Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
Электронные архивы: теория и практика внедрений

Что такое электронный архив: его возможности и функции

  Ольга Скиба,
Бизнес-аналитик компании «ИнтерТраст»

Электронный архив - это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск1. Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management).

Он представляет собой информационную систему, специальное программное обеспечение, призванное автоматизировать процедуры управления архивным фондом документов организации в соответствии с требованиями государственного нормативного регулирования и спецификой внутренних процессов компании.

В простейшем случае система электронного архива должна поддерживать следующую функциональность, соответствующую требованиям к архивному делопроизводству:

Электронный архив  
  1. Прием на хранение и сопутствующее формирование архивных дел. Это происходит путем передачи документации из других информационных систем, а также оцифровки и ввода в систему архивной документации.
Электронный архив  
  1. Управление документацией, хранящейся как в электронном виде, так и на бумажном носителе.
Электронный архив  
  1. Удобный и быстрый поиск по номенклатурам, атрибутам и по тексту документов и дел.
Электронный архив  
  1. Учет выдачи оригиналов документов и дел.
Электронный архив  
  1. Предоставление доступа к архивным материалам в электронном виде.

Также некоторые источники выделяют дополнительные возможности электронного архива:

Электронный архив  
  1. управление web-контентом;
Электронный архив  
  1. наличие систем сообщений, позволяющих пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.

Комментарий:

Виталий Чапурин, Генеральный директор компании «Креативные бизнес-технологии»

Электронные архивы предприятий являются основой системы производственного документооборота и содержат, как правило, сканированные и оцифрованные образы бумажных документов (конструкторско-технологических, финансово-отчетных, нормативных, патентных и т.п.) и электронные документы. Все чаще архивируется и корпоративная электронная корреспонденция.

Основная задача архива – обеспечить сохранность данных. Создается картотека дел, которая хранит информацию о том, где находится документ, отслеживает, кто его запросил, на какой срок, и когда должен вернуть. В архиве должна быть предусмотрена возможность делать выборки файлов по указанным параметрам, например, по сроку хранения, чтобы вовремя избавляться документов, не требующих хранения.




1 Источник: Википедия

Предыдущая статья:
Что такое Обзор рекомендаций DOCFLOW?

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Виды Электронных архивов и их особенности



КАЛЕНДАРЬ
31.05.2016 Конференция
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
26.05.2016
На Digital Enterprise Forum компания Syntellect показала самую быструю СЭД – TESSA

В рамках конференции Digital Enterprise Forum на стенде российского разработчика - компании Syntellect, совместно с партнером – компанией Docsmate, была представлена самая быстрая платформа по управлению документами и процессами TESSA.

25.05.2016
ЭОС на Digital Enterprise Forum by DOCFLOW: многолетнее партнерство в новом формате

ЭОС на Digital Enterprise Forum by DOCFLOW: многолетнее партнерство в новом формате. Компания ЭОС, традиционный участник конференций DOCFLOW, оценила новый формат мероприятия как положительное изменение и приняла в обновленном форуме самое активное участие, выступив партнером секции «Поддержка оперативной деятельности, автоматизация внутреннего документооборота и бизнес-процессов».

25.05.2016
Актуальные решения для автоматизации документооборота от «Диджитал Дизайн» на DigEn Forum

В Москве прошло одно из самых масштабных ИТ-событий, посвященных управлению цифровым предприятием, – конференция-выставка Digital Enterprise Forum by DOCFLOW. 23 мая она собрала ведущих производителей и поставщиков решений для автоматизации бизнес-процессов, среди которых была компания «Диджитал Дизайн», один из лидеров современного ИТ-рынка.