Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
Электронные архивы: теория и практика внедрений

Что такое электронный архив: его возможности и функции

  Ольга Скиба,
Бизнес-аналитик компании «ИнтерТраст»

Электронный архив - это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск1. Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management).

Он представляет собой информационную систему, специальное программное обеспечение, призванное автоматизировать процедуры управления архивным фондом документов организации в соответствии с требованиями государственного нормативного регулирования и спецификой внутренних процессов компании.

В простейшем случае система электронного архива должна поддерживать следующую функциональность, соответствующую требованиям к архивному делопроизводству:

Электронный архив  
  1. Прием на хранение и сопутствующее формирование архивных дел. Это происходит путем передачи документации из других информационных систем, а также оцифровки и ввода в систему архивной документации.
Электронный архив  
  1. Управление документацией, хранящейся как в электронном виде, так и на бумажном носителе.
Электронный архив  
  1. Удобный и быстрый поиск по номенклатурам, атрибутам и по тексту документов и дел.
Электронный архив  
  1. Учет выдачи оригиналов документов и дел.
Электронный архив  
  1. Предоставление доступа к архивным материалам в электронном виде.

Также некоторые источники выделяют дополнительные возможности электронного архива:

Электронный архив  
  1. управление web-контентом;
Электронный архив  
  1. наличие систем сообщений, позволяющих пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.

Комментарий:

Виталий Чапурин, Генеральный директор компании «Креативные бизнес-технологии»

Электронные архивы предприятий являются основой системы производственного документооборота и содержат, как правило, сканированные и оцифрованные образы бумажных документов (конструкторско-технологических, финансово-отчетных, нормативных, патентных и т.п.) и электронные документы. Все чаще архивируется и корпоративная электронная корреспонденция.

Основная задача архива – обеспечить сохранность данных. Создается картотека дел, которая хранит информацию о том, где находится документ, отслеживает, кто его запросил, на какой срок, и когда должен вернуть. В архиве должна быть предусмотрена возможность делать выборки файлов по указанным параметрам, например, по сроку хранения, чтобы вовремя избавляться документов, не требующих хранения.




1 Источник: Википедия

Предыдущая статья:
Что такое Обзор рекомендаций DOCFLOW?

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Виды Электронных архивов и их особенности



КАЛЕНДАРЬ
14.02.2017 Конференция
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
16.01.2017
«Ростелеком» инвестировал 40 млн рублей в систему электронного документооборота

Венчурный фонд «Ростелекома» «Коммит кэпитал» инвестировал 40 млн руб. в оператора системы электронного документооборота для грузовых перевозок. Об этом говорится в официальном сообщении госоператора.

10.01.2017
Проект«Солар Системс» внедрила СЭД ТЕЗИС

Компания ООО «Солар Системс», занимающаяся развитием солнечной энергетики в России, сообщила об автоматизации своей работы при помощи системы управления документами и задачами ТЕЗИС.

26.12.2016
Банк «Открытие»: автоматизация архива клиентских досье в DIRECTUM

«Акелон» объявляет о начале проекта по созданию электронного архива клиентских досье и переработке процессов клиентского документооборота в банке «Открытие».