В Обзор «От бумажных документов к электронным данным» вошли примеры успешных внедрений, локализованные авторские статьи членов AIIM и Экспертного Совета DOCFLOW и независимые аналитические материалы и рекомендации российских и международных экспертов.

Партнеры обзора:

СОДЕРЖАНИЕ

БЛОК I. Ввод данных: от терминов к стратегии

• Что такое ввод данных?
  
  

  В статье дается определение понятия ввода данных, рассматриваются вопросы терминологии, связанные с этим процессом, а также описываются основные этапы работы с данными.

  «…Ввод данных предполагает, что из обрабатываемого документа необходимо извлечь какую-то структурированную информацию, поля, атрибуты, чтобы в последующем передать эти реквизиты документа на обработку в другую информационную систему. Процессы ввода данных могут применяться как к бумажным документам, так и к электронным, в случае если формат последних не подходит для последующей обработки данных из них в других информационных системах….» Читать дальше…

• Выгоды и преимущества внедрения системы ввода
  
  

  Материал описывает выгоды использования современных систем ввода и то, как именно они способны повысить эффективность работы организации.

  «…Опыт компаний, внедривших систему автоматизированного ввода данных, свидетельствует о том, что использование данных технологий несет прямые выгоды для организации, которые можно измерить и оценить, например:

  - Сокращение суммарных расходов на обработку документов. С внедрением автоматизированной системы существенно сокращается количество сотрудников, задействованных в процессе ввода данных, и, следовательно, сокращаются расходы на заработную плату и аренду помещений…» Читать дальше…

• Выбор модели ввода данных: централизованный, децентрализованный, распределенный ввод
  
  

  В зависимости от размера компании, географической разнесенности ее подразделений и требований к связи между ними, сканирование, обработка и обмен данными может осуществляться по-разному. Статья описывает ключевые преимущества и недостатки основных моделей ввода данных.

  «…При организации ввода данных по централизованной модели сканирование документов происходит в одном, общем центре обработки (ЦОД), в котором организовано и сканирование, и проверка, и распознавание и хранение информации. Бумажные документы направляются туда из всех других подразделений компании. Следовательно, данная схема требует наличия надежных оперативных инструментов транспортировки документов.

  Кроме того, для эффективного развертывания централизованного ввода требуется оборудование, поддерживающее большие объемы и скорости сканирования, а также современное программное обеспечение для ввода и обработки данных. Благодаря производительности оборудования и стандартизации процесса при централизованной модели используется, как правило, небольшое количество операторов ввода…». Читать дальше…

• Особенности организации ввода данных во фронт-офисе и бэк-офисе
  
  

  Учитывая специфику деятельности и задач компании, выделяют два основных подхода к организации потокового ввода данных: обработка форм по мере их поступления либо по мере их накопления. В этой статье детально рассмотрены оба подхода, а также описаны ключевые требования к системам ввода данных.

  «…Система автоматизированного ввода может использоваться во фронт-офисе (от англ. front-office) – отделе, где собирают входящую документацию от клиентов и поставщиков. Такими подразделениями являются секретариат, операционные отделения обслуживания клиентов в банках и страховых компаниях, контакт-центры, отделы продаж и др. Вторым способом является использование потокового ввода данных в бэк-офисе (от англ. back-office), то есть во внутреннем операционно-учётном подразделении, например, в бухгалтерии, юридической службе, казначействе и др…» Читать дальше…

• Подходы к организации ввода данных во фронт-офисе и в бэк-офисе на примере страховой компании
  
  

  В статье на примере страховой компании рассматриваются преимущества и недостатки двух основных подходов к организации ввода данных.

  «…Во все филиалы сотрудникам, которые принимают первичную документацию (в данном примере это чаще всего заявления на страхование), устанавливается потоковый сканер с модулем распознавания. Сотрудник, получая от клиента заявление, сканирует бумажный документ, затем пропускает через систему распознавания. Полученные данные отправляются в информационную систему, в которой будут храниться в дальнейшем.

