Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
03.07.2017
Топ-10 проблем в управлении информацией, которых можно избежать

Сотрудники на всех уровнях управления каждый день сталкиваются с мелкими задачами, которые сопровождают командную работу и взаимодействие с клиентами. Внезапно возникает необходимость переключить внимание на решение организационных вопросов. Постоянное отвлечение на мелочи в разы снижает производительность в течение рабочего дня. Проверено на себе.

Мы подготовили список убийц производительности или частых проблем в управлении данными, которых можно избежать с помощью современных информационных решений.

1. Долгий поиск нужного файла

Ситуация: Клиент на телефоне. Менеджеру Андрею срочно нужно уточнить условия контракта. Файл нужен здесь и сейчас. Но где тот лежит, никто знает. И так начинается каждое утро. Если файл потерялся, и время упущено, приходится создавать его заново, в результате рабочие часы расходуются неэффективно. Такая ситуация раздражает, и Андрею требуется дополнительное время для концентрации на основных задачах.

Если файл потерялся, и время упущено, приходится создавать его заново, в результате рабочие часы расходуются неэффективно.

Решение: После жалоб клиентов на медленных менеджеров руководство Андрея отменило работу в сетевых папках и перешло на ECM-систему. В современных системах работает полнотекстовый поиск, поиск по заданным свойствам, по тэгам, по части слова. Система поддерживает любые типы документов, а файлы не привязываются к конкретным папкам. Теперь у Андрея поиск занимает несколько секунд, и его хвалят клиенты за оперативность.

2. Поиск актуальной и утвержденной версии документа

Ситуация: Руководитель Светлана быстро находит нужный файл, точно помнит, куда его положила, и как он называется, потому что она очень организованная. Она объясняет коллегам в отделе алгоритм поиска. Но проблемы все равно возникают. Если документ многократно утверждался и коллективно редактировался, сотрудники мучаются: какой из них самый актуальный? Какая версия документа утверждена и одобрена? Можно посмотреть на дату правки документа, можно поспрашивать, можно долго гадать. Ответ знает только Светлана.

Если документ многократно утверждался и коллективно редактировался, сотрудники мучаются: какой из них самый актуальный?

Решение: Вот уже полгода сотрудники работают в системе документооборота. В ECM-системе такой проблемы не возникает. Любая правка документа фиксируется, и сохраняется история внесенных изменений. Искать ничего не требуется, так как по умолчанию работа продолжается с самой последней версией документа. Сотрудники довольны, а Светлана стала больше времени тратить на решение задач клиентов.

3. Работа с неправильной версией документа

Ситуация: Когда неправильная версия договора или проектной документации запущена в работу, это может стать фатальной ошибкой. Но все бывает в первый раз. Менеджер проекта Ольга согласовывала коммерческое предложение с клиентом и руководством 10 раз. Накануне встречи Ольга поспешила и передала клиенту предложение с первичной стоимостью. Клиенты бывают разные: кто-то поймет, кто-то будет гнуть свою линию. Ольге удалось договориться с клиентом, сославшись на неопытность. Но времени на разрешение всех вопросов она потратила в 2 раза больше запланированного.

Когда неправильная версия договора или проектной документации запущена в работу, это может стать фатальной ошибкой.

Решение: В ECM-системе сохраняется история всех изменений, внесенных в документ. Нет вероятности перепутать и выслать не тот договор. Документ существует только в одной версии – самой последней, которую легко «откатить» до предыдущей, если нужно. Теперь Ольга обучает новичков, как работать с договорами в системе и делится забавными случаями из практики.

4. Многократное согласование договора

Ситуация: По пятницам друзья Антон и Олег вместе ходят в бар. Там они делятся наболевшим за рабочую неделю. Антон работает в крупной торговой сети. Олег – в маленькой студии. Но оба сходятся в том, что у них бардак с договорами. В небольшой компании договор проходит короткий путь согласования, а в крупной это процесс затягивается. Но условия по договору меняются несколько раз и не зависят от размера компании. Антон и Олег тратят уйму времени на лишние коммуникации и проверку готовности согласованной версии договора.

Но условия по договору меняются несколько раз и не зависят от размера компании.

Решение: Однажды друзей осенило, и они предложили руководству попробовать автоматизированное согласование договоров. В ECM-системе это решается настройкой процесса согласования. И Антон, и Олег каждый день проверяют статус договора в системе, без лишних звонков и писем. Если нужно, они отправляют автоматические напоминания руководителям и сразу переходят к другим делам. По пятницам друзья встречаются на час раньше обычного.

5. Визирование документов

Ситуация: Ассистенту Марине поручили координировать небольшой проект. Для согласования договорных документов ей нужно получить визы руководителей четырех отделов. Кажется, простая процедура. Но вот уже вторую неделю Марина не может застать в офисе коммерческого директора. В зависимости от размера и структуры компании может потребоваться много времени, чтобы получить все необходимые подписи на документ.

В зависимости от размера и структуры компании может потребоваться много времени, чтобы получить все необходимые подписи на документ.

Решение: Генеральный директор заметил, что начало каждого проекта затягивается, и посоветовался с ИТ-отделом. В ECM-системе процесс визирования подразумевает цикл подписания, который отражает время и пользователя, подписавшего документ. После подписания Марина получает на почту уведомление. Через систему ей проще воздействовать на забывчивых руководителей. Для подписантов процедура также упрощается. Руководители могут ознакомиться с документом удаленно и одобрить его с мобильного устройства с помощью электронной подписи.

