Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
18.09.2018
DIRECTUM для банков: как решить поставленные задачи и уложиться в бюджет?

Банковский сектор предъявляет к ECM-системам особые требования — важно соблюдать политику информационной безопасности при работе с персональными данными клиентов, обеспечить взаимодействие фронт- и бэк-офисов. Рассмотрим несколько проектов: как с помощью ECM-системы DIRECTUM были автоматизированы специфичные задачи банка.

Возможности ECM-системы из «коробки»

О банке:

Крупный столичный банк, активно кредитует коммерческие предприятия, малый и средний бизнес и инфраструктурные проекты. Также обслуживает компании в государственной и федеральной собственности.

Задачи проекта:

  • ввести единый порядок обработки корреспонденции и внутренних документов;
  • обеспечить работу в соответствии с рекомендациями специалистов по информационной безопасности;
  • охватить автоматизацией 320 сотрудников.

В 2017 году в банке произошли серьезные инфраструктурные изменения, оптимизации требовали также процессы внутреннего документооборота.

При выборе ECM-системы руководство банка и созданная рабочая группа обращали внимание на функциональность и насколько быстро ее можно развернуть. Кроме того, был важен факт соответствия решения требованиям безопасности ФСТЭК РФ.

Система DIRECTUM подошла по всем критериям. Базовая комплектация в полной мере решила задачи управления документами и бизнес-процессами, а модуль «Канцелярия» позволил автоматизировать делопроизводство:

  • «DIRECTUM: Управление документами» — первый базовый модуль системы. Закрывает задачи электронного документооборота от занесения документов до организации долговременного хранения. Также обеспечивает безопасность и конфиденциальность при работе с информацией;
  • «DIRECTUM: Управление процессами» — второй базовый модуль системы. Организует удобное взаимодействие сотрудников и гарантирует оперативную передачу информации между участниками бизнес-процессов по маршрутам;
  • «DIRECTUM: Канцелярия» — готовый к внедрению модуль на ECM-платформе DIRECTUM. Автоматизировано большинство «ручных» операций в делопроизводстве, в том числе настроена работа с входящими и исходящими письмами, приказами и служебными записками. Использование этого решения позволило свести к минимуму риск потери документов и ускорить процесс их поиска.

Все решения внедрялись без изменений, т.е. возможностей «коробки» оказалось достаточно, чтобы начать полноценную работу в системе. Большой плюс «коробочных» решений — минимальная стоимость и отработанное быстрое внедрение.

Для удобства работы с данными была налажена интеграция с 1C, которая передает в ECM данные о сотрудниках, их должностях и подразделениях. При обновлении информации в учетной системе в DIRECTUM она появляется сразу после синхронизации.

Чтобы ИТ-специалисты банка смогли в дальнейшем самостоятельно развивать и поддерживать систему DIRECTUM, их активно подключали к работам по проекту. На сегодняшний день ИТ-специалисты банка самостоятельно перенесли в систему процессы согласования договоров и нормативных актов.

Интеграция в ECM для удобной работы с обращениями клиентов

О банке:

Небольшой финансовый институт, деятельность которого сосредоточена в границах региона. Основные направления: розничное кредитование, обслуживание и кредитование организаций из сфер строительства и операций с недвижимостью, торговли, транспорта. В числе клиентов банка различные муниципальные организации и предприятия.

Задачи проекта:

  • оптимизировать процесс рассмотрения обращений клиентов;
  • организовать единое хранилище и порядок регистрации заявлений со всех каналов.

Система DIRECTUM была внедрена в банке в 2017 году. В первую очередь, автоматизировали процессы классической канцелярии.

При развитии главная цель проекта — повысить качество обслуживания клиентов. Работа с их обращениями — отдельное направление, которое требует серьезной подготовки специалистов и удобных ИТ-решений.

На платформе DIRECTUM был разработан модуль по рассмотрению и исполнению обращений клиентов банка. Все заявки, поданные лично, через почту, сайт банка или интернет-сервис, стали регистрироваться в едином справочнике.

При поступлении заявления по почте или лично, его регистрируют и передают на исполнение сотрудники отдела документооборота. Заявления из личных кабинетов сайта или интернет-сервиса регистрируются в DIRECTUM автоматически, а затем отправляются на проверку. Если обращение поступило через операционное управление банка (ОПЕРУ), оно регистрируется и сразу направляется на рассмотрение и исполнение.

Схема поступления и регистрации обращений в банк

Данные о контрагентах поступают в DIRECTUM напрямую из автоматизированной банковской системы (АБС). Обновление информации запускается автоматически по расписанию.