  В чем плюсы данного подхода? Самый очевидный положительный момент заключается в том, что в присутствии клиента за короткий промежуток времени первичная документация обрабатывается и попадает в общую базу. Если теоретически представить ситуацию, когда клиент, только что оформивший страховку, выходит из дверей компании и тут же наступает страховой случай, то в данной ситуации сразу можно оформить все бумаги по данному инциденту, поскольку документы уже обработаны и лежат в целевом хранилище. Казалось бы, для тех же страховых компаний описанный подход может являться идеальным, но необходимо рассмотреть также и его минусы…» Читать дальше…

БЛОК II. Принципы и подходы к организации ввода данных

• Общие принципы подготовки к внедрению системы ввода данных
  
  

  В материале приведены ответы на важные вопросы, которые встают перед потенциальным заказчиком при выборе систем автоматизированного ввода данных. Материал поможет сориентироваться в основных этапах выбора и внедрения системы.

  «…10-15 лет назад представить альтернативу ручному вводу данных было трудно. Уже тогда существовали сканеры, первичная информация хранилась в виде графических файлов, разработчики систем хранения данных умели привязывать графическое изображение к электронному аналогу («слепку») документа. Но львиная доля информации, так или иначе, вводилась операторами вручную.

  Сегодня картина изменилась кардинально, заказчики систем все чаще задумываются над тем, как сократить издержки на потоковый ввод информации. Встает вопрос, как автоматизировать не только сам процесс ввода, но и обеспечить интеграцию хранимой в электронных базах информации с существующей ИТ-инфраструктурой предприятия. Всего несколько лет назад решение подобной задачи было слишком дорогостоящим и было доступно только компаниям представителям крупного бизнеса. На сегодняшний день выбор средств автоматизации процесса ввода и хранения данных достаточно широк и можно подобрать решение для компании любого размера…» Читать дальше…

• Основные принципы потокового ввода данных
  
  

  В статье рассматриваются основные принципы построения мощных систем автоматизированного ввода форм, позволяющие добиться высокой эффективности при заданном качестве ввода.

  «…Существует два различных подхода: пакетная или подокументная обработка в системах потокового ввода данных. В первом случае, различные документы, которые логически связаны и должны обрабатываться вместе (например, комплект документов на получение кредита), в рамках системы объединяются в так называемые пакеты. Подобный подход позволяет структурировать поток вводимых данных, так как с каждым пакетом могут быть связаны свои программные настройки. Структурирование документов также облегчает администрирование, маршрутизацию потоков по этапам обработки и т.д. У пакетной обработки документов есть и свои минусы, например, если один из документов пакета «завис» на каком-то этапе обработки, то все остальные документы в пакете также «встанут на ожидание». В случае подокументной обработки подобных моментов можно избежать…» Читать дальше…

• Типичные проблемы при организации ввода данных
  
  

  Качество ввода – один из важнейших параметров, определяющих эффективность использования системы автоматизированного ввода данных в организации. В статье приведены основные факторы снижения качества ввода и советы о том, как их избежать.

  «…Опечатки при вводе данных вручную: удельный вес этого фактора очень велик. Операторы неизбежно устают, и количество допускаемых ими опечаток, как правило, резко возрастает к концу рабочего дня. Наиболее радикальное средство противодействия в данном случае – отказ от ручного ввода данных. При работе с автоматизированной системой ввода оператор устаёт значительно меньше, кроме того, степень влияния его усталости на качество ввода на порядок меньше. Современные системы позволяют проводить автоматическую проверку данных, например, по словарям, логическим правилам или базам данных. Даже если оператор совершит ошибку, система, обнаружив несовпадение со значением из базы данных (или иным эталоном), выдаст соответствующее предупреждение. Вывод очевиден: внедрение системы автоматизированного ввода позволяет существенно снизить влияние опечаток на качество ввода данных…» Читать дальше…

БЛОК III. Техническая подготовка к проекту

• Советы по вводу данных из внешних информационных систем и дальнейшей обработке
  
  

  В статье рассмотрены несколько видов организации ввода информации из различных источников с целью ее сохранения в централизованном архиве информационной системы. Статья на конкретных примерах демонстрирует, как в зависимости от вида информационного канала меняются методики обработки.

