Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
Электронные архивы: теория и практика внедрений

Подводные камни при внедрении ЭА. На что следует обратить внимание, чтобы избежать распространенных ошибок?

электронные архивы    Владимир Гнедов,
Руководитель отдела внедрения компании ДИРЕКТУМ-М
электронные архивы    Артем Сунцов,
Ведущий специалист отдела систем управления предприятием компании «Скартел»

До начала проекта, нужно тщательно проработать концепцию внедрения, с учетом мировых тенденций работы с документами. Следует иметь в виду, что возможна ситуация, когда проект начнется с задачи избавления от бумаги в офисе. А в процессе внедрения электронного архива возникнет желание принять концепцию полностью безбумажного офиса с перестроением работы с контрагентами.

При внедрении может возникнуть потребность ориентироваться на существующие стандарты для системы электронного архива, интеграции с ними. Как показывает практика, стандарты красивы на бумаге, универсальны и от них можно отталкиваться. Но нужно четко понимать необходимость их переработки под конкретные задачи в предлагаемых бизнесом обстоятельствах.

В процессе внедрения архива очень вероятно перестроение текущих процессов под новые регламенты работы. Занявшись затачиванием процессов под ЭА, можно выявить много ранее не известных особенностей по работе с документами, которые не были описаны в регламентах, но по факту существовали и были нужны.

Также следует детально проработать задачу по вводу бумажного архива. Зачастую документы архива прошиты, документы старые и могут не выдержать сканирования. Не стоит забывать и о технических задачах: предстоит хранить большие объемы информации, необходимо обеспечить надежное хранение информации, продумать формат хранимых данных, доступ к данным, каналы связи через которые осуществляется доступ, права доступа, атрибутирование документов, система поиска.

Также следует учесть работы в переходном периоде, когда система только готовится к вводу в эксплуатации. В этот период приходится работать как по-старому, так и по-новому.


Комментарий:

Ольга Скиба, Бизнес-аналитик компании «ИнтерТраст»

Чаще всего присутствует определенная недооценка затрат при анализе работ, связанных с переводом бумажных документов в электронный вид (ретроконверсией), что не позволяет в запланированный срок перенести весь имеющийся архивный контент в информационную систему.

Также необходимо отметить определенную недооценку затрат при миграции в архивную систему контента из иных, нежели СЭД, информационных систем: ERP, CRM, учетных систем. Поскольку в этом случае необходимо осуществлять формирование дел непосредственно во время миграции, на это часто и требуются ресурсы, в том числе на проведение дополнительного анализа принципов формирования дел.




К этой статье также рекомендуем:

Типичные ошибки компаний при самостоятельной оцифровке документов

Дополнительные советы по созданию архива электронных офисных, управленческих и финансовых документов

Предыдущая статья:
Какие решения необходимо принять до начала работ над проектом внедрения электронного архива?

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Типичные ошибки компаний при самостоятельной оцифровке документов



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.