6. Проведение рутинных собраний

Ситуация: Ежедневные собрания убивают часть рабочего времени. Это точно знает аналитик Наталья. В ее компании собрания назначаются по мелким текущим вопросам, которые проще решить удаленно. Так уменьшается вероятность того, что обсуждение отклонится от основной темы.

Ежедневные собрания убивают часть рабочего времени.

Решение: Руководство компании решило оптимизировать внутренние коммуникации с помощью ECM-системы. Система управления контентом стала единой платформой для обмена информацией и взаимодействия сотрудников. Не покидая рабочего места и имея все рабочие файлы под рукой, Наталья обсуждает текущие вопросы и не тратит время на ожидание опаздывающих коллег.

7. Непрозрачное распределение задач

Ситуация: Менеджер по работе с клиентами Кирилл заметил жалобу от клиента и начал с ним переписку. В ходе общения выяснилось, что его коллега Анна уже занимается этим вопросом. В этом можно винить или плохо настроенные процессы, или слабую координацию и распределение задач. Отсутствие прозрачности в работе команды усложняет процедуру отладки качества работы и упреждения ошибок.

Отсутствие прозрачности в работе команды усложняет процедуру отладки качества работы и упреждения ошибок.

Решение: Когда два сотрудника занимаются решением одного и того же простого вопроса, они оба работают неэффективно. Клиентский отдел одним из первых заметил плюсы ECM-системы: можно настроить координацию задач сотрудников, отслеживать статусы выполнения и цикл делегирования. Автоматизировав задачи, и руководители, и сотрудники понимают, кто и за что отвечает в конечном итоге. Анна и Кирилл берут одинаковые обеды, а задачи решают разные.

8. Несогласованность действий сотрудников

Ситуация: Несогласованность действий сотрудников разных отделов приводит к нарушению сроков и отказу от ответственности. При работе над проектами бухгалтерия, производство, продажи и другие департаменты всегда взаимосвязаны. Нина Федоровна из бухгалтерии не хочет знать подробности по этапам проекта. Ей просто нужна копия договора. Поэтому она набирает Игоря и просит его срочно переслать ей договор. Менеджер Игорь нервничает, у него через 5 минут встреча.

Несогласованность действий сотрудников разных отделов приводит к нарушению сроков и отказу от ответственности.

Решение: Единую рабочую среду и общее хранилище документов можно организовать с помощью ECM-системы. Игорь вздохнул с облегчением после внедрения системы: в ней легко обмениваться документами и файлами. Так ускоряется и облегчается процесс взаимодействия между департаментами. Нина Федоровна перестала отвлекать Игоря из-за документов и самостоятельно ищет в системе нужные файлы. Теперь она названивает Петру из ИТ-отдела.

9. Поиск ответа на вопрос клиента

Ситуация: Клиенты ожидают получить быстрый ответ на вопрос. Если этого не происходит, клиент может задуматься о некомпетентности сотрудников. Консультант Екатерина не торопится отвечать, ведь работает в компании всего третий месяц. Она спрашивает у более опытных коллег. Коллег это не радует, им некогда объяснять нюансы новичку. Оперативной такую коммуникацию не назовешь.

Клиенты ожидают получить быстрый ответ на вопрос.

Решение: С этой проблемой справляется база знаний. Основа формируется из самых частых вопросов и пополняется каждым новым запросом от клиентов и партнеров. Базу знаний легко создать в современной ECM-системе, назначить права доступа и разместить список вопросов по релевантности. Через полгода работы с базой знаний Екатерина может быстро разыскать похожие обращения и оперативно завершает работы по клиентской поддержке.

10. Дублирование документов

Ситуация: Почему сотрудники сохраняют копии документов на собственных мобильных устройствах и облачных сервисах? Руководителю отдела продаж Максиму так удобно. Он постоянно в командировках и хочет, чтобы важные документы всегда были под рукой. Но сохранение документов на личных устройствах нарушает политику безопасности компании и мешает совместной работе из-за разрозненности файлов.

Но сохранение документов на личных устройствах нарушает политику безопасности компании и мешает совместной работе из-за разрозненности файлов.

Решение: Руководство решило обезопасить корпоративную информацию с помощью ECM-системы. Система управления корпоративной информацией организует совместную работу сотрудников в удобной форме и обеспечивает безопасность конфиденциальных данных. А Максиму не пришлось ничего менять. Он по-прежнему сохраняет файлы на смартфон, просматривает и одобряет документы через мобильный доступ к ECM-системе.

Если некоторые проблемы кажутся вам знакомыми – поделитесь с коллегами, вместе вы сможете решить их эффективнее.

Поделиться:
Опубликовано на: blog.fts-eu.com


Тэги: ECM


КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.

27.03.2019
Коммерческие компании все чаще переходят с иностранных продуктов на российские
Илья Зайчиков, product owner СЭД «Тезис», компания Haulmont, в интервью TAdviser рассказал о развитии системы электронного документооборота, результатах её продвижения на мировом рынке, а также опыте замещения и особенностях замены иностранных решений подобного класса.