Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
03.07.2017
Топ-10 проблем в управлении информацией, которых можно избежать

Сотрудники на всех уровнях управления каждый день сталкиваются с мелкими задачами, которые сопровождают командную работу и взаимодействие с клиентами. Внезапно возникает необходимость переключить внимание на решение организационных вопросов. Постоянное отвлечение на мелочи в разы снижает производительность в течение рабочего дня. Проверено на себе.

Мы подготовили список убийц производительности или частых проблем в управлении данными, которых можно избежать с помощью современных информационных решений.

1. Долгий поиск нужного файла

Ситуация: Клиент на телефоне. Менеджеру Андрею срочно нужно уточнить условия контракта. Файл нужен здесь и сейчас. Но где тот лежит, никто знает. И так начинается каждое утро. Если файл потерялся, и время упущено, приходится создавать его заново, в результате рабочие часы расходуются неэффективно. Такая ситуация раздражает, и Андрею требуется дополнительное время для концентрации на основных задачах.

Если файл потерялся, и время упущено, приходится создавать его заново, в результате рабочие часы расходуются неэффективно.

Решение: После жалоб клиентов на медленных менеджеров руководство Андрея отменило работу в сетевых папках и перешло на ECM-систему. В современных системах работает полнотекстовый поиск, поиск по заданным свойствам, по тэгам, по части слова. Система поддерживает любые типы документов, а файлы не привязываются к конкретным папкам. Теперь у Андрея поиск занимает несколько секунд, и его хвалят клиенты за оперативность.

2. Поиск актуальной и утвержденной версии документа

Ситуация: Руководитель Светлана быстро находит нужный файл, точно помнит, куда его положила, и как он называется, потому что она очень организованная. Она объясняет коллегам в отделе алгоритм поиска. Но проблемы все равно возникают. Если документ многократно утверждался и коллективно редактировался, сотрудники мучаются: какой из них самый актуальный? Какая версия документа утверждена и одобрена? Можно посмотреть на дату правки документа, можно поспрашивать, можно долго гадать. Ответ знает только Светлана.

Если документ многократно утверждался и коллективно редактировался, сотрудники мучаются: какой из них самый актуальный?

Решение: Вот уже полгода сотрудники работают в системе документооборота. В ECM-системе такой проблемы не возникает. Любая правка документа фиксируется, и сохраняется история внесенных изменений. Искать ничего не требуется, так как по умолчанию работа продолжается с самой последней версией документа. Сотрудники довольны, а Светлана стала больше времени тратить на решение задач клиентов.

3. Работа с неправильной версией документа

Ситуация: Когда неправильная версия договора или проектной документации запущена в работу, это может стать фатальной ошибкой. Но все бывает в первый раз. Менеджер проекта Ольга согласовывала коммерческое предложение с клиентом и руководством 10 раз. Накануне встречи Ольга поспешила и передала клиенту предложение с первичной стоимостью. Клиенты бывают разные: кто-то поймет, кто-то будет гнуть свою линию. Ольге удалось договориться с клиентом, сославшись на неопытность. Но времени на разрешение всех вопросов она потратила в 2 раза больше запланированного.

Когда неправильная версия договора или проектной документации запущена в работу, это может стать фатальной ошибкой.

Решение: В ECM-системе сохраняется история всех изменений, внесенных в документ. Нет вероятности перепутать и выслать не тот договор. Документ существует только в одной версии – самой последней, которую легко «откатить» до предыдущей, если нужно. Теперь Ольга обучает новичков, как работать с договорами в системе и делится забавными случаями из практики.

4. Многократное согласование договора

Ситуация: По пятницам друзья Антон и Олег вместе ходят в бар. Там они делятся наболевшим за рабочую неделю. Антон работает в крупной торговой сети. Олег – в маленькой студии. Но оба сходятся в том, что у них бардак с договорами. В небольшой компании договор проходит короткий путь согласования, а в крупной это процесс затягивается. Но условия по договору меняются несколько раз и не зависят от размера компании. Антон и Олег тратят уйму времени на лишние коммуникации и проверку готовности согласованной версии договора.

Но условия по договору меняются несколько раз и не зависят от размера компании.

Решение: Однажды друзей осенило, и они предложили руководству попробовать автоматизированное согласование договоров. В ECM-системе это решается настройкой процесса согласования. И Антон, и Олег каждый день проверяют статус договора в системе, без лишних звонков и писем. Если нужно, они отправляют автоматические напоминания руководителям и сразу переходят к другим делам. По пятницам друзья встречаются на час раньше обычного.

5. Визирование документов

Ситуация: Ассистенту Марине поручили координировать небольшой проект. Для согласования договорных документов ей нужно получить визы руководителей четырех отделов. Кажется, простая процедура. Но вот уже вторую неделю Марина не может застать в офисе коммерческого директора. В зависимости от размера и структуры компании может потребоваться много времени, чтобы получить все необходимые подписи на документ.

В зависимости от размера и структуры компании может потребоваться много времени, чтобы получить все необходимые подписи на документ.

Решение: Генеральный директор заметил, что начало каждого проекта затягивается, и посоветовался с ИТ-отделом. В ECM-системе процесс визирования подразумевает цикл подписания, который отражает время и пользователя, подписавшего документ. После подписания Марина получает на почту уведомление. Через систему ей проще воздействовать на забывчивых руководителей. Для подписантов процедура также упрощается. Руководители могут ознакомиться с документом удаленно и одобрить его с мобильного устройства с помощью электронной подписи.

