Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Для бизнеса

Присмотритесь внимательнее к рабочим процессам. Продумайте, как изменить их, чтобы использовать бумагу только в случае крайней необходимости.   Присмотритесь внимательнее к рабочим процессам. Продумайте, как изменить их, чтобы использовать бумагу только в случае крайней необходимости.

Используйте веб-интерфейсы и автоматические электронные формы для ввода данных вместо бумажных анкет, форм и бланков, где это возможно.   Используйте веб-интерфейсы и автоматические электронные формы для ввода данных вместо бумажных анкет, форм и бланков, где это возможно.

Выгрузите статистику производительности из принтеров, сканеров и МФУ, установленных в компании, и ведите учет расхода бумаги и отсканированных документов.   Выгрузите статистику производительности из принтеров, сканеров и МФУ, установленных в компании, и ведите учет расхода бумаги и отсканированных документов. Это поможет отслеживать реальные расходы на бумажный документооборот, а, следовательно, принимать меры по его сокращению.

Используйте единые хранилища данных и инструменты коллективной работы над такими документами, как договоры, маркетинговые материалы или любые форматы, требующие согласование нескольких лиц.   Используйте единые хранилища данных и инструменты коллективной работы над такими документами, как договоры, маркетинговые материалы или любые форматы, требующие согласование нескольких лиц. Чаще используйте технологии web 2.0., например, порталы, вики или корпоративные блоги, для внутренней коммуникации в компании и совместной работы. Это позволит сократить количество дублирующих версий документа.

Заведите регулярную практику совещаний с вашими коллегами на предмет того, как можно улучшить процессы  в компании. Проявляйте инициативу по  оптимизации работы.   Заведите регулярную практику совещаний с вашими коллегами на предмет того, как можно улучшить процессы  в компании. Проявляйте инициативу по  оптимизации работы.

Разработайте и сделайте корпоративным стандартом такие активности как сбор и утилизация бумаги, которая остается в офисе.   Разработайте и сделайте корпоративным стандартом такие активности как сбор и утилизация бумаги, которая остается в офисе. Переработка отходов, черновиков, ненужных документов, не подлежащих хранению, позволит «спасти» определенное количество деревьев.

Введите правила поощрения  самых активных  сотрудников, стремящихся к оптимизации расхода бумаги.  Награды, игровые сценарии и рейтинги смогут дополнительно мотивировать команду.   Введите правила поощрения  самых активных  сотрудников, стремящихся к оптимизации расхода бумаги.  Награды, игровые сценарии и рейтинги смогут дополнительно мотивировать команду.

Разрабатывайте инструменты безбумажной коммуникации с контрагентами за счет электронных приложений и сервисов.   Разрабатывайте инструменты безбумажной коммуникации с контрагентами за счет электронных приложений и сервисов.

Узнавайте больше о новых технологиях, вносите постепенный вклад в обучение Ваших коллег и партнеров технологиям ECM.   Узнавайте больше о новых технологиях, вносите постепенный вклад в обучение Ваших коллег и партнеров технологиям ECM.

Проанализируйте новинки в области мобильных устройств (портативные сканнеры, планшеты, смартфоны и т д.) и используйте их преимущества для продвижения безбумажных технологий и поддержки СЭД и ЕСМ-решений в компании.   Проанализируйте новинки в области мобильных устройств (портативные сканнеры, планшеты, смартфоны и т д.) и используйте их преимущества для продвижения безбумажных технологий и поддержки СЭД и ЕСМ-решений в компании.

Для сотрудников

Не печатайте и не копируйте документы, если в этом нет острой необходимости.   Не печатайте и не копируйте документы, если в этом нет острой необходимости.

Посмотрите внимательно свой рабочий стол. Все ли черновики, документы или бумаги на нем нужны вам в печатном виде?   Посмотрите внимательно свой рабочий стол. Все ли черновики, документы или бумаги на нем нужны вам в печатном виде? По возможности сканируйте документы и работайте с ними в электронном формате.

Если все-таки надо что-то напечатать, проверьте документ перед отправкой на печать.   Если все-таки надо что-то напечатать, проверьте документ перед отправкой на печать.
Это позволит избежать печати дополнительных, исправленных версий. Финальный документ рекомендуем хранить в формате PDF во избежание внесения случайных изменений.

Собирайте и утилизируйте бумагу, которая остается в офисе.   Собирайте и утилизируйте бумагу, которая остается в офисе. Переработка отходов, черновиков, ненужных документов, не подлежащих хранению, также позволит «спасти» определенное количество деревьев.

Старайтесь переводить всю бумажную почту и любые рабочие материалы в цифровой формат, чтобы конечный адресат получал ее в электронном виде.   Старайтесь переводить всю бумажную почту и любые рабочие материалы в цифровой формат, чтобы конечный адресат получал ее в электронном виде.

Подумайте, какие еще безбумажные технологии, кроме сканирования, вы можете использовать, чтобы упростить свою работу.   Подумайте, какие еще безбумажные технологии, кроме сканирования, вы можете использовать, чтобы упростить свою работу. К примеру,  вести протокол совещания или встречи удобнее сразу на планшете или смартфоне.

Делитесь с коллегами полезной информацией и статистикой, интересными сервисами и приложениями, которые позволят отказаться от печати документов.   Делитесь с коллегами полезной информацией и статистикой, интересными сервисами и приложениями, которые позволят отказаться от печати документов.


Также рекомендуем узнать больше об управлении контентом и информацией на учебном курсе AIIM ECM Practitioner для того, чтобы лучше разбираться в безбумажных технологиях и сделать процесс управления информационными ресурсами в вашей компании эффективнее.

ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
26.08.2016
«Ростелеком» внедрил автоматизированную систему управления в сфере образования Тульской области

Цель проекта — развитие системы образования, совершенствование муниципального управления на основе использования информационных и телекоммуникационных технологий. Проект включает в себя системы: «Электронная запись в детсады и школы» через портал госуслуг, «Электронный дневник» и «Электронный журнал», а также внутреннюю информационную систему для сотрудников образовательных учреждений.

24.08.2016
Russian Enterprise Content Summit 2016

Ведущий ИТ-еженедельник PCWeek приглашает вас на четвертый ежегодный Russian Enterprise Content Summit’2016 (RECS’2016), на котором будут обсуждаться наиболее актуальные вопросы практической реализации в российских организациях систем внутреннего электронного документооборота (СЭД), управления корпоративной информацией (ЕСМ) и юридически значимого внешнего документооборота (ЭДО).

24.08.2016
Крупные мировые банки объединились для создания новой виртуальной валюты

Четыре крупных мировых банка – UBS, Deutsche Bank, Santander и BNY Mellon – объединились для создания новой криптовалюты, которую финансовые организации смогут использовать для проведения основных транзакций. Об этом пишет Financial Times.