  «…Международная практика говорит о том, что организациям, заинтересованным в консолидации всех знаний, поступающих по различным информационным каналам, необходимо продумать решение по построению единой информационной структуры. Оптимальным выходом в данном случае является использование инструментария ECM для построения таких хранилищ. В случае использования ЕСМ-технологий необходимо будет проработать вопросы поступления документов в хранилище по различным информационным каналам, необходимости их сохранения, классификации, дальнейшей обработки и определения политик хранения…» Читать дальше…

• Подготовка документов к переводу в электронный вид
  
  

  Неотъемлемой частью электронного документооборота является процесс подготовки документов для сканирования, последующего распознавания и размещения в электронном архиве. Из этой статьи вы узнаете, как добиться высокого качества электронных версий документов и повысить удобство и скорость работы с ними.

  «…Подготовку документов к сканированию можно условно разделить на две составляющие: физическую и логическую. Первая включает удаление скрепок, зажимов, скоб, отделяемых наклеек, а также разброшюровку страниц. А вторая предусматривает сортировку документов по определенным признакам, например по дате создания, автору или типу. Именно логическая подготовка позволяет должным образом систематизировать документацию перед переводом ее в электронный вид…» Читать дальше…

• Возможности сканеров и технического оборудования для ввода данных. Определение требований к аппаратному обеспечению
  
  

  Перевод бумажных документов в электронный вид может осуществляться с помощью целого ряда устройств, отличающихся различной производительностью, техническими возможностями, требованиями к подготовке документов. В статье рассмотрены основные категории оборудования.

  «…Протяжные документные сканеры предназначены для потокового сканирования пачек документов, т.е. сразу нескольких не скрепленных между собой листов, помещаемых в устройство стопкой. Листы кладутся в автоподатчик, а оттуда автоматически «захватываются» механизмом и последовательно протягиваются через сканирующие элементы друг за другом. По мере сканирования есть возможность добавлять листы в автоподатчик. Скрепленные и сброшюрованные листы непригодны для сканирования в данном типе сканеров, их нужно раскреплять и разброшюровывать…» Читать дальше…

• Обработка изображения
  
  

  Получаемые при сканировании изображения часто требуют дополнительной обработки. В статье описываются различные настройки драйверов сканера и специализированных программных продуктов, которые используются для улучшения качества изображений.

  «…Стремиться к улучшению качества необходимо не столько для создания красивого изображения, но, в первую очередь, для оптимизации дальнейшего распознавания и индексирования. Ориентация текста и расположение индексных полей на странице должны быть максимально приближены к оригиналу. Улучшение качества отсканированных изображений повышает производительность сканирования, что значительно сокращает время, затрачиваемое на подготовку документов вручную, и исключает необходимость повторного сканирования отдельных страниц. За счет специальных настроек сканирующего устройства можно также сократить размеры файлов, требующих архивирования и хранения. Все это способствует экономии времени и денежных средств…» Читать дальше…

БЛОК IV. Практика ввода

Инструкция по организации ввода и обработки данных

• Изучение требований. Подготовка к проекту
• Выбор поставщика и приобретение решения
• Внедрение

Полезные материалы

• Успешный проект: «Ввод данных на примере построения электронного архива»
• Схема: место технологий ввода данных в системе управления информационными ресурсами организации
• Записи вебинаров

Для того чтобы поделиться информацией с коллегами и партнерами, рекомендуем отправить ссылку: http://www.docflow.ru/toolkits/2/

Для использования данных для публикаций или публичных выступлений, необходимо получить разрешение проекта, направив заявку на docflow@docflow.ru

Авторы и партнеры Обзора

В обзор вошли статьи, подготовленные экспертами российского рынка ввода и обработки данных, представителями таких компаний как: ABBYY, IBM, «Айти», «ПИРИТ», «СИТРОНИКС Информационные Технологии», «Техносерв» и «Электронные Офисные Системы». Также в обзор включены материалы, подготовленные специалистами проекта DOCFLOW на основе статей международной ассоциации AIIM. Помимо экспертных статей, в документе можно найти ссылки на записи выступлений и вебинаров DOCFLOW по теме ввода и обработки данных.

Если вы хотели бы высказать мнение о материалах данного обзора или предложить темы, которые, по вашему мнению, было бы полезно раскрыть в следующих редакциях документа, пожалуйста, пишите по адресу: docflow@docflow.ru

Если вы найдете материалы данного обзора полезными, пожалуйста, поделитесь своим мнением на странице проекта DOCFLOW в Facebook, нажмите Like, а также оставьте отзыв на портале DOCFLOW.

Перепечатка и копирование материалов обзора без письменного разрешения DOCFLOW и AIIM запрещены.