Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
Электронные архивы: теория и практика внедрений

Какие решения необходимо принять до начала работ над проектом внедрения электронного архива?

  Александр Безбородов,
Руководитель отдела разработки программ документооборота компании 1С

Самое главное - определиться с тем, в каких процессах компании будет задействован будущий электронный архив документов. Процессы могут быть разными, например:

  • Процессы, связанные с поиском или подбором документов для проведения проверок (как внутренних, так и внешних).
  • Регулярные процессы работы с клиентами, для которых может потребоваться найти те или иные документы.
  • Внутренние процессы контроля, анализа и проверки договорной или иной финансовой документации.
  • Другие внутренние процессы компании.

Понимание этих процессов позволит составить качественный список требований к будущей системе архивного хранения и ответить на такие вопросы, как:

  • Какой объем документов планируется поместить в архив?
  • Как будет настраиваться доступ к документам архива?
  • Какими будут правила хранения документов в архиве?
  • Как будет происходить поиск документов?
  • Как будет контролироваться выдача архивных документов на руки?
  • Что вообще с этими документами будут делать сотрудники?

и многие другие.

Например, требования к поиску документов могут быть такими:

  • Полнотекстовый.
  • По штрихкодам (как по своим штрихкодам, так и по штрихкодам контрагентов).
  • По реквизитам.

Если требуется полнотекстовый поиск, то необходимо сразу определиться с эталонным качеством сканирования. Иначе со временем может оказаться, что документы сканировались не в том качестве, их нельзя распознать и по ним не работает полнотекстовый поиск. Например, надо определиться с такими вопросами как цветное или монохромное сканирование, разрешение сканирования (обычно это 150-300 DPI), формат хранения (tif, png).

Качество сканирования влияет и на время заполнения архива, и на требования к оборудованию (серверы баз данных, сканеры). Например, при использовании сканеров средней ценовой категории, на сканирование 10 000 документов по 10 страниц уйдет примерно 5 рабочих дней (без учета времени на поднос и загрузку бумаги).

Если нужно, чтобы хранение документов в архиве управлялось определенными правилами, то это обязательно следует учесть при загрузке данных, т.к. эти правила влияют на состав загружаемой информации по каждому документу и, следовательно, на способ загрузки. А это, в свою очередь, может повлиять на требования к информационной системе и к сканирующему оборудованию.

Не вся информация есть в бумажных документах. Часть ее может быть сохранена в учетных системах, например, бухгалтерской или системе управления предприятием. Например, "вопрос деятельности" или "группа доступа контрагента", или "сумма договора в валюте", или "отметки о наличии всех сопроводительных документов по договору" могут отсутствовать в бумажной версии договора, но иметь особенное значение для вашего архива.

Такие данные можно вводить вручную или автоматически, путем интеграции с соответствующими учетными системами.

Ручной ввод для 100 000 документов при затратах 1 мин. на карточку составит примерно 200 человеко-дней.

Интеграция с учетными системами помогает заметно сократить это время. В процесе загрузки документов в базу, определяется штрихкод для каждого отсканированного документа. Далее по этому штрихкоду из учетных систем автоматически берется вся информация по этому документу - сроки, контрагенты, суммы, условия и прочие сведения, необходимые для качественного сохранения документа в архиве.

Составлять правила хранения следует, опираясь на те процессы, в которых будет задействован будущий архив. При этом могут быть сформулированы такие требования, как:

  • Не загружать лишние документы (например, старше определенной даты).
  • При загрузке сразу заполнять все реквизиты документов, которые влияют на дальнейшее хранение документов. Например, дата договора, ссылка на дело (том) и прочее. Такие данные часто не получается ввести автоматически при сканировании документов и их потребуется либо вводить вручную, либо загружать из других учетных систем, находя в них сопутствующую информацию по штрихкодам документов.
  • При загрузке сразу различать документы по видам для обеспечения различного доступа сотрудников к ним, автоматически формировать структуру папок-рубрикаторов.
  • Присваивать документам грифы доступа при загрузке в архив.

электронные архивы  

Такой подход «от процессов» поможет составить качественный список требований к будущей системе и найти ответы на самые главные вопросы любого внедрения:

  • Для кого мы это делаем?
  • Как этим будут пользоваться?
  • Какой результат сами для себя мы будем считать хорошим?

Предыдущая статья:
С чего начинается Электронный Архив?

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Подводные камни при внедрении ЭА. На что следует обратить внимание, чтобы избежать распространенных ошибок?



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.