Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
24.01.2018
Чек-лист для проверки электронного документа на юридическую значимость

Чек-лист для проверки электронного документа на юридическую значимость

В 2017 году мы много говорили о представлении электронных документов в суд, не скупились на советы и рекомендации. При этом давно не поднимали тему юридической значимости. Пожалуй, с этого стоило начать цикл статей про электронное правосудие. Предлагаю обсудить, из чего же складывается юридическая значимость любого документа, и на что стоит обратить внимание при проверке документа на соответствие требованиям действующего законодательства в области ЭДО. Информация будет полезна всем: кто уже работает с электронными аналогами и тем, кто только открывает для себя новую область знаний.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 юридическая значимость – это свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера. Документы, участвующие в хозяйственной жизни компании, должны соответствовать определенным требованиям действующего законодательства. При этом не имеет значения, бумажные они или электронные. Важно понимать, что состав требований будет разным. В случае с бумагой достаточно удостовериться в правильности заполнения формы и убедиться в том, что у подписавшего лица было на это право. При работе с электронным аналогом появляется новая составляющая – о ней ниже.

Обратите внимание на метаданные: XML-схему или формат

Метаданные – это информация о другой информации, или данные, относящиеся к дополнительным сведениям об объекте (в нашем случае о документе). Структурированные метаданные называют схемой. Яркий пример – XML. Кстати, все утвержденные на сегодняшний день форматы электронных документов это ни что иное, как XML-схемы. Другими словами, формат – это структурированные метаданные или информация, описывающая документ, и позволяющая информационным системам работать с ним.

Исходя из этого, все электронные документы принято делить на неформализованные и формализованные – те, для которых существует XML-схема. Перечислю их:

Обязательными для применения являются форматы электронного счета-фактуры и его корректировки, утвержденные Приказами ФНС РФ от 24.03.2016 года №ММВ-7-15/155@ и от 13.04.2016 №ММВ-7-15/189@ соответственно:

Счет-фактура в формате XML

Все остальные форматы рекомендованы налоговой службой и необязательны к применению. XML-схемы можно разрабатывать самостоятельно, но помните, что использовать готовые гораздо удобнее, так как они уже поддерживаются операторами ЭДО счетов-фактур, а значит, вы экономите трудозатраты вашего бизнеса.

Чтобы проверить, соответствует ли формат установленным законодательством требованиям, просто загрузите документ в сервис оператора ЭДО счетов-фактур. В случае несоответствия появится сообщение об ошибке.

Таким образом, юридически значимый электронный документ должен соответствовать утвержденному действующим законодательством формату.

Встречают не по одежке, а по форме: всё ли заполнено по правилам?

Любая информационная система работает именно с форматом документа, то есть с его XML-схемой. Человеку тяжело воспринимать набор символов, тем более сложно работать в таком режиме с документами. Для удобства конечного пользователя существует форма электронного документа – такое его отображение, которое мы привыкли всегда видеть:

Форма электронного счета-фактуры однозначно соответствует формату (изображение выше), но представлена в удобном для работы виде

К формам и правилам их заполнения также установлены требования:

Чтобы раз и навсегда разобраться в понятиях, рекомендую ознакомиться со статьей «Форматы и формы электронных документов. В чем разница?»

Проверить правильность заполнения поможет сервис оператора ЭДО счетов-фактур. При создании документа в веб-клиенте или при его загрузке в систему (в случае работы через интеграционное решение) сервис подскажет, какие исправления необходимо внести, чтобы документ соответствовал всем действующим требованиям.

Электронная подпись в законе

Подпись – неотъемлемый реквизит юридически значимого документа. Отношения в области использования электронной подписи (далее – ЭП) регулирует Федеральный закон «Об электронной подписи». Российское законодательство определяет три вида ЭП:

  • простая,
  • усиленная неквалифицированная,
  • усиленная квалифицированная.
  • Сертификат ЭП

    Выбор вида подписи зависит от требований действующего законодательства и/или условий соглашения, заключенного между контрагентами. Для подписания электронных счетов-фактур используется исключительно усиленная квалифицированная ЭП – данное требование зафиксировано в Налоговом кодексе РФ. При работе с первичкой допускается использование любой подписи.

    О том, как проверить подлинность электронной подписи третьей стороной, вы можете узнать из статьи моего коллеги Ивана Агапова.

    Интересно, что во Франции Гражданский кодекс предполагает презумпцию подлинности любой ЭП, пока не будет доказано обратное. При соблюдении ряда требований, которые предъявляет к ЭП действующее законодательство. Об этом в своем блоге подробно написала Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией в компании «Электронные Офисные Системы». К сожалению, российское законодательство ничего подобного не предлагает.

    ***

    Подведем итоги. Электронный документ признается юридически значимым, если:

    1. Формат соответствует всем требованиям действующего законодательства в случае его обязательного применения.

    2. Документ оформлен в соответствии со всеми требованиями и правилами заполнения.

    3. Электронная подпись корректна, выбран подходящий вид. Лицо, подписавшее документ, обладало соответствующим правом на момент подписания.

    Автор: Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Поделиться:




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
26.06.2018
Создан комитет по интеграции отечественного ПО
Ассоциация разработчиков программных продуктов «Отечественный софт» сообщила о создании комитета по интеграции отечественного программного обеспечения. Цель комитета — повышение конкурентоспособности отечественного ПО в целом за счет его интеграции.

25.06.2018
Россия заняла 40-е место в рейтинге цифровой конкурентоспособности
Россия поднялась на две строчки в международном рейтинге конкурентоспособности в цифровой среде. Она обошла Италию и Саудовскую Аравию. Но несмотря на высокий уровень знаний, страну «подвела» низкая бизнес-активность.

21.06.2018
Запущен цифровой сервис «Госуслуги Бизнес»
Приложение доступно владельцам мобильных устройств на iOS и Android.