Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
15.11.2018
Когда электронный документооборот — преграда для бизнеса
Компания ELMA — разработчик одноименной BPM-системы (Business Process Management System) и нескольких приложений на BPM-платформе. В том числе и электронного документооборота. Директор ELMA Алексей Трефилов (на фото слева) и коммерческий директор Андрей Чепакин обсудили, каким на самом деле должен быть документооборот. Спойлер — построенным вокруг бизнес-процессов, а не вокруг жизненного цикла документа

Трефилов
Обычно мы говорим, что документ — не больше, чем артефакт. Что он должен появляться, когда он действительно нужен, а не просто потому, что по привычке всегда клепается.

Чепакин
При этом многие компании считают, что системы документооборота идеально подходят и для автоматизации бизнес-процессов: создается регистрационная карточка документа и вперед...

Трефилов
«Благодаря» документообороту процессы автоматизируются бюрократически. Они могут быть привычны, но неудобны в работе. Бизнес этого осознать не может, потому что фокус смещен с процесса на документ.

Вспоминается кейс одного из наших клиентов — международной консалтинговой компании. У них интересно работали процессы, связанные с обработкой договоров. Все сделанные по шаблону договоры имели очень сложные маршруты согласования. Например, каждый такой стандартный договор гонялся на проверку юристу. Вопрос — зачем юристу смотреть типовой договор, шаблон которого и так утвержден? Как оказалось, это требование безопасников — вдруг кто-то в середине маршрута решит внести дополнительные пункты. Документ же сразу станет нетиповым.

Компания проверяла 100% договоров, чтобы отловить такие риски. Огромное число людей выполняло пустую работу — вряд ли ваш юрист сильно замотивирован сидеть и вычитывать каждый пунктик. Современная корпоративная система сама способна отследить, какая часть договора была изменена, и перестроить маршрут согласования. И избавить бизнес от этих и подобных лишних шагов. Можно ли это было в традиционных СЭД сделать? Наверное, можно.

Чепакин
Если ты делаешь с помощью документооборота автоматизацию бизнес-процесса, первым этапом создается документ. Он может занимать несколько страниц. Соответственно, когда сотрудник получает задачу по этому документу, он должен его прочитать. Он потратит на это 10—15 минут времени. В BPM-системе это делается проще — приходит не документ на три страницы, а 15 полей на экране, которые загружаются в голову за 10 секунд.

Дальше этот человек должен принять решение. Ему приходит много задач, он заходит в другие системы — в ERP, куда-то еще, чтобы получить дополнительные данные. BPM-система легко сама подгружает эти данные и их визуализирует. Что вряд ли происходит в классических системах документооборота.

Вот человек принял решение, теперь он должен выполнить какое-то действие. В документе это дольше. Руководитель накладывает резолюцию, либо составляется вторая версия документа. В BPM-системе всё гораздо быстрее.

Выходит, что можно автоматизировать бизнес-процессы с помощью СЭД. Только на каждый экземпляр процесса будет тратиться больше времени. Не говоря о циклах внутри этого процесса — когда люди читают один документ по три-четыре раза. А если документ на 17 страниц? Это как раз неэффективность и бюрократия.

Трефилов
Ты правильно говоришь, только, мне кажется, главная проблема все-таки в уровне абстракции. Одно дело, когда ты на ситуацию сверху смотришь. Ты думаешь о том, как работу сделать от и до. Другое дело, когда ты все видишь на уровне документа и мыслишь форматом заявки или служебной записки.

Люди попадают в ловушку этого уровня абстракции. А тут документ вообще не нужен. Надо на сервисе акцентироваться. А для сервиса нужен работающий процесс. Кому эта служебка нужна? Это не юридический документ — это просто бумажка с волеизъявлением.

Чепакин
Что нам даст отказ от такого документа?

Трефилов
Уменьшение время реакции, предсказуемость.

Чепакин
В моей парадигме отказ от документа драматично снижает себестоимость экземпляра процесса. Вместо того, чтобы читать все страницы, ты получаешь выжимку нужных данных. Причем еще и из внешних систем. В документообороте такого нет.

Трефилов
Во многих компаниях по привычке из далекого прошлого сотрудники пишут служебную записку: «У меня сломался стул… Просьба в течение месяца закупить мне новый». Вместо этого мы внедряем сервис «Заявка на технику» с четким и понятным SLA (Service Level Agreement, соглашение об уровне услуг). Работодатель гарантирует сотрудникам, что в течение недели удовлетворит или напишет внятный ответ на все заявки по технике. Кстати, в зависимости от того, что это за заявка, она может типизироваться без участия людей вообще. Если сумма меньше 1000 рублей она автоматически попадает к офис-менеджеру. Заявки на более крупные суммы рассматриваются отдельно.

Те, кто адекватно внедряют СЭД, они внедряют все-таки тоже бизнес-процессы. И они об этом говорят, и пять лет назад об этом говорили. Они не мыслят только вопросом создания документопотоков, а рассматривают деятельность компании целиком — анализируют, когда документ появляется, куда он потом идет. Просто сам подход СЭД и ECM он не очень удобный, потому что это не тот уровень абстракции.

Любой документ появляется в рамках бизнес-процесса. И создание документа не есть самоцель. Он всегда служит какой-то задаче. Ты можешь за каждым документом по отдельности гоняться, какие-то связи строить, но это неудобно. Логичнее управлять одним процессом с понятными метриками. А документ рассматривать, как артефакт, который сопровождает бизнес-процесс.



Поделиться:
Автор: VC
Опубликовано на: https://vc.ru/




КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.

27.03.2019
Коммерческие компании все чаще переходят с иностранных продуктов на российские
Илья Зайчиков, product owner СЭД «Тезис», компания Haulmont, в интервью TAdviser рассказал о развитии системы электронного документооборота, результатах её продвижения на мировом рынке, а также опыте замещения и особенностях замены иностранных решений подобного класса.