Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
Электронные архивы: теория и практика внедрений

Виды Электронных архивов и их особенности

  Виталий Чапурин,
Генеральный директор компании «Креативные бизнес-технологии»

Для того чтобы подобрать программное обеспечение максимально точно под нужды организации, необходимо ориентироваться в классификации систем хранения корпоративной информации и их задачах.

Ниже представлены основные виды электронных архивов их особенности:

Электронный архив финансово-договорной документации

Электронный архив  

В любой компании есть первичная документация – договоры, соглашения, счета, акты, счета-фактуры, товарные накладные и прочее. Когда накапливается большое количество такой документации, хранить ее в бумажном виде становится неудобно. Электронный архив в данном случае призван обеспечить сохранность и конфиденциальность всей финансовой документации и наладить быстрый поиск необходимого документа по заданным параметрам, например, по названию контрагента или номеру заказа.

Структура такого архива достаточно проста: документы формируются по контрагентам, далее по договорам, либо по сделкам-заказам.

Практика внедрений:

Электронный архив проектной документации

Электронный архив  

Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое.

Организован он может быть двумя разными способами:

  • как библиотечная система, когда определенным образом структурируется бумажный архив, а в информационной системе отображается адрес документа: как «в шкафу», на какой полке хранится документ, у кого он и т.д.
  • или, как электронный архив, содержащий электронные версии бумажных документов.

Если в первом случае основной задачей системы является учет существующей документации, то организованная по второму типу система позволяет осуществлять совместную работу с документами и иметь быстрый доступ к самым поздним их версиям. Необходимые документы всегда под рукой, их легко найти по определенным параметрам. Здесь важно учитывать возможность изменения документов в системе, то есть архив должен быть интегрирован с программами для работы. Также стоит обратить внимание на возможность хранения большого объема данных в системе.

Практика внедрений:

Электронный архив технической документации

Электронный архив  

Электронный архив технической документации предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой товаров. Он обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и прочее.) Он нужен для бесперебойной работы производственных предприятий, совершенствования и развития ассортимента выпускаемых товаров. Так система позволяет отслеживать гарантийные сроки оборудования и всегда напомнит, что пришло время планово-предупредительного ремонта. Особенностью такого архива является то, что документация в нем прикрепляется, как правило, к базе данных оборудования.

Электронный архив кадровой документации

Электронный архив  

Электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов внутри компании строится на привязке документов к личной карточке сотрудника. Он содержит в себе документы, созданные непосредственно в системе (приказы, распоряжения и т.п.) и поступившие извне (копии паспорта, трудовой книжки, дипломов и прочее.) Чтобы создать в организации такой архив, важно, чтобы система, на базе которой он формируется, соответствовала требованиям 152 статьи Федерального Закона РФ о персональных данных.

Электронный архив конструкторской документации

Электронный архив  

Электронный архив конструкторской документации позволяет организовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности. Такой архив – это, прежде всего, база наработок компании. Одной из важнейших проблем автоматизации как раз и является включение в оперативную работу имеющегося на предприятии бумажного архива. Для удобства работы очень важно, чтобы программное обеспечение для архивирования конструкторской документации было тесно интегрировано с программами типа САПР.


Практика внедрений:


  Все представленные виды электронных архивов дополняют друг друга, и лишь от задач организации зависит, на что нужно обратить более пристальное внимание при выборе системы, на базе которой будет строиться архив.

Предыдущая статья:
Что такое электронный архив: его возможности и функции

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Важные этапы создания электронных архивов



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.