Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
Электронные архивы: теория и практика внедрений

Что такое электронный архив: его возможности и функции

  Ольга Скиба,
Бизнес-аналитик компании «ИнтерТраст»

Электронный архив - это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск1. Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management).

Он представляет собой информационную систему, специальное программное обеспечение, призванное автоматизировать процедуры управления архивным фондом документов организации в соответствии с требованиями государственного нормативного регулирования и спецификой внутренних процессов компании.

В простейшем случае система электронного архива должна поддерживать следующую функциональность, соответствующую требованиям к архивному делопроизводству:

Электронный архив  
  1. Прием на хранение и сопутствующее формирование архивных дел. Это происходит путем передачи документации из других информационных систем, а также оцифровки и ввода в систему архивной документации.
Электронный архив  
  1. Управление документацией, хранящейся как в электронном виде, так и на бумажном носителе.
Электронный архив  
  1. Удобный и быстрый поиск по номенклатурам, атрибутам и по тексту документов и дел.
Электронный архив  
  1. Учет выдачи оригиналов документов и дел.
Электронный архив  
  1. Предоставление доступа к архивным материалам в электронном виде.

Также некоторые источники выделяют дополнительные возможности электронного архива:

Электронный архив  
  1. управление web-контентом;
Электронный архив  
  1. наличие систем сообщений, позволяющих пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.

Комментарий:

Виталий Чапурин, Генеральный директор компании «Креативные бизнес-технологии»

Электронные архивы предприятий являются основой системы производственного документооборота и содержат, как правило, сканированные и оцифрованные образы бумажных документов (конструкторско-технологических, финансово-отчетных, нормативных, патентных и т.п.) и электронные документы. Все чаще архивируется и корпоративная электронная корреспонденция.

Основная задача архива – обеспечить сохранность данных. Создается картотека дел, которая хранит информацию о том, где находится документ, отслеживает, кто его запросил, на какой срок, и когда должен вернуть. В архиве должна быть предусмотрена возможность делать выборки файлов по указанным параметрам, например, по сроку хранения, чтобы вовремя избавляться документов, не требующих хранения.




1 Источник: Википедия

Предыдущая статья:
Что такое Обзор рекомендаций DOCFLOW?

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Виды Электронных архивов и их особенности



ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.07.2016
ВТБ24 выбирает Oracle Big Data Appliance для модернизации хранилища данных

Развитие сотрудничества по программно-аппаратному стеку Oracle позволит банку существенно снизить совокупную стоимость владения ИТ.

20.07.2016
«Татнефть – АЗС Центр» расширяет границы использования электронного архива Этлас

После внедрения системы электронного архива Этлас в компании «Татнефть – АЗС Центр» в 2015 году и успешной промышленной эксплуатации в течение года было принято решение о расширении ее использования.

18.07.2016
Компания «МайТэк» внедряет DIRECTUM в «НИИнефтепромхим»

Компания «МайТэк» приступила к внедрению системы электронного документооборота DIRECTUM в АО «НИИнефтепромхим». В СЭД будет настроен прозрачный документооборот по всему циклу процессов научно-исследовательского комплекса.