Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
Электронные архивы: теория и практика внедрений

Типичные ошибки компаний при самостоятельной оцифровке документов

  Олег Иванов,
Директор по развитию бизнеса департамента систем управления документами ЛАНИТ

Компании, которые решают заняться оцифровкой документации без привлечения профессионалов в данной сфере, зачастую сталкиваются с различного рода трудностями. Множество ошибок рождает незнание специфики подобной работы и отсутствие опыта. Рассмотрим наиболее типичные ошибки и сложности.

  1. Не учитывается сложный характер логистики – документы не сразу попадают в сканирующее устройство, они проделывают путь из подразделения или розничной точки до центра сканирования. Доставка документации часто имеет волнообразный график, как следствие, процесс обработки документов прерывается.
  2. Отсутствие отработанной технологии тормозит оцифровку – документы надо привезти, разгрузить, подготовить к сканированию, убрав скрепки, зажимы, отсканировать, собрать, подготовить к отправке на хранение и т. п.
  3. Не учитываются возможные простои оборудования по причине поломок или из-за необходимости сервисного обслуживания.
  4. Оборудование и программное обеспечение по своим характеристикам не отвечает предъявляемым требованиям и не позволяет достичь желанных результатов. Как правило, крупные компании имеют в своем штате ИТ-специалистов высокого уровня, которые компетентны в выборе вычислительной и оргтехники. Тем не менее, в связи с тем, что «тяжелое» промышленное сканирующее оборудование не используется для типовых офисных задач, знания по нему ограничиваются техническими спецификациями производителей.
  5. Специалисты компании не могут оценить динамику поступления документов в центр сканирования, а значит, не в состоянии грамотно спланировать работу центра. С такой проблемой не сталкиваются только те организации, в которых бизнес-процессы планируемы, управляемы и отвечают рыночным тенденциям и практикам.
  6. Сотрудники могут неверно расставлять приоритеты при выборе документов для сканирования, оставляя наиболее востребованные документы «на потом».
  7. Неправильно оформленные документы, неверная сборка документов в пакеты, неудачно отсканированные образцы требуют переделки и тормозят работу центра.
  8. Происходит путаница в понятиях «лист-документ-дело». Из-за этого неверно определяется количество листов документации, которые необходимо отсканировать. Эта проблема особенно часто встречается в компаниях, имеющих территориально распределенную структуру. В филиалах уровень подготовки и опыта персонала нередко отстает от внутрикорпоративных требований.

электронные архивы   Чтобы исключить указанные затруднения, компаниям рекомендуется привлекать специалистов для проведения экспертизы, так как экономия на консалтинге может привести к потерям другого порядка. А если экспертиза проводится самостоятельно, заказчик должен понимать уровень ответственности за достоверность результатов.

Компании, специализирующиеся на организации линий сканирования и оказании услуг по оцифровке документов, сегодня предлагают оптимальные решения для конкретных задач заказчика. Если проект является комплексным и, в конечном счете, необходимо обеспечить функционирование центров с определенной проходной мощностью, а не просто поставить технику, специализированные компании заинтересованы в оснащении заказчика качественным и проверенным оборудованием и технологией.


Предыдущая статья:
Подводные камни при внедрении ЭА. На что следует обратить внимание, чтобы избежать распространенных ошибок?

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Дополнительные рекомендации по созданию архива электронных офисных, управленческих и финансовых документов



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.