работает с EDI и ЭДО: через веб-версию или через интеграционное решение.

Запуск электронного УПД как документа также происходит по мере готовности сетей. Они вместе с провайдером составляют график переключения поставщиков, каждому из которых сообщают дату, к которой ему нужно обеспечить техническую готовность отправлять универсальный передаточный документ. Как это сделать – зависит от способа, которым он работает с электронными документами: через веб-версию или через интеграционное решение.

Если это веб-версия, нужно обратиться к своему провайдеру. Он сделает необходимые переключения на новый тип электронного документа у себя на сервере. Поставщику со своей стороны ничего менять не понадобится. Просто в системе ЭДО вместо привычных счетов-фактур будут формироваться УПД.

Если же у поставщика интеграция EDI и ЭДО с учетной системой, то обновить решение, чтобы оно работало с новым документом, должен тот, кто его разрабатывал и внедрял. Если это провайдер, нужно связаться с ним и обсудить план действий. Если это сторонний подрядчик — то же самое, но с ним. Если это собственный IT-отдел компании — вопрос решается его силами. Кто бы ни внедрял решение, понятно, что в любой интеграции задействовано две стороны: компания и провайдер, поэтому обновлять решение нужно совместно.

В помощь интеграторам

Не углубляясь в технические подробности, хочется особо отметить: меняется формат юридически значимого документа. Нововведения могут никак не коснуться структуры EDI-сообщений. Но могут затронуть статусные сообщения, которые вы получаете на разных этапах документооборота: вместо идентификаторов счета-фактуры, ТОРГ-12 и корректировочного счета-фактуры они будут содержать идентификаторы универсального передаточного или универсального корректировочного документов.

Несмотря на то что в массе своей сети переходят на УПД, остаются и те, которые планируют и дальше работать со счетами-фактурами, но в новом формате. Оба документа создаются на основе одного и того же формата. Но вы не запутаетесь, если в вашей EDI-цепочке используется INVOIC. Тогда именно на нем базируются и счета-фактуры, и УПД. В этом случае тип создаваемого документа для каждой сети настраивает провайдер на своем сервере. После этого система автоматически будет формировать на основе ваших данных из INVOIC нужный для конкретной сети документ.

Если же вы работаете без INVOIC, например, закрывающие документы выгружаются из вашей учетной системы через интеграционное решение сразу в формате ФНС, унифицированного решения нет, нужно переделывать интеграцию и переписывать выгрузку со старого формата на новый.

Поделиться:
Автор текста: Оксана Леонова, эксперт по электронному документообороту СКБ Контур
Опубликовано на: new-retail.ru




ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
18.05.2017
Севастополь переходит на систему электронного документооборота
Внедрение системы электронного документооборота, в том числе, позволит сократить сроки приема и обработки обращений граждан, ускорит прохождение внутренних документов. Как сообщили в пресс-службе правительства Севастополя, глава города Дмитрий Овсянников поручил ускорить эту работу.
16.05.2017
«Ростелеком» ищет свое место в цифровой экономике

«Ростелеком» подготовил и в ближайшее время планирует представить правительству свою позицию в ответ на поставленные государством задачи по построению цифровой экономики и информационного общества в России. Об этом TAdviser в мае 2017 года рассказал директор Центра стратегических инноваций «Ростелекома» Борис Глазков.

15.05.2017
Электронное правосудие частично решит проблему переполненности СИЗО
«Комплексная информационная система судов общей юрисдикции» (КИС СОЮ) призвана не только упростить жизнь участникам процессов, но и сэкономить серьезные средства в рамках межведомственного взаимодействия. Среди точек приложения усилий — УФСИН России по г. Москве и СИЗО столицы. О том, как системы видеоконференцсвязи и межведомственного взаимодействия решают проблемы этапирования и переполненности следственных изоляторов, а также сокращают расходы на содержание подследственных, CNews рассказал начальник «Бутырки» (СИЗО №2 УФСИН по г. Москве) Сергей Телятников.