Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
11.04.2007

Компания Аплана, ее партнер компания BTLab и корпорация "Промхим" сообщают о вводе в промышленную эксплуатацию СЭД БОСС-Референт v.3. Внедрение системы позволило создать единое управленческое пространство для предприятий корпорации и обеспечило поддержку в рамках корпорации регламента работы с корреспонденцией и внутренними управленческими документами.

Корпорация "Промхим" (г. Черкесск) включает три юридически независимых предприятия: "Бумажную фабрику" (производство и распространение бумажных материалов), "Промхим" (Стройдвор) (продажа строительных материалов) и "Фирма "Промхим" (оказание транспортных услуг). Это динамично развивающаяся корпорация, планирующая в ближайшем будущем открыть филиалы своих предприятий в соседних регионах.

Принимая решение о внедрении СЭД, руководство корпорации преследовало главным образом стратегические цели – рост конкурентоспособности предприятия за счет повышения качества и скорости подготовки управленческих решений и их четкой реализации. Кроме того, выбор СЭД был тесно связан с планами заказчика по расширению бизнеса – планами открытия филиалов в других регионах и включения в корпорацию новых предприятий.

Предпочтение было отдано СЭД БОСС-Референт – собственной разработке компании Аплана (группа компаний АйТи), реализованной на платформе IBM Lotus Domino. По словам финансового директора корпорации Алибека Шебзухова, "выбор системы определили три момента. Базовая поставка системы включает настраиваемые регламенты работы с общими управленческими документами. Исходя из этих регламентов можно быстро уточнить и автоматизировать существующие в корпорации процедуры документооборота. Второе, система включает целый ряд механизмов, которые позволят нам быстро модифицировать регламенты документооборота при расширении корпорации и изменении ее бизнес-процессов. Наконец, система поддерживает сложные схемы согласования документов в распределенной среде и легко масштабируется".

Проект выполнен партнером Апланы компанией BTLab при шеф-контроле со стороны специалистов Апланы. В результате его выполнения автоматизирован документооборот всех трех предприятий корпорации. Общее число рабочих мест в СЭД корпорации "Промхим" составляет сегодня 100 мест. В системе работают все управленческие структуры компании: дирекции трех предприятий корпорации, бухгалтерия, юридические отделы, секретариат, руководители и ведущие специалисты всех подразделений трех компаний. Созданная СЭД охватывает все важнейшие процессы документооборота корпорации:

  • обработку корреспонденции, организацию прохождения, подписания и утверждения организационно-распорядительных документов и документов, составляющих внутреннюю переписку подразделений;
  • поиск документов и контроль исполнения документов и поручений руководителей;
  • поддержку в актуальном состоянии справочной информации СЭД, состава ее пользователей, организацию независимой работы подразделений предприятий корпорации с отдельными группами контрагентов.

В ходе проекта в СЭД реализованы регламенты, которые определяют правила подготовки и прохождения на предприятиях корпорации:

  • договоров: на закупку, поставку продукции, на оказание транспортных услуг;
  • организационно-распорядительных документов: дисциплинарные взыскания, распоряжения по производству, приказы по общей деятельности;
  • входящей/исходящей корреспонденции: информационные письма, коммерческие предложения, различные бухгалтерские документы (акты, счета-фактуры);
  • внутренних документов, обеспечивающих текущую деятельность: заявки в ИТ-отдел, на обеспечение материально-техническими средствами, заявки на транспорт, объяснительные на имя руководства корпорации, отчеты о проделанной работе и др.

Система контролирует правомочность сотрудников создавать типовые документы и проводит документы по маршруту согласно регламенту от одного участника процесса работы с ним к другому вплоть до передачи документа в архив. При этом документы направляются только тем сотрудникам, которые имеют соответствующие права на согласование, подписание, утверждение, регистрацию документов. В системе фиксируется вся история работы с документами: версии и редакции документов; решения, принимаемые по документам в ходе согласования  и их обоснования и т. д., даты и время обработки документов.

Необходимую гибкость регламентов создают: возможности отзыва документов с маршрута и корректировки маршрутов, средства автоматического направления документа в ходе согласования следующему сотруднику при исчерпании лимита времени, отведенного на его согласование. Стабильную работу системы с учетом возможного отсутствия сотрудников на рабочем месте (болезнь, командировка) и совмещения одним сотрудником двух должностей обеспечивают механизмы исполняющих обязанности и совмещений.

Проект выполнен за 3 месяца. Достижение целей проекта и его реализацию в короткие сроки обеспечили детальные планы технических и организационных мероприятий по построению СЭД и тщательное управление проектом.

Первый этап проекта "Обследование" (одна неделя, два сотрудника) состоял в аналитическом обследовании трех предприятий корпорации, в ходе которого были выявлены общие и специфические черты обработки в них корреспонденции, организационно-распорядительных документов, договоров, служебных записок и заявок. В результате были разработаны рекомендации по корректировке процессов обработки документов, подготовке аппаратно-технической базы предприятий и выделении в каждом предприятии подразделения или сотрудника, ответственного за делопроизводство и хранение управленческих документов.

Результатами второго этапа "Формализация требований" (5,5 недель, два сотрудника) стали три документа:

  • Концепция внедрения СЭД. Документ отражает видение системы, разработанное с учетом необходимости ее постоянного развития в соответствии с требованиями бизнеса.
  • Регламент работы сотрудников корпорации в СЭД (проект). В документе зафиксированы изменения в разработанных ранее документах, регламентирующих ДОУ, и описаны правила работы с электронными документами корпорации, обеспечивающие управляемость информации и ее защищенность.
  • Спецификация по установке и настройке СЭД БОСС-Референт.

В ходе третьего этапа внедрения "Развертывание" (3 недели, один специалист) были установлены и настроены серверы Lotus Domino и СЭД БОСС-Референт v.3, на 100 рабочих местах пользователей развернуты клиентские части Lotus Notes 6.5 (совместно с администратором системы). Кроме того, на рабочем месте администратора системы были установлены платформа IBM Lotus WorkFlow и генератор отчетов Report'sMan. В ходе этого же этапа было проведено двухдневное обучение инструкторов заказчика по курсу "Основы работы с БОСС-Референт v.3", которые далее выполнили обучение конечных пользователей. По завершению этапа опытной эксплуатации, который занял 14 дней, система была сдана в промышленную эксплуатацию.

В настоящее время специалисты корпорации "Промхим" собирают и анализируют предложения пользователей системы по уточнению процедур работы с документами и, располагая средствами СЭД БОСС-Референт, самостоятельно реализуют их в корпоративной СЭД.

КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.