6. Проведение рутинных собраний

Ситуация: Ежедневные собрания убивают часть рабочего времени. Это точно знает аналитик Наталья. В ее компании собрания назначаются по мелким текущим вопросам, которые проще решить удаленно. Так уменьшается вероятность того, что обсуждение отклонится от основной темы.

Ежедневные собрания убивают часть рабочего времени.

Решение: Руководство компании решило оптимизировать внутренние коммуникации с помощью ECM-системы. Система управления контентом стала единой платформой для обмена информацией и взаимодействия сотрудников. Не покидая рабочего места и имея все рабочие файлы под рукой, Наталья обсуждает текущие вопросы и не тратит время на ожидание опаздывающих коллег.

7. Непрозрачное распределение задач

Ситуация: Менеджер по работе с клиентами Кирилл заметил жалобу от клиента и начал с ним переписку. В ходе общения выяснилось, что его коллега Анна уже занимается этим вопросом. В этом можно винить или плохо настроенные процессы, или слабую координацию и распределение задач. Отсутствие прозрачности в работе команды усложняет процедуру отладки качества работы и упреждения ошибок.

Отсутствие прозрачности в работе команды усложняет процедуру отладки качества работы и упреждения ошибок.

Решение: Когда два сотрудника занимаются решением одного и того же простого вопроса, они оба работают неэффективно. Клиентский отдел одним из первых заметил плюсы ECM-системы: можно настроить координацию задач сотрудников, отслеживать статусы выполнения и цикл делегирования. Автоматизировав задачи, и руководители, и сотрудники понимают, кто и за что отвечает в конечном итоге. Анна и Кирилл берут одинаковые обеды, а задачи решают разные.

8. Несогласованность действий сотрудников

Ситуация: Несогласованность действий сотрудников разных отделов приводит к нарушению сроков и отказу от ответственности. При работе над проектами бухгалтерия, производство, продажи и другие департаменты всегда взаимосвязаны. Нина Федоровна из бухгалтерии не хочет знать подробности по этапам проекта. Ей просто нужна копия договора. Поэтому она набирает Игоря и просит его срочно переслать ей договор. Менеджер Игорь нервничает, у него через 5 минут встреча.

Несогласованность действий сотрудников разных отделов приводит к нарушению сроков и отказу от ответственности.

Решение: Единую рабочую среду и общее хранилище документов можно организовать с помощью ECM-системы. Игорь вздохнул с облегчением после внедрения системы: в ней легко обмениваться документами и файлами. Так ускоряется и облегчается процесс взаимодействия между департаментами. Нина Федоровна перестала отвлекать Игоря из-за документов и самостоятельно ищет в системе нужные файлы. Теперь она названивает Петру из ИТ-отдела.

9. Поиск ответа на вопрос клиента

Ситуация: Клиенты ожидают получить быстрый ответ на вопрос. Если этого не происходит, клиент может задуматься о некомпетентности сотрудников. Консультант Екатерина не торопится отвечать, ведь работает в компании всего третий месяц. Она спрашивает у более опытных коллег. Коллег это не радует, им некогда объяснять нюансы новичку. Оперативной такую коммуникацию не назовешь.

Клиенты ожидают получить быстрый ответ на вопрос.

Решение: С этой проблемой справляется база знаний. Основа формируется из самых частых вопросов и пополняется каждым новым запросом от клиентов и партнеров. Базу знаний легко создать в современной ECM-системе, назначить права доступа и разместить список вопросов по релевантности. Через полгода работы с базой знаний Екатерина может быстро разыскать похожие обращения и оперативно завершает работы по клиентской поддержке.

10. Дублирование документов

Ситуация: Почему сотрудники сохраняют копии документов на собственных мобильных устройствах и облачных сервисах? Руководителю отдела продаж Максиму так удобно. Он постоянно в командировках и хочет, чтобы важные документы всегда были под рукой. Но сохранение документов на личных устройствах нарушает политику безопасности компании и мешает совместной работе из-за разрозненности файлов.

Но сохранение документов на личных устройствах нарушает политику безопасности компании и мешает совместной работе из-за разрозненности файлов.

Решение: Руководство решило обезопасить корпоративную информацию с помощью ECM-системы. Система управления корпоративной информацией организует совместную работу сотрудников в удобной форме и обеспечивает безопасность конфиденциальных данных. А Максиму не пришлось ничего менять. Он по-прежнему сохраняет файлы на смартфон, просматривает и одобряет документы через мобильный доступ к ECM-системе.

Если некоторые проблемы кажутся вам знакомыми – поделитесь с коллегами, вместе вы сможете решить их эффективнее.

Поделиться:
Опубликовано на: blog.fts-eu.com


Тэги: ECM


КАЛЕНДАРЬ
22.11.2017 Конференция
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
19.07.2017
Резиденты «Сколково» обезопасят электронный документооборот

Компании "Диасофт Платформа" и Oz Forensics выводят на рынок интегрированную платформу с возможностью биометрической идентификации и выявления цифровых подделок

18.07.2017
МРСК Центра модернизировала автоматизированную систему управленческого документооборота

МРСК Центра завершил проект по расширению функциональности, модернизации и переносу автоматизированной системы управленческого документооборота (АСУД) на новую версию платформы EMC Documentum (в настоящее время OpenText Documentum) версии 7.2.

11.07.2017
Минстрой с 1 сентября примет только электронные документы

Минстрой России с 1 сентября перестанет принимать от застройщиков «живые» документы. С осени все необходимые для получения разрешения на строительство бумаги нужно будет предоставлять исключительно в электронном виде. Соответствующее постановление подписало Правительство России.