Прямо в интерфейсе АБС можно открывать документы из ECM-системы:

  • досье клиента: по результатам поиска выдаются документы, где упоминается указанный заявитель.
  • обращения клиента: по результатам поиска выдаются документы с типом карточки «Обращение клиента», где упоминается указанный заявитель.

Всего в банке реализовано четыре интеграционных решения с DIRECTUM, в том числе интеграция с Business Studio для управления бизнес-процессами.

Интеграционные решения банка

Сегодня в системе DIRECTUM работают 300 сотрудников. Они отмечают, что процессы стали более прозрачными и контролируемыми, вырабатывается новая культура управления документами.

Архив клиентских досье в ECM

О банке:

Крупный универсальный банк, более 400 отделений по всей России. Ориентирован на комплексное обслуживание и кредитование как корпоративных, так и частных клиентов. Кроме того, активно работает в сфере инвестиционных услуг и операций на рынке драгоценных металлов.

Задачи проекта:

  • упорядочить работу с клиентскими досье во всех отделениях;
  • обеспечить централизованный учет и хранение документов;
  • ускорить процессы обработки документов и запросов на их предоставление.

К 2017 году компания накопила большую клиентскую базу, увеличились объемы связанных бумажных документов. Возникла потребность в автоматизации работы с клиентскими досье.

Разрабатывать новое решение предстояло на платформе DIRECTUM, так как эта система уже хорошо зарекомендовала себя. На ее базе уже были автоматизированы процессы канцелярии, договорной деятельности, а также управление совещаниями и работа с доверенностями.

На основе возможностей DIRECTUM было создано решение «Архив клиентских досье», которое включило в себя несколько направлений: управление досье физических и юридических лиц, работу с банковскими документами и архив.

Когда банк перешел на работу с клиентскими досье в электронном виде, в ECM-систему было занесено 5 500 000 записей и создано более 200 000 документов.

Справочники «Досье физических лиц» и «Досье юридических лиц» содержат информацию обо всех документах по конкретным клиентам. Справочник «Документы классического архива» используется для учёта документов, формируемых во фронт-офисах и подлежащих хранению в соответствии с законодательством. Когда сотруднику банка нужна копия или оригинал документа, он просто делает запись в реестре заказов, а сотрудники архива оперативно выдают запрошенные материалы.

Для пересылки документов между подразделениями используется особый короб, в котором объекты группируются по какому-либо признаку. Каждый короб может быть запломбирован, если это предусматривает регламент.

Обработка документов в модуле «Архив клиентских досье» ведется через считывание штрихкодов. Маркируются все комплекты, так их можно легко идентифицировать.

Схема процесса обработки клиентских досье

При создании досье в системе проводится дополнительный анализ комплекта документов. В случае критичных ошибок досье отправляется на исправление.

Сегодня все филиалы и офисы банка были переведены с системы учёта на использование комплексного решения «Архив клиентских досье». Обеспечен централизованный учёт и хранение досье клиентов и банковских документов. Автоматизированы процессы:

  • внесения и обогащения досье юридических клиентов;
  • предоставления досье по запросам;
  • ввода сканированных документов в систему.

Удалось существенно повысить скорость обработки документов, обеспечен контроль движения документов между подразделениями банка и исчез риск их потери.

***

Приведенные примеры проектов были реализованы в 2017 году в АКБ «ПЕРЕСВЕТ» (АО), ПАО «Банк «Екатеринбург» и банк «Открытие». Возможности платформы DIRECTUM позволили банкам автоматизировать и упорядочить работу с большим объемом документов. Интеграция с отраслевыми информационными системами и другим ПО в полной мере решила задачи по управлению документами и другим контентом. Обеспечена максимальная оперативность при обработке и анализе данных.

На базе DIRECTUM реализованы как специфичные для отрасли процессы, так и актуальные для всего коммерческого сектора задачи:

  • управление документами и процессами;
  • автоматизация классического делопроизводства;
  • обработка и анализ информации о клиентах;
  • построение эффективной системы управления взаимодействием с клиентами и создание клиентских досье;
  • оптимизация работы с договорами и первичными финансовыми документами;
  • обработка персональных данных клиентов в соответствии с федеральным законом.

Взаимодействие сотрудников в системе повысило качество операционной деятельности организаций.

Проекты реализовывали: компания DIRECTUM, сертифицированный партнер — ФИНЭКС (г.Екатеринбург), а также генеральный партнер — компания Акелон (г.Москва).

Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.

27.03.2019
Коммерческие компании все чаще переходят с иностранных продуктов на российские
Илья Зайчиков, product owner СЭД «Тезис», компания Haulmont, в интервью TAdviser рассказал о развитии системы электронного документооборота, результатах её продвижения на мировом рынке, а также опыте замещения и особенностях замены иностранных решений подобного класса.