Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
15.06.2017
Система электронного документооборота таможенных деклараций (Digital customs) в P&G

P&G, «Проктер энд Гэмбл» — американская транснациональная компания, один из лидеров мирового рынка потребительских товаров. Российское представительство открыто в 1991 году.


Центральный офис The Procter & Gamble Company в США

В 2013 году предприятие столкнулось с ростом объема таможенных документов. В составе российского подразделения P&G на тот момент действовало 6 юридических лиц в 4 регионах, в том числе 3 завода. Компания работала на 12 таможнях, имела контракты с 13 таможенными представителями, представленными в трех системах («Альта-софт», «ТКС», «ВЭД-Декларант»). Сотрудники обрабатывали свыше 2000 таможенных деклараций в месяц.

В этот период в компании завершился первый этап внедрения ECM-системы DIRECTUM, в результате которого был автоматизирован процесс согласования договоров. Целью второго этапа стал переход на электронный юридически значимый документооборот таможенных деклараций.

Перед рабочей группой стояли задачи:

  • внедрения электронных таможенных деклараций как юридически значимых документов без необходимости дублирования на бумажных носителях;
  • их интеграции в единую систему по всем импортирующим и экспортирующим юридическим лицам компании;
  • создания единого информационного пространства для технологических систем, участвующих в обороте таможенных документов;
  • автоматизации процессов обработки документа без дополнительных ручных операций (распечатка, ручное перенесение данных из декларации и т.п.);
  • упрощения процессов подбора и предоставления таможенных деклараций для камеральных проверок в налоговые органы;
  • создания единого электронного архива юридически значимых электронных документов;
  • получения единой базы с информацией о таможенном декларировании с возможностью формирования и выгрузки любых отчетов.
Решения и возможности

Работы по проекту велись в нескольких направлениях:

1. Получение и загрузка таможенных деклараций в формате xml с соответствующими подписями из систем таможенных операторов.

Для решения задачи разработана специальная автоматизированная служба ввода, которая объединяет потоки xml-документов из трех систем таможенного декларирования.

К функциональности специально созданной службы ввода относятся:

  • подключение к выделенному серверу, дублирующему трафик таможенных деклараций P&G в системе «Альта Софт»;
  • подключение к выделенному e-mail-адресу, на который раньше происходила отправка таможенных деклараций P&G по электронной почте из систем «ТКС» и «ВЭД-Декларант»;
  • анализ обновлений на сервере или e-mail, поиск xml-документов таможенных деклараций, отправка их на загрузку.

В системе автоматически выполняется проверка целостности xml-контейнеров, наличия подписей, а также валидности сертификатов, использованных для подписания и других параметров.

За счет разработанного механизма xml-файл загружается в справочник таможенных деклараций, где автоматически создается и заполняется карточка документа, к которой может быть приложен как сам xml-файл, так и его PDF-формы.


В P&G настроен обмен документами с несколькими системами ВЭД

2. Обработка таможенных деклараций.

Команда проекта наладила взаимосвязи между преднастроенными в системе DIRECTUM и специально созданными справочниками:

  • «Декларации на товары» — содержит всю информацию, необходимую сотрудникам P&G, из таможенных деклараций. Доступна настройка любых фильтров и выгрузка данных справочника в Excel;
  • «Таможни» — информация о таможенных постах, их кодах, номерах вендоров во внутренних системах (SAP-номер контрагента);
  • справочник стран — информация о государствах-производителях товаров;
  • справочник валют — используется для выбора денежной единицы в договоре, по которому импортируется или экспортируется товар.

Параллельно была настроена взаимосвязь с ними существующего справочника паспортов сделок.

3. Автоматизация подбора и предоставления таможенных деклараций в налоговые органы.

В тот момент, когда проект был реализован, налоговая служба не принимала таможенные декларации в xml-формате, поэтому было решено создать дополнительную функциональность — для автоматической выгрузки документов в PDF-формате по определенному заранее списку.

Так появился специальный сценарий, позволяющий ввести любое количество таможенных деклараций и запустить их массовое перемещение в заданную папку на компьютер. Если документ из списка отсутствует в справочнике, пользователь получает уведомление.

4. Хранение таможенных деклараций в одном месте.

Создание справочника таможенных деклараций решило проблему организации электронного архива. Благодаря тому, что каждая карточка содержит xml- и PDF-версии таможенной декларации, справочник стал единым местом хранения и систематизации данных документов.

5. Передача информации в системы P&G.

Для передачи информации в системы P&G созданы дополнительные таблицы в sql-базе данных. Они содержат значения, необходимые для совершения бухгалтерских проводок по таможенной декларации, и обеспечивают безопасное и эффективное подключение собственных разработок компании к базе данных, созданной в DIRECTUM.

Результаты внедрения


Итоги перехода P&G на ЭДО таможенных деклараций

Благодаря реализации проекта холдингу удалось достичь результатов:

  • экономия рабочего времени сотрудников составила до 8000 часов в год;
  • документооборот таможенных деклараций — от создания до архивирования — полностью переведен в электронный формат;
  • создана единая система для 12 таможен, 6 юрлиц, 5 вовлеченных функций P&G;
  • доля технических ошибок при обработке таможенных деклараций снизилась до 0%;
  • появилась возможность создания отчетов по данным документов, организован единый архив таможенных деклараций.
Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
19.06.2018
24 трлн. рублей до 2035 года потребует цифровая трансформация нефтегазовой отрасли России
24 трлн. рублей до 2035 года потребует цифровая трансформация нефтегазовой отрасли России. Конверсия вложений для отрасли и экономики РФ в целом, согласно расчетам Vygon Consulting, достигнет 6,5 трлн. рублей в год, цифровизация также станет драйвером развития смежных сегментов.

15.06.2018
Систему Tax Free в России переведут на электронный документооборот
После внедрения специального программного обеспечения документооборот, осуществляемый между организациями, операторами и государственными службами в системе Tax Free, будет переведён с бумажного на электронный вид. Об этом сообщил статс-секретарь — заместитель министра промышленности и торговли России Виктор Евтухов.
14.06.2018
ABBYY и роботизация финансового блока
Для любой задачи, которая требует кропотливого исполнения множества рутинных процедур, роботы уже становятся незаменимы. Причём активнее и успешнее прочих развиваются сегодня программные роботы, или попросту боты. Особенно обширное поле для роботизации представляет собой финансовая и операционная деятельность. И именно таким приложениям программных интеллектуальных систем была посвящена конференции «Роботизация в финансовом блоке», которую провёл в Москве 5-го июня информационно-аналитический проект Digital Enterprise при поддержке компании ABBYY.